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Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
501 – 1 000 Employés
ConseilLogistiqueSoins de santé
Cayuse Holdings regroupe des entreprises qui fournissent des services informatiques et d’autres services professionnels connexes à des clients gouvernementaux, commerciaux et de Native Solutions. Ses activités comprennent la gestion de programmes et de projets, les opérations de cybersécurité et la mise en œuvre de systèmes pour des entités fédérales, étatiques, locales et tribales. L’entreprise met l’accent sur des relations durables avec ses clients, la responsabilité et des solutions concrètes dans des environnements opérationnels complexes, ce qui la rend pertinente pour les professionnels qui s’intéressent au conseil, aux services technologiques, à la cybersécurité et à la gestion de programmes.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction – Bureau principal EUR-IO/EX, Washington, DC

Assistant de direction chargé de soutenir le bureau fédéral principal des affaires étrangères de Cayuse Holdings à Washington, DC. Les responsabilités comprennent la gestion des agendas de direction, la coordination des déplacements, le traitement d’informations classifiées, l’administration de SharePoint, la rédaction de rapports et les opérations de bureau.

USÉtats-UnisWAÉtat de Washington
43 $ – 48 $ / heure
Sur siteTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Soutenir le bureau principal EUR-IO/EX, notamment le directeur exécutif, les deux directeurs exécutifs adjoints et le responsable superviseur de la gestion des postes
  • Planifier les réunions, conférences et téléconférences, y compris la réservation des salles et la logistique
  • Rechercher, acheminer, rédiger et résumer la correspondance et les documents
  • Gérer les câbles, la correspondance, les notes d’information et les mémorandums
  • Préparer et remettre les dossiers d’information aux cadres du bureau principal
  • Effectuer des missions spéciales et fournir un soutien substantiel à l’équipe EX
  • Tenir à jour et actualiser la bibliothèque SharePoint consacrée aux procédures opérationnelles standard et aux avis de gestion d’EX
  • Assurer le remplacement des autres assistants de direction
  • Créer, modifier, relire, imprimer, faire approuver et tenir à jour les organigrammes, mémorandums, procédures opérationnelles standard, rapports et documents administratifs
  • Coordonner les conférences et les réunions
  • Superviser les déplacements des cadres, le transport, les ordres de mission gouvernementaux, les justificatifs, les justificatifs de taxi et les dépenses remboursables
  • Suivre et transmettre les informations relatives au temps de travail et à la présence via les systèmes du département d’État
  • Soutenir les évaluations annuelles de performance et les transmissions à la base de données des ressources humaines
  • Suivre les absences du chef de mission et préparer les réponses officielles
  • Diriger la coordination des rapports annuels d’EUR/IO-EX au Congrès
  • Être l’expert du site SharePoint et améliorer son accessibilité, ses archives et ses fonctionnalités
  • Former le personnel à l’utilisation de SharePoint
  • Gérer les groupes de messagerie et les listes de distribution Outlook
  • Mettre à jour les organigrammes, les coordonnées d’urgence et les annuaires téléphoniques
  • Accueillir les visiteurs, orienter les demandes et assurer l’accueil des visiteurs d’EX
  • Tenir à jour les calendriers des cadres, les fournitures de bureau, l’inventaire, les systèmes de classement et les bases de données
  • Suivre les tâches internes, les échéances et les livrables
  • Dépanner le matériel de bureau et assurer le suivi des résolutions
  • Traiter les informations classifiées, sensibles et permettant d’identifier une personne conformément aux procédures établies
  • Appliquer les procédures, règlements et directives administratifs en faisant preuve de discernement professionnel indépendant
  • Effectuer les autres tâches assignées

Exigences

  • Diplôme d’études secondaires et au moins cinq ans d’expérience administrative auprès de hauts responsables, ou diplôme de deux ans en gestion de bureau, administration des affaires ou domaine connexe et quatre ans d’expérience en gestion de bureau
  • Une habilitation de sécurité Secret en cours de validité est requise
  • La réussite d’une vérification des antécédents est obligatoire
  • Des vérifications supplémentaires peuvent être exigées par les projets ou les clients
  • Capacité à gérer plusieurs tâches dans un environnement de travail dynamique
  • Maîtrise approfondie de Microsoft Word, PowerPoint et Excel
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite pour travailler avec le personnel et les organismes gouvernementaux à tous les niveaux
  • Excellent sens de l’organisation et souci du détail
  • Connaissance des politiques, pratiques et procédures administratives
  • Capacité à traiter des informations hautement confidentielles avec discrétion
  • Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve de discernement
  • Excellent discernement autonome pour rechercher les règlements et évaluer leur relation avec l’efficacité organisationnelle
  • Des connaissances de base en comptabilité sont utiles
  • Aptitude physique et mentale à exercer les fonctions pendant des périodes prolongées
  • Capacité à utiliser les ordinateurs et les outils de bureautique à la vitesse requise par le poste
  • Capacité à établir un espace de travail productif et professionnel
  • Capacité à rester assis pendant de longues périodes devant un écran d’ordinateur
  • Un horaire flexible, y compris les jours fériés, peut être requis
  • Il peut être nécessaire de travailler en dehors des heures normales de bureau

Avantages

  • Avantages sociaux complémentaires de santé et de bien-être SCA
  • Télémédecine
  • Couverture dentaire et optique
  • Programme d’aide aux employés
  • Assurance vie de base et AD&D fournie par l’entreprise
  • Options volontaires d’assurance vie et AD&D
  • Plan d’épargne-retraite 401(k) avec abondement après un an
  • Congés payés
  • Des déplacements professionnels ou de développement professionnel peuvent être requis

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