Cayuse Holdingsは、政府、民間企業、先住民向けソリューションの顧客にITおよび関連する専門サービスを提供する企業群を擁しています。連邦、州、地方、部族の各機関を対象に、プログラムおよびプロジェクト管理、サイバーセキュリティ運用、システム導入などのサービスを展開しています。複雑な業務環境において、継続的な顧客関係、責任ある運営、実践的なソリューションを重視しており、コンサルティング、テクノロジーサービス、サイバーセキュリティ、プログラム遂行の分野でキャリアを検討する専門職にとって注目される企業です。
行政アシスタント―EUR-IO/EXフロントオフィス、ワシントンD.C.
ワシントンD.C.で、Cayuse Holdingsの連邦外交業務フロントオフィスを支援します。幹部のスケジュール管理、出張調整、機密情報の取扱い、SharePoint管理、報告書作成、オフィス運営を担当します。
仕事内容
- エグゼクティブディレクター、2名の副エグゼクティブディレクター、監督担当ポスト管理官を含むEUR-IO/EXフロントオフィスを支援する
- 会議、カンファレンス、電話会議の日程を調整し、会議室の予約やロジスティクスを行う
- 書簡や文書を調査、回付、起草し、要約する
- 電報、書簡、ブリーフィング資料、覚書を管理する
- フロントオフィス幹部向けのブリーフィングブックを作成し、配布する
- 特別任務を遂行し、EXチームに実質的な支援を提供する
- EXの標準業務手順書および管理通知用SharePointライブラリを維持・更新する
- 他のエグゼクティブアシスタントのバックアップを担当する
- 組織図、覚書、標準業務手順書、報告書、オフィス文書を作成、編集、校正、印刷、承認取得、維持する
- カンファレンスや会議を調整する
- 幹部の出張、交通、政府出張命令、精算書、タクシー券、払い戻し対象経費を監督する
- 国務省のシステムを通じて勤務時間と出勤状況を追跡・提出する
- 年次業績評価および人事データベースへの提出を支援する
- ミッション長の不在を追跡し、公式回答を作成する
- EUR/IO-EXの年次議会報告の調整を主導する
- SharePointサイトの専門家として、アクセシビリティ、アーカイブ、機能性を改善する
- 職員にSharePointの使用方法を研修する
- Outlookのメールグループと配布リストを管理する
- 組織図、緊急連絡先、電話連絡網を更新する
- 来訪者を迎え、問い合わせを案内し、EX来訪者入口を担当する
- 幹部のカレンダー、オフィス用品、在庫、ファイリングシステム、データベースを管理する
- 社内のタスク、期限、成果物を監視する
- オフィス機器の問題を解決し、対応状況をフォローアップする
- 定められた手順に従い、機密情報、機微情報、個人識別情報を取り扱う
- 事務手順、規則、ガイドラインを適用し、独立した専門的判断を行う
- その他、割り当てられた業務を遂行する
応募要件
- 高校卒業資格および上級職員を支援する5年以上のオフィス業務経験、またはオフィスマネジメント、経営管理、関連分野の2年制学位および4年以上のオフィス管理経験
- 有効なSecretクリアランスが必要
- 身元調査に合格する必要がある
- プロジェクトや顧客により、追加の身元調査が必要となる場合がある
- ペースの速い職場環境で複数の業務を管理できること
- Microsoft Word、PowerPoint、Excelに関する十分な知識
- あらゆるレベルの職員や政府機関と業務を行うための優れた口頭・書面コミュニケーション能力
- 高い整理能力と細部への注意力
- オフィスの方針、慣行、手順に関する知識
- 極めて機密性の高い情報を慎重に扱えること
- 自立して働き、適切な判断を下せること
- 規則を調査し、組織の効率性との関係を評価する際に、強い独立した判断力を発揮できること
- 基礎的な会計知識があれば尚可
- 長時間にわたり業務を遂行するための身体的・精神的能力
- 職務に必要な速度でコンピューターやオフィス生産性ツールを使用できること
- 生産的で専門的な作業環境を整えられること
- コンピューター画面を見ながら長時間座っていられること
- 休日を含む柔軟な勤務スケジュールが必要となる場合がある
- 通常の営業時間外に勤務が必要となる場合がある
福利厚生
- SCAの医療・福利厚生フリンジベネフィット
- 遠隔医療
- 歯科・視力補償
- 従業員支援プログラム
- 会社提供の基本生命保険およびAD&D保険
- 任意加入の生命保険およびAD&D保険
- 勤続1年後のマッチング拠出付き401(k)退職貯蓄制度
- 有給休暇
- 業務上または専門能力開発のための出張が必要となる場合がある