行政助理——EUR-IO/EX前台，華盛頓特區
在華盛頓特區為 Cayuse Holdings 的聯邦外交事務前台提供支援。職責包括高階主管行程安排、差旅協調、機密資訊處理、SharePoint 管理、報告編製及辦公室營運。
說明
- 支援 EUR-IO/EX 前台，包括執行主任、兩名副執行主任及主管級外派管理官
- 安排會議、研討會及電話會議，包括會議室預訂與後勤工作
- 研究、傳遞、起草並摘要信函及文件
- 管理電報、信函、簡報資料及備忘錄
- 為前台高階主管準備並遞送簡報冊
- 完成專案任務並為 EX 團隊提供實質支援
- 維護及更新 EX 標準作業程序與管理通知的 SharePoint 文件庫
- 為其他行政助理提供替班支援
- 建立、編輯、校對、列印、審核並維護組織架構圖、備忘錄、標準作業程序、報告及辦公室文件
- 協調研討會及會議
- 監督高階主管差旅、交通、政府差旅訂單、報銷單、計程車憑證及可報銷費用
- 透過國務院系統追蹤並提交工時與出勤紀錄
- 支援年度績效評估及人力資源資料庫提交工作
- 追蹤使團團長缺席情況並準備正式回覆
- 主導協調 EUR/IO-EX 年度國會報告工作
- 擔任 SharePoint 網站專家，改善可及性、封存及功能
- 培訓員工使用 SharePoint
- 管理 Outlook 電子郵件群組及通訊清單
- 更新組織架構圖、緊急聯絡資訊及電話表
- 接待訪客、轉接詢問並負責 EX 訪客入口
- 維護高階主管行事曆、辦公用品、庫存、歸檔系統及資料庫
- 監控內部任務、截止日期及交付成果
- 排解辦公設備問題並追蹤解決進度
- 依照既定程序處理機密、敏感及個人識別資訊
- 運用文書作業流程、法規、指引及獨立的專業判斷
- 執行其他指派工作
職位要求
- 高中學歷且至少具五年支援高階官員的辦公室工作經驗，或持有辦公室管理、企業管理或相關領域的兩年制學位並具四年辦公室管理經驗
- 必須持有有效的秘密級安全許可
- 必須通過背景查核
- 專案或客戶可能要求額外的背景查核
- 能夠在快速變動的工作環境中管理多項任務
- 精通 Microsoft Word、PowerPoint 及 Excel
- 具備優良的口頭及書面溝通能力，能與各級人員及政府機構合作
- 組織能力強且注重細節
- 了解辦公室政策、工作規範及流程
- 能夠謹慎處理高度機密資訊
- 能夠獨立工作並作出適當判斷
- 研究法規並評估其與組織效率之關聯時，具備良好的獨立判斷力
- 具備基礎會計知識者佳
- 具備長時間履行工作職責所需的身體及心理能力
- 能以職位要求的速度使用電腦及辦公生產力工具
- 能夠建立高效且專業的工作空間
- 能夠在觀看電腦螢幕時長時間坐著工作
- 可能需要彈性排班，包括假日
- 可能需要在正常營業時間以外工作
福利待遇
- SCA 健康與福利附加福利
- 遠距醫療
- 牙科及視力保險
- 員工援助計畫
- 公司提供的基本人壽保險及意外身故暨失能保險
- 自願選擇的人壽保險及意外身故暨失能保險
- 401(k) 退休儲蓄計畫，任職滿一年後提供配對提撥
- 帶薪休假
- 可能需要進行商務或專業發展差旅