Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
501 – 1.000 Medarbejdere
LogistikRådgivningSundhedsvæsen
Cayuse Holdings samler virksomheder, der leverer IT og relaterede professionelle tjenester til kunder inden for den offentlige sektor, erhvervslivet og Native Solutions. Arbejdet omfatter blandt andet program- og projektledelse, cybersikkerhedsdrift og systemimplementering for føderale, delstatslige, lokale og stammebaserede organisationer. Virksomheden lægger vægt på langvarige kunderelationer, ansvarlig forvaltning og praktiske løsninger i komplekse driftsmiljøer, hvilket gør den relevant for fagfolk, der overvejer karrierer inden for rådgivning, teknologitjenester, cybersikkerhed og programleverance.

Executive Assistant – EUR-IO/EX Front Office, Washington, DC

Executive Assistant, der støtter Cayuse Holdings' føderale udenrigspolitiske front office i Washington, DC. Arbejdet omfatter ledelsesstøtte og kalenderstyring, rejsekoordinering, håndtering af klassificerede oplysninger, SharePoint-administration, rapportering og kontordrift.

Beskrivelse

  • Støtte EUR-IO/EX Front Office, herunder Executive Director, to Deputy Executive Directors og Supervisory Post Management Officer
  • Planlægge møder, konferencer og telefonkonferencer, herunder lokale­reservationer og logistik
  • Undersøge, videresende, udarbejde og opsummere korrespondance og dokumenter
  • Håndtere kabler, korrespondance, briefingmateriale og notater
  • Forberede og levere briefingmapper til Front Office-ledelsen
  • Udføre særlige opgaver og yde faglig støtte til EX-teamet
  • Vedligeholde og opdatere SharePoint-biblioteket for EX's standardprocedurer og ledelsesmeddelelser
  • Varetage backup for andre Executive Assistants
  • Oprette, redigere, korrekturlæse, udskrive, få godkendt og vedligeholde organisationsdiagrammer, notater, standardprocedurer, rapporter og kontordokumenter
  • Koordinere konferencer og møder
  • Overvåge ledelsens rejser, transport, statslige rejseordrer, udlæg, taxakvitteringer og refusionsberettigede udgifter
  • Følge op på og indsende tids- og fremmøderegistrering via udenrigsministeriets systemer
  • Støtte årlige medarbejdervurderinger og indberetninger til HR-databaser
  • Følge op på Chief of Missions fravær og udarbejde officielle svar
  • Lede koordineringen af EUR/IO-EX's årlige rapportering til Kongressen
  • Være ekspert på SharePoint-webstedet og forbedre tilgængelighed, arkivering og funktionalitet
  • Uddanne medarbejdere i brugen af SharePoint
  • Administrere Outlook-e-mailgrupper og distributionslister
  • Opdatere organisationsdiagrammer, nødoplysninger og telefonlister
  • Byde gæster velkommen, henvise forespørgsler og bemande EX's besøgsindgang
  • Vedligeholde ledelsens kalendere, kontorartikler, lager, arkiveringssystemer og databaser
  • Overvåge interne opgaver, deadlines og leverancer
  • Fejlfinde kontorudstyr og følge op på løsninger
  • Håndtere klassificerede, følsomme og personhenførbare oplysninger i henhold til fastlagte procedurer
  • Anvende kontorprocedurer, regler og retningslinjer samt udvise selvstændigt professionelt skøn
  • Udføre andre tildelte opgaver

Krav

  • Studentereksamen og mindst fem års erfaring med kontorarbejde for ledende medarbejdere, eller en toårig uddannelse i kontoradministration, virksomhedsadministration eller et beslægtet område samt fire års erfaring med kontorledelse
  • En aktiv Secret-sikkerhedsgodkendelse er påkrævet
  • Det er et krav at bestå et baggrundstjek
  • Yderligere baggrundstjek kan være påkrævet af projekter eller kunder
  • Evne til at håndtere flere opgaver i et arbejdsmiljø med højt tempo
  • Grundigt kendskab til Microsoft Word, PowerPoint og Excel
  • Fremragende mundtlige og skriftlige kommunikationsevner til samarbejde med medarbejdere og offentlige myndigheder på alle niveauer
  • Stærke organisatoriske evner og sans for detaljer
  • Kendskab til kontorpolitikker, praksis og procedurer
  • Evne til at håndtere meget fortrolige oplysninger diskret
  • Evne til at arbejde selvstændigt og udvise god dømmekraft
  • Stærk selvstændig dømmekraft ved undersøgelse af regler og vurdering af deres betydning for organisationens effektivitet
  • Grundlæggende regnskabskendskab er en fordel
  • Fysisk og mental evne til at udføre arbejdsopgaverne i længere perioder
  • Evne til at bruge computere og kontorprogrammer i det tempo, stillingen kræver
  • Evne til at etablere en produktiv og professionel arbejdsplads
  • Evne til at sidde i længere perioder foran en computerskærm
  • Fleksible arbejdstider, herunder helligdage, kan være påkrævet
  • Arbejde uden for normal arbejdstid kan være påkrævet

Fordele

  • SCA-sundheds- og velfærdsrelaterede frynsegoder
  • Telemedicin
  • Tand- og synsdækning
  • Medarbejderassistanceprogram
  • Grundlæggende livs- og AD&D-forsikring betalt af virksomheden
  • Mulighed for frivillig livs- og AD&D-forsikring
  • 401(k)-opsparingsordning med arbejdsgivermatch efter ét år
  • Betalt frihed
  • Rejser i forbindelse med forretningsmæssig eller faglig udvikling kan være påkrævet

Relaterede job

Westinghouse Electric Company

CLM-værktøjsadministrator

Westinghouse Electric Company
5.001 – 10.000 Medarbejdere
EnergiFremstillingNuklear

Administrér og forbedr Westinghouse Electric Companys platform til håndtering af kontrakters livscyklus for virksomhedens bemandingsløsninger inden for ren energi. Konfigurér arbejdsgange, adgang, rapportering, compliancekontroller og integrationer i samarbejde med teams på tværs af virksomheden.

Åbn