Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
501 – 1.000 Medewerkers
AdviesGezondheidszorgLogistiek
Cayuse Holdings brengt bedrijven samen die IT- en aanverwante professionele diensten leveren aan klanten in de overheid, het bedrijfsleven en Native Solutions. De werkzaamheden omvatten programma- en projectmanagement, cybersecurityactiviteiten en systeemimplementatie voor overheidsinstanties op federaal, staats-, lokaal en tribaal niveau. Het bedrijf legt de nadruk op duurzame klantrelaties, zorgvuldig beheer en praktische oplossingen in complexe operationele omgevingen. Daarmee is het relevant voor professionals die een carrière overwegen in adviesverlening, technologiediensten, cybersecurity en programmalevering.

Executive Assistant – EUR-IO/EX Front Office, Washington, DC

Executive Assistant ter ondersteuning van het federale buitenlandsbeleids-Front Office van Cayuse Holdings in Washington, DC. De werkzaamheden omvatten agendabeheer voor leidinggevenden, reiscoördinatie, het omgaan met gerubriceerde informatie, SharePoint-beheer, rapportage en kantoororganisatie.

Beschrijving

  • Ondersteunen van het EUR-IO/EX Front Office, waaronder de Executive Director, twee Deputy Executive Directors en de Supervisory Post Management Officer
  • Plannen van vergaderingen, conferenties en teleconferenties, inclusief zaalreserveringen en logistiek
  • Onderzoeken, routeren, opstellen en samenvatten van correspondentie en documenten
  • Beheren van kabels, correspondentie, briefingdocumenten en memoranda
  • Opstellen en overhandigen van briefingmappen voor leidinggevenden van het Front Office
  • Uitvoeren van speciale opdrachten en bieden van inhoudelijke ondersteuning aan het EX-team
  • Beheren en bijwerken van de SharePoint-bibliotheek voor EX-SOP's en Management Notices
  • Vervanging bieden voor andere Executive Assistants
  • Opstellen, bewerken, proeflezen, afdrukken, goedkeuren en bijhouden van organogrammen, memo's, SOP's, rapporten en kantoordocumenten
  • Coördineren van conferenties en vergaderingen
  • Toezicht houden op dienstreizen van leidinggevenden, vervoer, overheidsreisopdrachten, declaraties, taxibonnen en vergoedbare uitgaven
  • Uren en aanwezigheid bijhouden en indienen via systemen van het ministerie van Buitenlandse Zaken
  • Ondersteunen van jaarlijkse functioneringsbeoordelingen en indieningen in HR-databases
  • Afwezigheden van de Chief of Mission bijhouden en officiële reacties opstellen
  • De coördinatie leiden van de jaarlijkse rapportage van EUR/IO-EX aan het Congres
  • Optreden als SharePoint-site-expert en toegankelijkheid, archivering en functionaliteit verbeteren
  • Medewerkers trainen in het gebruik van SharePoint
  • Outlook-e-mailgroepen en distributielijsten beheren
  • Organogrammen, noodcontactgegevens en telefoonschema's bijwerken
  • Gasten verwelkomen, vragen doorverwijzen en de bezoekersingang van EX bemannen
  • Agenda's van leidinggevenden, kantoorbenodigdheden, inventaris, archiefsystemen en databases bijhouden
  • Interne taken, deadlines en opleveringen bewaken
  • Kantoorapparatuur oplossen en de opvolging van oplossingen verzorgen
  • Omgaan met gerubriceerde, gevoelige en persoonlijk identificeerbare informatie volgens vastgestelde procedures
  • Administratieve procedures, voorschriften en richtlijnen toepassen en zelfstandig professioneel oordeel gebruiken
  • Andere toegewezen werkzaamheden uitvoeren

Vereisten

  • Middelbareschooldiploma en minimaal vijf jaar kantoorervaring in ondersteuning van senior functionarissen, of een tweejarige opleiding in Office Management, Bedrijfskunde of een verwant vakgebied en vier jaar ervaring in kantoorbeheer
  • Een actieve Secret-veiligheidsmachtiging is vereist
  • Een achtergrondonderzoek moet met goed gevolg worden afgerond
  • Aanvullende achtergrondonderzoeken kunnen door projecten of opdrachtgevers worden vereist
  • Vermogen om meerdere taken te beheren in een dynamische werkomgeving
  • Grondige kennis van Microsoft Word, PowerPoint en Excel
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden voor samenwerking met personeel en overheidsinstanties op alle niveaus
  • Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail
  • Kennis van kantoorbeleid, -praktijken en -procedures
  • Vermogen om zeer vertrouwelijke informatie discreet te behandelen
  • Vermogen om zelfstandig te werken en een goed oordeel te vormen
  • Sterk zelfstandig oordeelsvermogen bij het onderzoeken van voorschriften en het beoordelen van hun relatie tot organisatorische efficiëntie
  • Basiskennis van boekhouding is een pré
  • Fysiek en mentaal in staat zijn de werkzaamheden gedurende langere perioden uit te voeren
  • Vermogen om computers en kantoorsoftware te gebruiken met de voor de functie vereiste snelheid
  • Vermogen om een productieve en professionele werkplek in te richten
  • In staat zijn langere tijd zittend naar een computerscherm te kijken
  • Een flexibel werkschema, inclusief feestdagen, kan vereist zijn
  • Werk buiten normale kantooruren kan vereist zijn

Voordelen

  • SCA-arbeidsvoorwaarden voor gezondheid en welzijn
  • Telemedicine
  • Tandarts- en oogzorgdekking
  • Employee Assistance Program
  • Door het bedrijf verstrekte basislevensverzekering en AD&D-verzekering
  • Vrijwillige opties voor levensverzekering en AD&D-verzekering
  • 401(k)-pensioenspaarregeling met werkgeversbijdrage na één jaar
  • Betaald verlof
  • Reizen voor zakelijke of professionele ontwikkeling kunnen vereist zijn

Gerelateerde vacatures

METALINE

Fullstack Java-ontwikkelaar (Spring, Vue.js)

METALINE
501 – 1.000 Medewerkers
AdviesCyberbeveiligingLogistiek

Kom bij METALINE werken als fullstackontwikkelaar met Java/Spring en Vue.js en bouw e-commerceplatforms, REST-API’s en CI/CD-integraties. METALINE is gespecialiseerd in beheerde IT-diensten, datacenters en IT-services.

Openen
Capital.com

Technisch Product Operations Manager bij Capital.com (hybride, Polen)

Capital.com

Help een wereldwijd handelsplatform vooruit door engineeringprogramma’s te coördineren en de samenwerking tussen teams te verbeteren. Leid migraties, datagestuurde procesveranderingen, automatisering en praktisch AI-gebruik binnen engineering.

Openen
ReSus Consult GmbH

Commercieel directeur installatietechniek

ReSus Consult GmbH
1 – 10 Medewerkers
AdviesLogistiekMaakindustrie
DEDuitsland
€ 120.000 – € 180.000 / jaar
HybrideVoltijdLeadVereiste Taal: DuitsVerkoop

Leid een regionale portefeuille van vijf tot twaalf installatiebedrijven en draag verantwoordelijkheid voor budgetten en operationele ontwikkeling. Versterk de regionale samenwerking met digitalisering, gedeelde capaciteit, grotere projecten en uitwisseling van bewezen werkwijzen.

Openen