行政助理——EUR-IO/EX前台，华盛顿特区
在华盛顿特区为 Cayuse Holdings 的联邦外交事务前台提供支持。职责包括高管日程安排、差旅协调、机密信息处理、SharePoint 管理、报告编制和办公室运营。
描述
- 支持 EUR-IO/EX 前台，包括执行主任、两名副执行主任和主管级外派管理官
- 安排会议、研讨会和电话会议，包括会议室预订及后勤工作
- 研究、传递、起草并总结信函和文件
- 管理电报、信函、简报材料和备忘录
- 为前台高管准备并递送简报册
- 完成专项任务并为 EX 团队提供实质性支持
- 维护和更新 EX 标准操作程序及管理通知的 SharePoint 文档库
- 为其他行政助理提供替班支持
- 创建、编辑、校对、打印、审核并维护组织架构图、备忘录、标准操作程序、报告和办公室文件
- 协调研讨会和会议
- 监督高管差旅、交通、政府差旅订单、报销单、出租车凭证及可报销费用
- 通过国务院系统跟踪并提交工时和出勤记录
- 支持年度绩效评估和人力资源数据库提交工作
- 跟踪使团团长缺席情况并准备正式回复
- 牵头协调 EUR/IO-EX 年度国会报告工作
- 担任 SharePoint 网站专家，改善可访问性、归档和功能
- 培训员工使用 SharePoint
- 管理 Outlook 邮件组和通讯列表
- 更新组织架构图、紧急联系人信息和电话表
- 接待来访者、转接咨询并负责 EX 访客入口
- 维护高管日历、办公用品、库存、归档系统和数据库
- 监控内部任务、截止日期和交付成果
- 排查办公设备问题并跟进解决情况
- 按照既定程序处理机密、敏感及个人身份信息
- 运用文书工作流程、法规、指南和独立的专业判断
- 完成其他指派的工作
任职要求
- 高中学历并至少有五年支持高级官员的办公室工作经验，或持有办公室管理、工商管理或相关领域的两年制学位并有四年办公室管理经验
- 必须持有有效的秘密级安全许可
- 必须通过背景调查
- 项目或客户可能要求额外的背景调查
- 能够在快节奏的工作环境中管理多项任务
- 全面掌握 Microsoft Word、PowerPoint 和 Excel
- 具备出色的口头和书面沟通能力，能够与各级人员及政府机构合作
- 组织能力强，注重细节
- 了解办公室政策、工作规范和流程
- 能够谨慎处理高度机密信息
- 能够独立工作并作出稳妥判断
- 研究法规并评估其与组织效率之间关系时，具备较强的独立判断力
- 具备基础会计知识者优先
- 具备长时间履行工作职责所需的身体和心理能力
- 能够以岗位要求的速度使用计算机和办公生产力工具
- 能够建立高效且专业的工作空间
- 能够在查看计算机屏幕时长时间坐着工作
- 可能需要灵活安排工作时间，包括节假日
- 可能需要在正常工作时间之外工作
福利待遇
- SCA 健康与福利附加福利
- 远程医疗
- 牙科和视力保险
- 员工援助计划
- 公司提供的基本人寿保险和意外身故及伤残保险
- 可自愿选择的人寿保险和意外身故及伤残保险
- 401(k) 退休储蓄计划，工作满一年后提供匹配缴款
- 带薪休假
- 可能需要进行商务或专业发展差旅