Cayuse Holdings skupia firmy świadczące usługi IT i inne usługi profesjonalne dla klientów rządowych, komercyjnych oraz klientów wywodzących się z ludności rdzennej. Zakres działalności obejmuje zarządzanie programami i projektami, operacje związane z cyberbezpieczeństwem oraz wdrażanie systemów dla podmiotów federalnych, stanowych, lokalnych i plemiennych. Firma kładzie nacisk na trwałe relacje z klientami, odpowiedzialne zarządzanie i praktyczne rozwiązania w złożonych środowiskach operacyjnych, dlatego może zainteresować osoby rozważające karierę w konsultingu, usługach technologicznych, cyberbezpieczeństwie i realizacji programów.
Asystent wykonawczy — front office EUR-IO/EX, Waszyngton, Dystrykt Kolumbii
Asystent wykonawczy wspiera federalny front office Cayuse Holdings zajmujący się sprawami zagranicznymi w Waszyngtonie, w Dystrykcie Kolumbii. Obowiązki obejmują prowadzenie kalendarzy kadry kierowniczej, koordynację podróży, przetwarzanie informacji niejawnych, administrację SharePoint, raportowanie i obsługę biura.
Opis
- Wspiera front office EUR-IO/EX, w tym dyrektora wykonawczego, dwóch zastępców dyrektora wykonawczego oraz kierownika ds. zarządzania placówkami
- Planuje spotkania, konferencje i telekonferencje, w tym rezerwację sal i logistykę
- Wyszukuje, przekazuje, sporządza i podsumowuje korespondencję oraz dokumenty
- Zarządza depeszami, korespondencją, materiałami informacyjnymi i memorandum
- Przygotowuje i dostarcza teczki informacyjne dla kierownictwa front office
- Wykonuje specjalne zadania i zapewnia merytoryczne wsparcie zespołowi EX
- Prowadzi i aktualizuje bibliotekę SharePoint zawierającą procedury SOP EX i komunikaty dotyczące zarządzania
- Zapewnia zastępstwo innym asystentom wykonawczym
- Tworzy, edytuje, sprawdza, drukuje, uzgadnia i prowadzi schematy organizacyjne, notatki, procedury SOP, raporty i dokumenty biurowe
- Koordynuje konferencje i spotkania
- Nadzoruje podróże kadry kierowniczej, transport, rządowe polecenia wyjazdu, rozliczenia, vouchery na taksówki i wydatki podlegające zwrotowi
- Śledzi i przekazuje dane dotyczące czasu pracy i obecności za pośrednictwem systemów Departamentu Stanu
- Wspiera coroczne oceny wyników oraz przekazywanie danych do bazy HR
- Śledzi nieobecności szefów misji i przygotowuje oficjalne odpowiedzi
- Koordynuje przygotowanie corocznych raportów EUR/IO-EX dla Kongresu
- Pełni funkcję eksperta ds. witryny SharePoint oraz poprawia jej dostępność, archiwizację i funkcjonalność
- Szkolі pracowników z obsługi SharePoint
- Zarządza grupami pocztowymi Outlook i listami dystrybucyjnymi
- Aktualizuje schematy organizacyjne, dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych i schematy telefoniczne
- Wita gości, kieruje zapytania i obsługuje wejście dla odwiedzających EX
- Prowadzi kalendarze kadry kierowniczej, ewidencję materiałów biurowych, inwentaryzację, systemy archiwizacji i bazy danych
- Monitoruje zadania wewnętrzne, terminy i rezultaty
- Rozwiązuje problemy ze sprzętem biurowym i monitoruje ich usuwanie
- Przetwarza informacje niejawne, poufne i dane umożliwiające identyfikację osób zgodnie z ustalonymi procedurami
- Stosuje procedury kancelaryjne, przepisy i wytyczne, kierując się niezależną oceną zawodową
- Wykonuje inne powierzone obowiązki
Wymagania
- Świadectwo ukończenia szkoły średniej i co najmniej pięć lat doświadczenia w pracy biurowej na rzecz kadry kierowniczej wyższego szczebla albo dwuletnie wykształcenie w zakresie zarządzania biurem, administracji biznesowej lub dziedzinie pokrewnej oraz cztery lata doświadczenia w zarządzaniu biurem
- Wymagane jest aktywne poświadczenie bezpieczeństwa Secret
- Konieczne jest przejście kontroli przeszłości
- Projekty lub klienci mogą wymagać dodatkowych kontroli przeszłości
- Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami w dynamicznym środowisku pracy
- Bardzo dobra znajomość Microsoft Word, PowerPoint i Excel
- Doskonałe umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej w pracy z personelem oraz agencjami rządowymi na wszystkich szczeblach
- Bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły
- Znajomość zasad, praktyk i procedur biurowych
- Umiejętność dyskretnego postępowania z wysoce poufnymi informacjami
- Umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania trafnych decyzji
- Silna niezależna ocena podczas badania przepisów i oceniania ich związku ze sprawnością organizacji
- Podstawowa znajomość rachunkowości będzie dodatkowym atutem
- Zdolność fizyczna i psychiczna do wykonywania obowiązków przez dłuższy czas
- Umiejętność korzystania z komputerów i narzędzi biurowych z szybkością wymaganą na danym stanowisku
- Umiejętność stworzenia produktywnego i profesjonalnego miejsca pracy
- Zdolność do siedzenia przez dłuższy czas podczas pracy przed ekranem komputera
- Może być wymagana elastyczna praca, w tym w święta
- Może być wymagana praca poza standardowymi godzinami pracy
Benefity
- Dodatkowe świadczenia SCA z zakresu zdrowia i opieki socjalnej
- Telemedycyna
- Ubezpieczenie stomatologiczne i okulistyczne
- Program pomocy pracownikom
- Podstawowe ubezpieczenie na życie oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków i utraty zdrowia opłacane przez firmę
- Dobrowolne opcje ubezpieczenia na życie oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków i utraty zdrowia
- Plan oszczędności emerytalnych 401(k) z dopłatą pracodawcy po roku pracy
- Płatny czas wolny
- Podróże służbowe lub związane z rozwojem zawodowym mogą być wymagane