Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
Cayuse Holdings reúne empresas que ofrecen servicios de TI y otros servicios profesionales relacionados a clientes gubernamentales, comerciales y de Native Solutions. Su trabajo abarca la gestión de programas y proyectos, las operaciones de ciberseguridad y la implementación de sistemas para entidades federales, estatales, locales y tribales. La empresa pone énfasis en mantener relaciones duraderas con sus clientes, actuar con responsabilidad y ofrecer soluciones prácticas en entornos operativos complejos, por lo que puede resultar relevante para profesionales interesados en desarrollar su carrera en consultoría, servicios tecnológicos, ciberseguridad y gestión de programas.

Asistente Ejecutivo – Oficina Principal EUR-IO/EX, Washington, DC

Asistente Ejecutivo que apoya la oficina principal federal de asuntos exteriores de Cayuse Holdings en Washington, DC. Las responsabilidades incluyen la gestión de agendas ejecutivas, coordinación de viajes, manejo de información clasificada, administración de SharePoint, elaboración de informes y operaciones de oficina.

Descripción

  • Apoyar a la Oficina Principal EUR-IO/EX, incluidos el Director Ejecutivo, dos Directores Ejecutivos Adjuntos y el Oficial Supervisor de Gestión de Puestos
  • Programar reuniones, conferencias y teleconferencias, incluidas las reservas de salas y la logística
  • Investigar, distribuir, redactar y resumir correspondencia y documentos
  • Gestionar cables, correspondencia, documentos informativos y memorandos
  • Preparar y entregar carpetas informativas para los ejecutivos de la Oficina Principal
  • Completar encargos especiales y brindar apoyo sustantivo al equipo EX
  • Mantener y actualizar la biblioteca de SharePoint para los POE de EX y los avisos de gestión
  • Proporcionar cobertura de respaldo para otros asistentes ejecutivos
  • Crear, editar, corregir, imprimir, autorizar y mantener organigramas, memorandos, POE, informes y documentos de oficina
  • Coordinar conferencias y reuniones
  • Supervisar viajes ejecutivos, transporte, órdenes de viaje gubernamentales, comprobantes, comprobantes de taxi y gastos reembolsables
  • Registrar y presentar el tiempo y la asistencia mediante los sistemas del Departamento de Estado
  • Apoyar las evaluaciones anuales de desempeño y las presentaciones en la base de datos de Recursos Humanos
  • Registrar las ausencias del Jefe de Misión y preparar respuestas oficiales
  • Liderar la coordinación de los informes anuales al Congreso de EUR/IO-EX
  • Actuar como experto del sitio de SharePoint y mejorar la accesibilidad, los archivos y la funcionalidad
  • Capacitar al personal en el uso de SharePoint
  • Gestionar grupos de correo electrónico y listas de distribución de Outlook
  • Actualizar organigramas, datos de contacto de emergencia y listados telefónicos
  • Recibir a los visitantes, dirigir consultas y cubrir la entrada de visitantes de EX
  • Mantener calendarios ejecutivos, suministros de oficina, inventario, sistemas de archivo y bases de datos
  • Supervisar tareas internas, plazos y entregables
  • Resolver problemas de equipos de oficina y dar seguimiento a las soluciones
  • Gestionar información clasificada, sensible y de identificación personal de acuerdo con los procedimientos establecidos
  • Aplicar procedimientos, reglamentos y directrices administrativas, así como criterio profesional independiente
  • Realizar otras funciones asignadas

Requisitos

  • Diploma de educación secundaria y al menos cinco años de experiencia administrativa apoyando a altos funcionarios, o un título de dos años en Gestión de Oficinas, Administración de Empresas o un campo relacionado y cuatro años de experiencia en gestión de oficinas
  • Se requiere una habilitación de seguridad Secret activa
  • Debe aprobar una verificación de antecedentes
  • Los proyectos o clientes pueden requerir verificaciones de antecedentes adicionales
  • Capacidad para gestionar múltiples tareas en un entorno de trabajo dinámico
  • Amplio conocimiento de Microsoft Word, PowerPoint y Excel
  • Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita para trabajar con personal y organismos gubernamentales de todos los niveles
  • Gran capacidad de organización y atención al detalle
  • Conocimiento de las políticas, prácticas y procedimientos de oficina
  • Capacidad para manejar información altamente confidencial con discreción
  • Capacidad para trabajar de forma independiente y ejercer buen criterio
  • Sólido criterio independiente al investigar reglamentos y evaluar su relación con la eficiencia organizativa
  • Se valoran conocimientos básicos de contabilidad
  • Capacidad física y mental para desempeñar las funciones durante períodos prolongados
  • Capacidad para utilizar computadoras y herramientas de productividad de oficina a la velocidad requerida por el puesto
  • Capacidad para establecer un espacio de trabajo productivo y profesional
  • Capacidad para permanecer sentado durante períodos prolongados mientras mira una pantalla de computadora
  • Puede requerirse un horario flexible, incluidos días festivos
  • Puede requerirse trabajar fuera del horario laboral normal

Beneficios

  • Beneficios complementarios de salud y bienestar de SCA
  • Telemedicina
  • Cobertura dental y oftalmológica
  • Programa de asistencia al empleado
  • Seguro básico de vida y AD&D proporcionado por la empresa
  • Opciones voluntarias de seguro de vida y AD&D
  • Plan de ahorro para la jubilación 401(k) con aportación equivalente después de un año
  • Tiempo libre remunerado
  • Puede requerirse viajar por motivos de desarrollo empresarial o profesional

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