Cayuse Holdings tập hợp các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ CNTT và các dịch vụ chuyên môn liên quan cho khách hàng thuộc khu vực chính phủ, thương mại và các giải pháp dành cho cộng đồng Người bản địa. Hoạt động của công ty bao gồm quản lý chương trình và dự án, vận hành an ninh mạng và triển khai hệ thống cho các tổ chức liên bang, tiểu bang, địa phương và bộ lạc. Công ty chú trọng xây dựng quan hệ khách hàng lâu dài, tinh thần trách nhiệm và các giải pháp thiết thực trong những môi trường vận hành phức tạp, phù hợp với các chuyên gia quan tâm đến sự nghiệp trong lĩnh vực tư vấn, dịch vụ công nghệ, an ninh mạng và triển khai chương trình.
Trợ lý điều hành – Văn phòng Tiền sảnh EUR-IO/EX, Washington, DC
Trợ lý điều hành hỗ trợ văn phòng đối ngoại liên bang của Cayuse Holdings tại Washington, DC. Công việc bao gồm quản lý lịch điều hành, điều phối công tác, xử lý thông tin mật, quản trị SharePoint, lập báo cáo và vận hành văn phòng.
Mô tả
- Hỗ trợ Văn phòng Tiền sảnh EUR-IO/EX, bao gồm Giám đốc điều hành, hai Phó Giám đốc điều hành và Cán bộ Giám sát Quản lý Cơ quan đại diện
- Lên lịch các cuộc họp, hội nghị và hội nghị từ xa, bao gồm đặt phòng và công tác hậu cần
- Nghiên cứu, chuyển tiếp, soạn thảo và tóm tắt thư từ, tài liệu
- Quản lý điện tín, thư từ, tài liệu tóm lược và bản ghi nhớ
- Chuẩn bị và chuyển giao tài liệu tóm lược cho các lãnh đạo Văn phòng Tiền sảnh
- Hoàn thành các nhiệm vụ đặc biệt và hỗ trợ chuyên môn cho nhóm EX
- Duy trì và cập nhật thư viện SharePoint dành cho các SOP và Thông báo Quản lý của EX
- Cung cấp hỗ trợ thay thế cho các Trợ lý điều hành khác
- Tạo, chỉnh sửa, hiệu đính, in, xin phê duyệt và duy trì sơ đồ tổ chức, bản ghi nhớ, SOP, báo cáo và tài liệu văn phòng
- Điều phối các hội nghị và cuộc họp
- Giám sát công tác đi lại của lãnh đạo, phương tiện di chuyển, lệnh công tác của chính phủ, chứng từ, phiếu taxi và các khoản chi phí được hoàn trả
- Theo dõi và nộp bảng chấm công, thời gian làm việc thông qua các hệ thống của Bộ Ngoại giao
- Hỗ trợ đánh giá hiệu suất hằng năm và việc nộp dữ liệu vào cơ sở dữ liệu nhân sự
- Theo dõi thời gian vắng mặt của Trưởng Cơ quan đại diện và chuẩn bị các phản hồi chính thức
- Chủ trì điều phối việc lập báo cáo thường niên của EUR/IO-EX cho Quốc hội
- Đảm nhiệm vai trò chuyên gia trang SharePoint và cải thiện khả năng truy cập, lưu trữ và chức năng
- Đào tạo nhân viên sử dụng SharePoint
- Quản lý các nhóm email Outlook và danh sách phân phối
- Cập nhật sơ đồ tổ chức, thông tin liên hệ khẩn cấp và sơ đồ điện thoại
- Đón tiếp khách, hướng dẫn các yêu cầu liên hệ và phụ trách lối vào dành cho khách của EX
- Duy trì lịch làm việc của lãnh đạo, vật tư văn phòng, hàng tồn kho, hệ thống hồ sơ và cơ sở dữ liệu
- Theo dõi các nhiệm vụ nội bộ, thời hạn và sản phẩm bàn giao
- Khắc phục sự cố thiết bị văn phòng và theo dõi việc xử lý
- Xử lý thông tin mật, nhạy cảm và thông tin nhận dạng cá nhân theo các quy trình đã thiết lập
- Áp dụng các quy trình, quy định, hướng dẫn hành chính và phán đoán chuyên môn độc lập
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công
Yêu cầu
- Tốt nghiệp trung học phổ thông và có ít nhất năm năm kinh nghiệm văn phòng hỗ trợ các quan chức cấp cao, hoặc có bằng hai năm về Quản lý văn phòng, Quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan cùng bốn năm kinh nghiệm quản lý văn phòng
- Bắt buộc phải có chứng nhận an ninh Secret còn hiệu lực
- Phải vượt qua kiểm tra lý lịch
- Các dự án hoặc khách hàng có thể yêu cầu thêm các cuộc kiểm tra lý lịch
- Có khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ trong môi trường làm việc nhanh
- Am hiểu sâu về Microsoft Word, PowerPoint và Excel
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản xuất sắc để làm việc với nhân sự và các cơ quan chính phủ ở mọi cấp
- Có khả năng tổ chức tốt và chú ý đến chi tiết
- Hiểu biết về chính sách, thông lệ và quy trình văn phòng
- Có khả năng xử lý thông tin tuyệt mật một cách kín đáo
- Có khả năng làm việc độc lập và đưa ra phán đoán đúng đắn
- Có khả năng phán đoán độc lập tốt khi nghiên cứu quy định và đánh giá mối liên hệ của chúng với hiệu quả tổ chức
- Kiến thức cơ bản về kế toán là một lợi thế
- Có đủ năng lực thể chất và tinh thần để thực hiện nhiệm vụ trong thời gian dài
- Có khả năng sử dụng máy tính và các công cụ năng suất văn phòng với tốc độ mà vị trí yêu cầu
- Có khả năng thiết lập không gian làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp
- Có khả năng ngồi trong thời gian dài khi nhìn vào màn hình máy tính
- Có thể phải làm việc theo lịch linh hoạt, bao gồm cả ngày lễ
- Có thể phải làm việc ngoài giờ hành chính thông thường
Phúc lợi
- Phúc lợi bổ sung về y tế và phúc lợi theo SCA
- Dịch vụ y tế từ xa
- Bảo hiểm nha khoa và thị lực
- Chương trình hỗ trợ nhân viên
- Bảo hiểm nhân thọ cơ bản và bảo hiểm tử vong và thương tật do tai nạn do công ty cung cấp
- Các lựa chọn bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm tử vong và thương tật do tai nạn tự nguyện
- Kế hoạch tiết kiệm hưu trí 401(k) với khoản đóng góp đối ứng sau một năm
- Thời gian nghỉ có hưởng lương
- Có thể phải đi công tác để phát triển kinh doanh hoặc chuyên môn