Cayuse Holdings
Cayuse Holdings
Cayuse Holdings združuje podjetja, ki strankam iz javnega in komercialnega sektorja ter domorodnim skupnostim zagotavljajo IT in povezane strokovne storitve. Njeno delo vključuje vodenje programov in projektov, operacije na področju kibernetske varnosti ter uvajanje sistemov za zvezne, državne, lokalne in plemenske organizacije. Podjetje poudarja dolgoročne odnose s strankami, skrbno upravljanje in praktične rešitve v zapletenih operativnih okoljih, zato je zanimivo za strokovnjake, ki razmišljajo o karieri na področjih svetovanja, tehnoloških storitev, kibernetske varnosti in izvajanja programov.

Izvršni asistent – pisarna EUR-IO/EX, Washington, DC

Izvršni asistent podpira zvezno pisarno za zunanje zadeve družbe Cayuse Holdings v Washingtonu, DC. Naloge vključujejo upravljanje urnikov vodstva, usklajevanje potovanj, ravnanje s tajnimi podatki, skrbništvo SharePointa, poročanje in pisarniško poslovanje.

Opis

  • Podpirati pisarno EUR-IO/EX, vključno z izvršnim direktorjem, dvema namestnikoma izvršnega direktorja in nadzornim uradnikom za upravljanje predstavništva
  • Načrtovati sestanke, konference in telekonference, vključno z rezervacijo prostorov in logistiko
  • Raziskovati, usmerjati, pripravljati in povzemati korespondenco ter dokumente
  • Upravljati depeše, korespondenco, gradiva za sestanke in memorandume
  • Pripravljati in dostavljati informativne mape za vodstvo pisarne
  • Izvajati posebne naloge in zagotavljati vsebinsko podporo ekipi EX
  • Vzdrževati in posodabljati knjižnico SharePoint za standardne operativne postopke EX in obvestila vodstva
  • Zagotavljati nadomeščanje drugih izvršnih asistentov
  • Ustvarjati, urejati, lektorirati, tiskati, potrjevati in vzdrževati organizacijske sheme, memorandume, standardne operativne postopke, poročila in pisarniške dokumente
  • Usklajevati konference in sestanke
  • Nadzirati potovanja vodstva, prevoz, vladne potne naloge, obračune, taksi bone in povračljive stroške
  • Spremljati in oddajati podatke o delovnem času in prisotnosti prek sistemov ministrstva za zunanje zadeve
  • Podpirati letna ocenjevanja uspešnosti in oddajo podatkov v kadrovske zbirke podatkov
  • Spremljati odsotnosti vodje misije in pripravljati uradne odgovore
  • Voditi usklajevanje letnega poročanja EUR/IO-EX kongresu
  • Delovati kot strokovnjak za SharePointovo mesto ter izboljševati dostopnost, arhive in funkcionalnost
  • Usposabljati zaposlene za uporabo SharePointa
  • Upravljati Outlookove e-poštne skupine in distribucijske sezname
  • Posodabljati organizacijske sheme, podatke za nujne stike in telefonske sheme
  • Sprejemati goste, usmerjati poizvedbe in zagotavljati pokritost vhoda za obiskovalce EX
  • Vzdrževati koledarje vodstva, pisarniški material, inventar, arhivske sisteme in zbirke podatkov
  • Spremljati interne naloge, roke in rezultate
  • Odpravljati težave s pisarniško opremo in spremljati njihovo rešitev
  • Ravnati s tajnimi, občutljivimi in osebno določljivimi podatki v skladu z uveljavljenimi postopki
  • Uporabljati administrativne postopke, predpise, smernice in neodvisno strokovno presojo
  • Opravljati druge dodeljene naloge

Zahteve

  • Srednješolska izobrazba in najmanj pet let pisarniških izkušenj pri podpori višjim uradnikom ali dvoletna diploma iz pisarniškega menedžmenta, poslovne administracije ali sorodnega področja ter štiri leta izkušenj z upravljanjem pisarne
  • Zahtevano je aktivno varnostno dovoljenje Secret
  • Opraviti je treba preverjanje preteklosti
  • Projekti ali naročniki lahko zahtevajo dodatna preverjanja preteklosti
  • Sposobnost upravljanja več nalog v hitrem delovnem okolju
  • Temeljito poznavanje programov Microsoft Word, PowerPoint in Excel
  • Odlične ustne in pisne komunikacijske veščine za delo z osebjem in vladnimi agencijami na vseh ravneh
  • Močne organizacijske sposobnosti in pozornost do podrobnosti
  • Poznavanje pisarniških politik, praks in postopkov
  • Sposobnost diskretnega ravnanja z zelo zaupnimi informacijami
  • Sposobnost samostojnega dela in premišljenega odločanja
  • Močna samostojna presoja pri raziskovanju predpisov in ocenjevanju njihove povezave z organizacijsko učinkovitostjo
  • Osnovno računovodsko znanje je prednost
  • Fizična in duševna sposobnost za opravljanje nalog daljša obdobja
  • Sposobnost uporabe računalnikov in pisarniških orodij za produktivnost s hitrostjo, ki jo zahteva delovno mesto
  • Sposobnost vzpostavitve produktivnega in profesionalnega delovnega prostora
  • Sposobnost dolgotrajnega sedenja ob gledanju v računalniški zaslon
  • Lahko se zahteva prilagodljiv delovni čas, vključno z delom ob praznikih
  • Lahko se zahteva delo zunaj običajnega delovnega časa

Ugodnosti

  • Dodatne ugodnosti SCA za zdravje in socialno varnost
  • Telemedicina
  • Zobozdravstveno in vidno zavarovanje
  • Program pomoči zaposlenim
  • Osnovno življenjsko zavarovanje ter zavarovanje za primer nezgodne smrti in pohabljenja, ki ga zagotavlja podjetje
  • Možnosti prostovoljnega življenjskega zavarovanja ter zavarovanja za primer nezgodne smrti in pohabljenja
  • Pokojninski varčevalni načrt 401(k) z delodajalčevim ujemajočim prispevkom po enem letu
  • Plačan dopust
  • Lahko so potrebna službena ali strokovna razvojna potovanja

Sorodna delovna mesta