A Cayuse Holdings olyan vállalkozásokat fog össze, amelyek informatikai és kapcsolódó szakmai szolgáltatásokat nyújtanak kormányzati, kereskedelmi és őslakos megoldásokat igénybe vevő ügyfelek számára. Tevékenységei közé tartozik a program- és projektmenedzsment, a kiberbiztonsági műveletek, valamint a rendszerek bevezetése szövetségi, állami, helyi és törzsi szervezetek számára. A vállalat nagy hangsúlyt fektet a tartós ügyfélkapcsolatokra, a felelős gazdálkodásra és a gyakorlatias megoldásokra összetett működési környezetekben, ezért releváns lehet a tanácsadás, a technológiai szolgáltatások, a kiberbiztonság és a programok megvalósítása iránt érdeklődő szakemberek számára.
Vezetői asszisztens – EUR-IO/EX front office, Washington, DC
A Cayuse Holdings washingtoni szövetségi külügyi front office-át támogatja. A feladatok közé tartozik a vezetői naptárak kezelése, az utazások koordinálása, a minősített információk kezelése, a SharePoint adminisztrációja, a jelentéskészítés és az irodai működés támogatása.
Leírás
- Az EUR-IO/EX front office támogatása, beleértve az ügyvezető igazgatót, két ügyvezetőigazgató-helyettest és a felügyeleti postakezelési tisztviselőt
- Értekezletek, konferenciák és telekonferenciák ütemezése, beleértve a teremfoglalást és a logisztikát
- Levelezések és dokumentumok kutatása, továbbítása, megszövegezése és összefoglalása
- Táviratok, levelezések, tájékoztató anyagok és memorandumok kezelése
- Tájékoztató dossziék készítése és átadása a front office vezetői számára
- Speciális feladatok elvégzése és érdemi támogatás nyújtása az EX csapatának
- Az EX standard működési eljárásaihoz és vezetői tájékoztatóihoz tartozó SharePoint-könyvtár karbantartása és frissítése
- Helyettesítő támogatás biztosítása más vezetői asszisztensek számára
- Szervezeti ábrák, feljegyzések, standard működési eljárások, jelentések és irodai dokumentumok létrehozása, szerkesztése, korrektúrázása, nyomtatása, engedélyeztetése és karbantartása
- Konferenciák és értekezletek koordinálása
- A vezetők utazásának, közlekedésének, kormányzati utazási megrendeléseinek, elszámolásainak, taxiutalványainak és visszatéríthető költségeinek felügyelete
- A munkaidő és jelenlét nyomon követése és benyújtása a külügyminisztériumi rendszereken keresztül
- Támogatás az éves teljesítményértékelésekhez és a HR-adatbázisba történő benyújtásokhoz
- A misszióvezető távolléteinek nyomon követése és hivatalos válaszok készítése
- Az EUR/IO-EX éves kongresszusi jelentésének koordinálásának vezetése
- A SharePoint-oldal szakértőjeként a hozzáférhetőség, az archívumok és a funkcionalitás javítása
- A munkatársak betanítása a SharePoint használatára
- Az Outlook e-mail-csoportjainak és terjesztési listáinak kezelése
- A szervezeti ábrák, vészhelyzeti elérhetőségi adatok és telefonlisták frissítése
- A vendégek fogadása, a megkeresések irányítása és az EX látogatói bejáratának felügyelete
- A vezetői naptárak, irodaszerek, készletek, iratkezelési rendszerek és adatbázisok karbantartása
- A belső feladatok, határidők és teljesítendő eredmények nyomon követése
- Az irodai berendezések hibáinak elhárítása és a megoldások nyomon követése
- Minősített, érzékeny és személyazonosításra alkalmas információk kezelése a megállapított eljárások szerint
- Irodai eljárások, szabályok és iránymutatások alkalmazása, valamint önálló szakmai mérlegelés
- Egyéb kijelölt feladatok elvégzése
Követelmények
- Középiskolai végzettség és legalább öt év irodai tapasztalat magas rangú tisztviselők támogatásában, vagy kétéves diploma irodai menedzsment, üzleti adminisztráció vagy kapcsolódó területen, valamint négy év irodavezetési tapasztalat
- Aktív Secret biztonsági engedély szükséges
- Háttérellenőrzésen kell megfelelni
- A projektek vagy az ügyfelek további háttérellenőrzéseket írhatnak elő
- Több feladat kezelésének képessége gyors tempójú munkakörnyezetben
- A Microsoft Word, PowerPoint és Excel alapos ismerete
- Kiváló szóbeli és írásbeli kommunikációs készség a munkatársakkal és kormányzati szervekkel való, minden szintű együttműködéshez
- Erős szervezőkészség és a részletekre való odafigyelés
- Az irodai szabályzatok, gyakorlatok és eljárások ismerete
- Kiemelten bizalmas információk diszkrét kezelésének képessége
- Önálló munkavégzés és megalapozott ítélőképesség
- Erős önálló mérlegelés a szabályozások kutatásakor és szervezeti hatékonysággal való kapcsolatuk értékelésekor
- Az alapvető számviteli ismeret előnyt jelent
- A feladatok hosszabb időn át történő ellátásához szükséges fizikai és mentális képesség
- A számítógépek és irodai termelékenységi eszközök munkakör által megkövetelt sebességű használatának képessége
- Produktív és professzionális munkakörnyezet kialakításának képessége
- Hosszabb ideig tartó ülés számítógép képernyőjének megtekintése közben
- Rugalmas, ünnepnapokat is magában foglaló munkarendben való munkavégzés szükséges lehet
- A normál munkaidőn kívüli munkavégzés szükséges lehet
Juttatások
- SCA egészségügyi és jóléti juttatások
- Telemedicina
- Fogászati és látásbiztosítás
- Munkavállalói támogatási program
- A vállalat által biztosított alapvető élet- és baleseti halál- és rokkantsági biztosítás
- Önkéntes élet- és baleseti halál- és rokkantsági biztosítási lehetőségek
- 401(k) nyugdíj-megtakarítási terv munkáltatói hozzájárulással egy év után
- Fizetett szabadság
- Üzleti vagy szakmai fejlődést szolgáló utazás szükséges lehet