행정 보조원 – EUR-IO/EX 프런트 오피스, 워싱턴 D.C.
워싱턴 D.C.에서 Cayuse Holdings의 연방 외교 업무 프런트 오피스를 지원합니다. 임원 일정 관리, 출장 조정, 기밀 정보 취급, SharePoint 관리, 보고서 작성 및 사무실 운영을 담당합니다.
설명
- 실행 디렉터, 2명의 부실행 디렉터 및 감독급 공관 관리 담당관을 포함한 EUR-IO/EX 프런트 오피스를 지원한다
- 회의, 콘퍼런스 및 전화회의 일정을 조정하고 회의실 예약과 물류를 관리한다
- 서신과 문서를 조사, 전달, 작성하고 요약한다
- 전문, 서신, 브리핑 자료 및 메모를 관리한다
- 프런트 오피스 임원을 위한 브리핑 북을 준비하고 전달한다
- 특별 과제를 수행하고 EX 팀에 실질적인 지원을 제공한다
- EX 표준 운영 절차 및 관리 공지용 SharePoint 라이브러리를 유지하고 업데이트한다
- 다른 행정 보조원의 업무를 대체 지원한다
- 조직도, 메모, 표준 운영 절차, 보고서 및 사무실 문서를 작성, 편집, 교정, 인쇄, 검토하고 유지한다
- 콘퍼런스와 회의를 조정한다
- 임원 출장, 교통, 정부 출장 명령서, 경비 정산서, 택시 영수증 및 환급 대상 비용을 감독한다
- 국무부 시스템을 통해 근무 시간과 출퇴근 기록을 추적하고 제출한다
- 연례 성과 평가 및 인사 데이터베이스 제출을 지원한다
- 공관장 부재를 추적하고 공식 답변을 준비한다
- EUR/IO-EX 연례 의회 보고를 위한 조정을 주도한다
- SharePoint 사이트 전문가로서 접근성, 보관 및 기능을 개선한다
- 직원에게 SharePoint 사용법을 교육한다
- Outlook 메일 그룹과 배포 목록을 관리한다
- 조직도, 비상 연락처 정보 및 전화 목록을 업데이트한다
- 방문객을 맞이하고 문의를 안내하며 EX 방문객 출입구를 담당한다
- 임원 일정, 사무용품, 재고, 문서 보관 시스템 및 데이터베이스를 관리한다
- 내부 업무, 마감일 및 산출물을 모니터링한다
- 사무 장비 문제를 해결하고 처리 결과를 후속 확인한다
- 정해진 절차에 따라 기밀 정보, 민감 정보 및 개인 식별 정보를 취급한다
- 사무 절차, 규정 및 지침을 적용하고 독립적인 전문적 판단을 내린다
- 기타 지정된 업무를 수행한다
지원 자격
- 고등학교 졸업장과 고위 공무원 지원 사무 업무 경력 5년 이상, 또는 사무실 관리, 경영학 또는 관련 분야의 2년제 학위와 사무실 관리 경력 4년
- 유효한 Secret 보안 인가가 필요하다
- 신원 조사를 통과해야 한다
- 프로젝트 또는 고객에 따라 추가 신원 조사가 요구될 수 있다
- 빠르게 변화하는 업무 환경에서 여러 업무를 관리할 수 있는 능력
- Microsoft Word, PowerPoint 및 Excel에 대한 충분한 지식
- 모든 직급의 직원 및 정부 기관과 협업할 수 있는 뛰어난 구두 및 서면 의사소통 능력
- 뛰어난 조직력과 세부 사항에 대한 주의력
- 사무실 정책, 관행 및 절차에 대한 지식
- 고도의 기밀 정보를 신중하게 취급할 수 있는 능력
- 독립적으로 업무를 수행하고 합리적인 판단을 내릴 수 있는 능력
- 규정을 조사하고 조직 효율성과의 관계를 평가할 때 강한 독립적 판단력을 발휘할 수 있는 능력
- 기초 회계 지식 보유 시 우대
- 장시간 업무를 수행하는 데 필요한 신체적·정신적 능력
- 직무에 요구되는 속도로 컴퓨터 및 사무 생산성 도구를 사용할 수 있는 능력
- 생산적이고 전문적인 업무 공간을 조성할 수 있는 능력
- 컴퓨터 화면을 보면서 장시간 앉아 있을 수 있는 능력
- 공휴일을 포함한 유연한 근무 일정이 요구될 수 있다
- 정규 근무 시간 외 근무가 요구될 수 있다
복리후생
- SCA 건강 및 복지 부가 혜택
- 원격의료
- 치과 및 시력 보장
- 직원 지원 프로그램
- 회사 제공 기본 생명보험 및 AD&D 보험
- 선택형 생명보험 및 AD&D 보험
- 1년 근속 후 회사 매칭이 제공되는 401(k) 퇴직 저축 플랜
- 유급 휴가
- 업무 또는 전문성 개발을 위한 출장이 필요할 수 있다