Cayuse Holdings รวมธุรกิจต่าง ๆ ที่ให้บริการด้านไอทีและบริการวิชาชีพที่เกี่ยวข้องแก่ลูกค้าในภาครัฐ ภาคธุรกิจ และกลุ่มลูกค้าด้านโซลูชันสำหรับชนพื้นเมือง งานของบริษัทครอบคลุมการบริหารโครงการและแผนงาน การดำเนินงานด้านความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ และการนำระบบไปใช้งานสำหรับหน่วยงานระดับรัฐบาลกลาง รัฐ ท้องถิ่น และชนเผ่า บริษัทให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้า การดูแลรับผิดชอบ และโซลูชันที่นำไปใช้ได้จริงในสภาพแวดล้อมการดำเนินงานที่ซับซ้อน จึงเหมาะสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่สนใจอาชีพด้านการให้คำปรึกษา บริการเทคโนโลยี ความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ และการส่งมอบแผนงาน
ผู้ช่วยผู้บริหาร – สำนักงานส่วนหน้า EUR-IO/EX วอชิงตัน ดีซี
ผู้ช่วยผู้บริหารที่สนับสนุนสำนักงานด้านการต่างประเทศของรัฐบาลกลางของ Cayuse Holdings ในวอชิงตัน ดีซี หน้าที่ครอบคลุมการจัดตารางผู้บริหาร การประสานงานการเดินทาง การจัดการข้อมูลลับ การดูแล SharePoint การจัดทำรายงาน และการดำเนินงานสำนักงาน
รายละเอียด
- สนับสนุนสำนักงานส่วนหน้า EUR-IO/EX ซึ่งรวมถึงผู้อำนวยการบริหาร รองผู้อำนวยการบริหารสองคน และเจ้าหน้าที่กำกับดูแลการจัดการสถานทูต
- จัดตารางการประชุม การประชุมสัมมนา และการประชุมทางไกล รวมถึงการจองห้องและการจัดการด้านโลจิสติกส์
- ค้นคว้า ส่งต่อ ร่าง และสรุปจดหมายโต้ตอบและเอกสาร
- จัดการสายเคเบิล จดหมายโต้ตอบ เอกสารสรุปสำหรับการบรรยายสรุป และบันทึกข้อความ
- จัดเตรียมและส่งมอบแฟ้มเอกสารสรุปสำหรับผู้บริหารสำนักงานส่วนหน้า
- ดำเนินงานพิเศษและให้การสนับสนุนเชิงสาระสำคัญแก่ทีม EX
- ดูแลและปรับปรุงไลบรารี SharePoint สำหรับ SOP และประกาศด้านการจัดการของ EX
- ปฏิบัติหน้าที่แทนผู้ช่วยผู้บริหารคนอื่นเมื่อจำเป็น
- จัดทำ แก้ไข ตรวจทาน พิมพ์ ขออนุมัติ และดูแลผังองค์กร บันทึกข้อความ SOP รายงาน และเอกสารสำนักงาน
- ประสานงานการประชุมสัมมนาและการประชุม
- กำกับดูแลการเดินทางของผู้บริหาร การเดินทางโดยพาหนะ คำสั่งเดินทางราชการ ใบสำคัญ ใบแท็กซี่ และค่าใช้จ่ายที่เบิกคืนได้
- ติดตามและส่งข้อมูลเวลาและการเข้าปฏิบัติงานผ่านระบบของกระทรวงการต่างประเทศ
- สนับสนุนการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีและการส่งข้อมูลเข้าฐานข้อมูลฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- ติดตามการไม่อยู่ของหัวหน้าคณะผู้แทนและจัดเตรียมคำตอบอย่างเป็นทางการ
- เป็นผู้นำการประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของ EUR/IO-EX ต่อรัฐสภา
- ทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไซต์ SharePoint และปรับปรุงการเข้าถึง การจัดเก็บเอกสาร และฟังก์ชันการใช้งาน
- ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับการใช้ SharePoint
- จัดการกลุ่มอีเมล Outlook และรายชื่อแจกจ่าย
- ปรับปรุงผังองค์กร รายละเอียดการติดต่อกรณีฉุกเฉิน และแผนผังโทรศัพท์
- ต้อนรับผู้มาติดต่อ รับเรื่องสอบถาม และดูแลทางเข้าสำหรับผู้มาติดต่อของ EX
- ดูแลปฏิทินผู้บริหาร อุปกรณ์สำนักงาน สินค้าคงคลัง ระบบจัดเก็บเอกสาร และฐานข้อมูล
- ติดตามงานภายใน กำหนดเวลา และผลงานที่ต้องส่งมอบ
- แก้ไขปัญหาอุปกรณ์สำนักงานและติดตามการแก้ไข
- จัดการข้อมูลลับ ข้อมูลอ่อนไหว และข้อมูลระบุตัวบุคคลตามขั้นตอนที่กำหนด
- ใช้ขั้นตอนงานธุรการ ระเบียบ แนวทาง และวิจารณญาณทางวิชาชีพอย่างเป็นอิสระ
- ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามที่ได้รับมอบหมาย
คุณสมบัติ
- วุฒิการศึกษาระดับมัธยมศึกษาตอนปลายและประสบการณ์ทำงานสำนักงานอย่างน้อยห้าปีในการสนับสนุนเจ้าหน้าที่ระดับอาวุโส หรือวุฒิการศึกษาสองปีด้านการจัดการสำนักงาน บริหารธุรกิจ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง และประสบการณ์ด้านการจัดการสำนักงานสี่ปี
- ต้องมีใบอนุญาตด้านความมั่นคงระดับ Secret ที่ยังมีผลบังคับใช้
- ต้องผ่านการตรวจสอบประวัติ
- โครงการหรือลูกค้าอาจกำหนดให้มีการตรวจสอบประวัติเพิ่มเติม
- สามารถจัดการหลายงานในสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความเร่งรีบ
- มีความรู้เกี่ยวกับ Microsoft Word, PowerPoint และ Excel อย่างละเอียด
- มีทักษะการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรเป็นเลิศสำหรับการทำงานกับบุคลากรและหน่วยงานรัฐบาลทุกระดับ
- มีทักษะการจัดการที่ดีและใส่ใจในรายละเอียด
- มีความรู้เกี่ยวกับนโยบาย แนวปฏิบัติ และขั้นตอนการทำงานของสำนักงาน
- สามารถจัดการข้อมูลที่เป็นความลับอย่างสูงด้วยดุลยพินิจ
- สามารถทำงานอย่างอิสระและใช้วิจารณญาณที่เหมาะสม
- มีวิจารณญาณในการทำงานอย่างอิสระที่ดีเมื่อต้องค้นคว้าระเบียบและประเมินความสัมพันธ์ของระเบียบเหล่านั้นกับประสิทธิภาพขององค์กร
- หากมีความรู้พื้นฐานด้านบัญชีจะได้รับการพิจารณาเป็นพิเศษ
- มีความสามารถทางร่างกายและจิตใจในการปฏิบัติหน้าที่เป็นเวลานาน
- สามารถใช้คอมพิวเตอร์และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานได้ด้วยความเร็วตามที่ตำแหน่งกำหนด
- สามารถจัดพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิผลและเป็นมืออาชีพ
- สามารถนั่งเป็นเวลานานขณะดูหน้าจอคอมพิวเตอร์
- อาจต้องทำงานตามตารางเวลาที่ยืดหยุ่น รวมถึงวันหยุดนักขัตฤกษ์
- อาจต้องทำงานนอกเวลาทำการปกติ
สวัสดิการ
- สวัสดิการเสริมด้านสุขภาพและสวัสดิการของ SCA
- บริการการแพทย์ทางไกล
- ความคุ้มครองด้านทันตกรรมและสายตา
- โครงการช่วยเหลือพนักงาน
- ประกันชีวิตพื้นฐานและประกันการเสียชีวิตและทุพพลภาพจากอุบัติเหตุที่บริษัทจัดให้
- ทางเลือกประกันชีวิตและประกันการเสียชีวิตและทุพพลภาพจากอุบัติเหตุแบบสมัครใจ
- แผนการออมเพื่อการเกษียณอายุ 401(k) พร้อมเงินสมทบหลังทำงานครบหนึ่งปี
- วันหยุดโดยได้รับค่าจ้าง
- อาจต้องเดินทางเพื่อการพัฒนาธุรกิจหรือวิชาชีพ