Cayuse Holdings об’єднує компанії, що надають ІТ- та інші професійні послуги державним, комерційним клієнтам і клієнтам із числа корінних народів. Її діяльність охоплює управління програмами й проєктами, операції з кібербезпеки та впровадження систем для федеральних, регіональних, місцевих і племінних організацій. Компанія наголошує на тривалих відносинах із клієнтами, відповідальному управлінні та практичних рішеннях для складних операційних середовищ, що робить її цікавою для фахівців, які розглядають кар’єру в консалтингу, технологічних послугах, кібербезпеці та управлінні програмами.
Виконавчий асистент — фронт-офіс EUR-IO/EX, Вашингтон, округ Колумбія
Виконавчий асистент підтримує федеральний фронт-офіс Cayuse Holdings із питань міжнародних справ у Вашингтоні, окрузі Колумбія. Обов’язки включають ведення календарів керівників, координацію поїздок, роботу із секретною інформацією, адміністрування SharePoint, підготовку звітності та забезпечення роботи офісу.
Опис
- Підтримує фронт-офіс EUR-IO/EX, зокрема виконавчого директора, двох заступників виконавчого директора та керівника відділу управління представництвами
- Планує наради, конференції та телеконференції, включно з бронюванням приміщень і логістикою
- Досліджує, маршрутизує, готує та узагальнює кореспонденцію і документи
- Працює з депешами, кореспонденцією, інформаційними матеріалами та службовими записками
- Готує та передає керівникам фронт-офісу папки з інформаційними матеріалами
- Виконує спеціальні доручення та надає змістовну підтримку команді EX
- Веде й оновлює бібліотеку SharePoint із СОП EX та повідомленнями з управління
- Забезпечує заміщення інших виконавчих асистентів
- Створює, редагує, вичитує, друкує, погоджує та веде організаційні схеми, службові записки, СОП, звіти й офісні документи
- Координує конференції та наради
- Координує відрядження керівників, транспорт, державні накази на відрядження, авансові звіти, ваучери на таксі та витрати, що відшкодовуються
- Відстежує та подає дані про робочий час і відвідуваність через системи Державного департаменту
- Підтримує щорічне оцінювання результативності та подання даних до кадрової бази
- Відстежує відсутність керівників дипломатичних місій і готує офіційні відповіді
- Координує підготовку щорічної звітності EUR/IO-EX для Конгресу
- Виступає експертом із сайту SharePoint і покращує його доступність, архівування та функціональність
- Навчає персонал користуватися SharePoint
- Керує групами електронної пошти Outlook і списками розсилки
- Оновлює організаційні схеми, екстрені контактні дані та телефонні схеми
- Вітає гостей, спрямовує запити та забезпечує роботу входу для відвідувачів EX
- Веде календарі керівників, облік офісного приладдя, інвентар, системи зберігання документів і бази даних
- Контролює внутрішні завдання, строки та результати
- Усуває несправності офісного обладнання та контролює їх вирішення
- Працює із секретною, конфіденційною інформацією та персональними даними відповідно до встановлених процедур
- Застосовує канцелярські процедури, нормативи й настанови, використовуючи незалежне професійне судження
- Виконує інші доручені обов’язки
Вимоги
- Диплом про повну загальну середню освіту та щонайменше п’ять років офісного досвіду підтримки керівників вищої ланки або дворічна освіта в галузі офісного менеджменту, ділового адміністрування чи суміжній галузі та чотири роки досвіду управління офісом
- Потрібен чинний допуск Secret
- Необхідно пройти перевірку біографічних даних
- Проєкти або клієнти можуть вимагати додаткових перевірок біографічних даних
- Здатність виконувати кілька завдань у динамічному робочому середовищі
- Ґрунтовне знання Microsoft Word, PowerPoint та Excel
- Відмінні навички усної та письмової комунікації для роботи з персоналом і державними установами всіх рівнів
- Висока організованість і увага до деталей
- Знання офісних правил, практик і процедур
- Здатність конфіденційно працювати з особливо важливою інформацією
- Здатність працювати самостійно та приймати обґрунтовані рішення
- Сильне незалежне судження під час дослідження нормативних вимог і оцінювання їхнього зв’язку з ефективністю організації
- Базові знання бухгалтерського обліку будуть перевагою
- Фізична та розумова здатність виконувати обов’язки протягом тривалого часу
- Здатність користуватися комп’ютерами та офісними інструментами зі швидкістю, необхідною для посади
- Здатність створити продуктивний і професійний робочий простір
- Здатність тривалий час сидіти перед екраном комп’ютера
- Може знадобитися гнучкий графік, зокрема робота у святкові дні
- Може знадобитися робота поза межами звичайного робочого часу
Переваги
- Додаткові пільги SCA на медичне страхування та соціальне забезпечення
- Телемедицина
- Стоматологічне страхування та страхування зору
- Програма допомоги працівникам
- Базове страхування життя та страхування від нещасних випадків і втрати працездатності за рахунок компанії
- Добровільні варіанти страхування життя та страхування від нещасних випадків і втрати працездатності
- Пенсійний план 401(k) із внесками роботодавця після одного року роботи
- Оплачувана відпустка
- Для ділового чи професійного розвитку можуть знадобитися поїздки