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Prime System Solutions
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51 – 200 Empleados
ConsultoríaMarketingSaaS
Prime System Solutions es una empresa de consultoría y tecnología que ayuda a las organizaciones a fortalecer sus capacidades mediante la búsqueda de talento, el desarrollo de software y el análisis de datos con Power BI. Con más de 15 años de experiencia en la gestión de infraestructuras de TI complejas, la empresa desarrolla soluciones a medida diseñadas para mejorar la eficiencia operativa y respaldar los objetivos empresariales a largo plazo. Su trabajo combina el acceso a una reserva global de talento con experiencia tecnológica práctica en consultoría, marketing y necesidades relacionadas con SaaS.
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Empleos de la empresa

Coordinador de Facturación y Asistente Ejecutivo Virtual - Híbrido, Ciudad Quezón

Supervisa la facturación de clientes, los cobros, el seguimiento de pagos, los calendarios ejecutivos y la administración operativa. Este puesto híbrido de tiempo completo brinda apoyo a dos copropietarios en Ciudad Quezón.

PHFilipinasHíbridoTiempo completoIntermedioSeniorIdioma Obligatorio: inglésAsistente ejecutivo

Descripción

  • Crear nuevas cuentas de clientes en el sistema PSA y de facturación después de la conversión de prueba, incluidos los paquetes, las condiciones de pago, los precios, los cargos prorrateados del primer mes y los datos de los socios de referencia.
  • Verificar las configuraciones de las cuentas con las cotizaciones aprobadas antes de emitir la primera factura.
  • Procesar complementos, mejoras, reducciones y cancelaciones autorizados a partir de solicitudes de tickets de servicio.
  • Revisar los lotes de facturas mensuales y anuales, resolver discrepancias o escalar excepciones.
  • Dar seguimiento a los pagos rechazados y fallidos, contactar a los clientes, enviar enlaces seguros para actualizar el pago, reintentar los cargos y registrar los resultados.
  • Dar seguimiento a las renovaciones anuales y contactar a los clientes cuando fallen los pagos de renovación.
  • Registrar correctamente los pagos mediante cheque y ACH.
  • Gestionar los saldos vencidos de acuerdo con los guiones aprobados y los calendarios de cobro.
  • Atender consultas de facturación de clientes y socios por correo electrónico, teléfono y canales de tickets.
  • Escalar disputas de facturación, solicitudes de reembolso y otros asuntos que requieran autorización de los propietarios.
  • Mantener actualizados los datos de identificación de los socios para la asignación de comisiones.
  • Preparar estados mensuales de comisiones de socios e informes de facturación.
  • Coordinar los calendarios de ambos copropietarios y organizar reuniones.
  • Revisar las bandejas de entrada, priorizar mensajes y preparar respuestas habituales.
  • Participar en reuniones internas como responsable de tomar notas, registrando decisiones, tareas y fechas límite.
  • Actualizar el registro semanal compartido de acciones y dar seguimiento a las tareas pendientes.
  • Preparar agendas de reuniones y recopilar documentos e información relevantes.
  • Crear, revisar y dar formato a documentos, hojas de cálculo y presentaciones en Microsoft 365.
  • Organizar sitios de SharePoint y estructuras de carpetas compartidas.
  • Actualizar registros de proveedores, contratos, renovaciones, suscripciones de software y licencias.
  • Mantener actualizados los registros del CRM y realizar investigaciones básicas.
  • Ayudar con la programación aprobada de redes sociales y la coordinación de eventos o seminarios web.
  • Coordinarse con proveedores y organizar facturas y recibos para la contabilidad.
  • Crear documentación de procesos y listas de verificación sencillas.
  • Coordinarse con ambos copropietarios mediante una lista compartida de prioridades y resolver prioridades contrapuestas mediante aclaraciones.

Requisitos

  • Al menos tres años de experiencia en facturación, cuentas por cobrar, apoyo contable o una función relacionada, además de experiencia asistiendo a ejecutivos o propietarios de empresas con sede en Estados Unidos como asistente ejecutivo o asistente virtual.
  • Experiencia práctica con plataformas de facturación, PSA o contabilidad como HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks o sistemas comparables.
  • Experiencia con procesadores de pagos en línea.
  • Sólidos conocimientos de Microsoft 365, especialmente Outlook, Teams, Word, Excel y SharePoint.
  • Se valorará la experiencia con GoHighLevel, HubSpot u otro CRM.
  • Se valorará la experiencia en TI, servicios gestionados o SaaS.
  • Excelente nivel de inglés escrito y hablado, con confianza para tratar directamente las cuentas de clientes con clientes con sede en Estados Unidos.
  • Gran atención al detalle y comodidad al trabajar con números y datos financieros.
  • Gran capacidad de organización, fiabilidad y seguimiento constante.
  • Capacidad para equilibrar prioridades contrapuestas y reconocer cuándo es necesario escalar un asunto.
  • Discreción profesional y confiabilidad al manejar información confidencial de clientes, finanzas, empleados y la empresa.
  • Disponibilidad y disposición para trabajar a tiempo completo durante el horario laboral de la hora central de Estados Unidos, incluidas las horas principales de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. CT.
  • Completar una verificación de antecedentes antes de la etapa de oferta.

Beneficios

  • Ubicación de la oficina con acceso conveniente al transporte público, restaurantes y establecimientos cercanos.
  • Lugar de trabajo moderno y totalmente equipado, con comodidades contemporáneas.
  • Permiso remunerado a partir de la regularización.
  • Cobertura HMO y atención médica más amplia a partir de la regularización.
  • Beneficios legales, incluidos SSS, PhilHealth y Pag-IBIG.
  • Cultura laboral colaborativa y agradable.
  • Empleo a tiempo completo con las contribuciones y prestaciones exigidas por el Gobierno.
  • La verificación de antecedentes está incluida en el proceso de contratación.

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