Prime System Solutions to firma konsultingowo-technologiczna, która pomaga organizacjom wzmacniać ich możliwości poprzez pozyskiwanie talentów, tworzenie oprogramowania i analizę danych z wykorzystaniem Power BI. Korzystając z ponad 15 lat doświadczenia w zarządzaniu złożonymi infrastrukturami IT, firma opracowuje dopasowane rozwiązania mające na celu poprawę efektywności operacyjnej i wsparcie długoterminowych celów biznesowych. Jej działalność łączy dostęp do globalnej puli talentów z praktyczną wiedzą technologiczną w obszarach konsultingu, marketingu i potrzeb związanych z SaaS.
Koordynator ds. rozliczeń i wirtualny asystent kadry zarządzającej — praca hybrydowa, Quezon City
Koordynowanie rozliczeń klientów, windykacji, monitów płatniczych, kalendarzy kadry zarządzającej i administracji operacyjnej. Pełny etat w modelu hybrydowym ze wsparciem dwóch współwłaścicieli w Quezon City.
Opis
- Tworzenie nowych kont klientów w systemie PSA i rozliczeniowym po konwersji wersji próbnej, w tym pakietów, warunków płatności, cen, proporcjonalnych opłat za pierwszy miesiąc oraz danych partnera polecającego.
- Weryfikowanie konfiguracji kont na podstawie zatwierdzonych ofert przed wystawieniem pierwszej faktury.
- Przetwarzanie autoryzowanych dodatków, podwyższeń i obniżeń pakietów oraz anulowań na podstawie zgłoszeń serwisowych.
- Przeglądanie miesięcznych i rocznych partii faktur, wyjaśnianie rozbieżności lub eskalowanie wyjątków.
- Monitorowanie odrzuconych i nieudanych płatności, kontaktowanie się z klientami, wysyłanie bezpiecznych linków do aktualizacji danych płatniczych, ponawianie obciążeń i rejestrowanie wyników.
- Monitorowanie rocznych odnowień i kontaktowanie się z klientami w przypadku nieudanych płatności odnowieniowych.
- Dokładne księgowanie płatności czekiem i przez ACH.
- Dochodzenie zaległych należności zgodnie z zatwierdzonymi skryptami i harmonogramami windykacji.
- Obsługa zapytań klientów i partnerów dotyczących rozliczeń przez e-mail, telefon i system zgłoszeń.
- Eskalowanie sporów dotyczących faktur, próśb o zwrot środków i innych spraw wymagających zgody właściciela.
- Dbanie o poprawność danych identyfikacyjnych partnerów na potrzeby naliczania prowizji.
- Sporządzanie miesięcznych zestawień prowizji partnerskich i raportów rozliczeniowych.
- Koordynowanie kalendarzy obu współwłaścicieli i organizowanie spotkań.
- Przeglądanie przychodzących skrzynek pocztowych, ustalanie priorytetów i przygotowywanie standardowych odpowiedzi.
- Udział w spotkaniach wewnętrznych w roli osoby sporządzającej notatki, z rejestrowaniem decyzji, zadań i terminów.
- Aktualizowanie wspólnego tygodniowego rejestru zadań i monitorowanie nierozwiązanych spraw.
- Przygotowywanie agend spotkań oraz kompletowanie odpowiednich dokumentów i informacji.
- Tworzenie, redagowanie i formatowanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji w Microsoft 365.
- Organizowanie witryn SharePoint i struktur folderów współdzielonych.
- Aktualizowanie rejestrów dostawców, umów, odnowień, subskrypcji oprogramowania i licencji.
- Dbanie o aktualność danych w CRM i prowadzenie podstawowego researchu.
- Pomoc w zatwierdzonym planowaniu publikacji w mediach społecznościowych oraz koordynacji wydarzeń i webinarów.
- Kontaktowanie się z dostawcami i porządkowanie faktur oraz rachunków na potrzeby księgowości.
- Tworzenie przejrzystej dokumentacji procesów i list kontrolnych.
- Koordynowanie pracy z obojgiem współwłaścicieli za pomocą wspólnej listy priorytetów oraz wyjaśnianie kolidujących priorytetów.
Wymagania
- Co najmniej trzy lata doświadczenia w rozliczeniach, należnościach, wsparciu księgowości lub pokrewnej funkcji, a także doświadczenie we wspieraniu kadry zarządzającej lub właścicieli firm z USA jako asystent wykonawczy lub wirtualny.
- Praktyczne doświadczenie z platformami rozliczeniowymi, PSA lub księgowymi, takimi jak HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks lub porównywalnymi systemami.
- Doświadczenie w korzystaniu z internetowych operatorów płatności.
- Bardzo dobra znajomość Microsoft 365, szczególnie Outlook, Teams, Word, Excel i SharePoint.
- Doświadczenie z GoHighLevel, HubSpot lub innym systemem CRM będzie dodatkowym atutem.
- Doświadczenie w IT, usługach zarządzanych lub SaaS będzie dodatkowym atutem.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz pewność w bezpośrednim omawianiu kont klientów z klientami z USA.
- Duża dbałość o szczegóły i swoboda w pracy z liczbami oraz danymi finansowymi.
- Bardzo dobra organizacja pracy, rzetelność i konsekwentne doprowadzanie zadań do końca.
- Umiejętność równoważenia konkurujących priorytetów i rozpoznawania, kiedy potrzebna jest eskalacja.
- Dyskrecja zawodowa i zaufanie w pracy z poufnymi informacjami dotyczącymi klientów, finansów, pracowników i firmy.
- Dyspozycyjność i gotowość do pracy na pełny etat w godzinach pracy według czasu centralnego USA, w tym w głównych godzinach od 8:00 do 17:00 CT.
- Ukończenie weryfikacji przeszłości przed etapem przedstawienia oferty.
Benefity
- Lokalizacja biura z dogodnym dostępem do transportu publicznego, lokali gastronomicznych i okolicznych punktów usługowych.
- Nowoczesne, w pełni wyposażone miejsce pracy ze współczesnymi udogodnieniami.
- Płatny urlop od momentu uzyskania stałego zatrudnienia.
- HMO i szersza opieka zdrowotna po uzyskaniu stałego zatrudnienia.
- Świadczenia ustawowe, w tym SSS, PhilHealth i Pag-IBIG.
- Współpracująca i przyjemna kultura pracy.
- Pełne zatrudnienie z wymaganymi prawem składkami i świadczeniami.
- Weryfikacja przeszłości jest częścią procesu rekrutacji.