Prime System Solutions ir konsultāciju un tehnoloģiju uzņēmums, kas palīdz organizācijām stiprināt savas iespējas, piesaistot talantus, izstrādājot programmatūru un veicot datu analīzi ar Power BI. Balstoties uz vairāk nekā 15 gadu pieredzi sarežģītas IT infrastruktūras pārvaldībā, uzņēmums izstrādā pielāgotus risinājumus, lai uzlabotu darbības efektivitāti un atbalstītu ilgtermiņa biznesa mērķus. Tā darbā apvienotas globālā talantu loka sniegtās iespējas ar praktiskām tehnoloģiju zināšanām konsultāciju, mārketinga un ar SaaS saistīto vajadzību jomā.
Norēķinu koordinators un vadības virtuālais asistents – hibrīddarbs, Kesonas pilsēta
Pārraudzīsiet klientu norēķinus, parādu piedziņu, maksājumu kontroli, vadītāju kalendārus un administratīvos procesus. Šis pilnas slodzes hibrīdais amats atbalsta divus Kesonas pilsētas līdzīpašniekus.
Apraksts
- Pēc izmēģinājuma perioda pārveides izveidojiet jaunus klientu kontus PSA un norēķinu sistēmā, iekļaujot pakalpojumu paketes, maksājumu nosacījumus, cenas, proporcionāli aprēķinātas pirmā mēneša maksas un ieteikuma partnera datus.
- Pirms pirmā rēķina izrakstīšanas salīdziniet konta konfigurācijas ar apstiprinātajiem piedāvājumiem.
- Apstrādājiet autorizētus papildpakalpojumus, jauninājumus, pazeminājumus un atcelšanas, kas saņemti pakalpojumu pieteikumos.
- Pārskatiet mēneša un gada rēķinu paketes, novērsiet neatbilstības vai eskalējiet izņēmumus.
- Sekojiet noraidītiem un neveiksmīgiem maksājumiem, sazinieties ar klientiem, nosūtiet drošas maksājumu datu atjaunināšanas saites, atkārtojiet maksājumu mēģinājumus un reģistrējiet rezultātus.
- Sekojiet gada atjaunošanām un sazinieties ar klientiem, ja atjaunošanas maksājumi neizdodas.
- Precīzi iegrāmatojiet čeku un ACH maksājumus.
- Veiciet kavēto maksājumu piedziņu saskaņā ar apstiprinātajiem skriptiem un piedziņas grafikiem.
- Atbildiet uz klientu un partneru jautājumiem par norēķiniem, izmantojot e-pastu, tālruni un pieteikumu kanālus.
- Eskalējiet norēķinu strīdus, atmaksas pieprasījumus un citus jautājumus, kuriem nepieciešams īpašnieka apstiprinājums.
- Nodrošiniet precīzus partneru identifikācijas datus komisiju sadalei.
- Sagatavojiet ikmēneša partneru komisiju pārskatus un norēķinu atskaites.
- Koordinējiet abu līdzīpašnieku kalendārus un organizējiet sanāksmes.
- Pārskatiet ienākošās pastkastes, nosakiet ziņojumu prioritātes un sagatavojiet standarta atbildes.
- Piedalieties iekšējās sanāksmēs kā protokolētājs, fiksējot lēmumus, veicamos darbus un termiņus.
- Atjauniniet kopīgo nedēļas uzdevumu uzskaiti un sekojiet neatrisinātajiem uzdevumiem.
- Izveidojiet sanāksmju darba kārtības un apkopojiet attiecīgos dokumentus un informāciju.
- Izveidojiet, pārskatiet un formatējiet dokumentus, izklājlapas un prezentācijas Microsoft 365 vidē.
- Organizējiet SharePoint vietnes un koplietojamo mapju struktūras.
- Atjauniniet uzskaites tabulas par piegādātājiem, līgumiem, atjaunošanām, programmatūras abonementiem un licencēm.
- Uzturiet aktuālus CRM ierakstus un veiciet pamata izpēti.
- Palīdziet plānot apstiprinātus sociālo mediju ierakstus un koordinēt pasākumus vai tīmekļseminārus.
- Sazinieties ar piegādātājiem un kārtojiet grāmatvedībai paredzētos rēķinus un čekus.
- Izveidojiet vienkāršu procesu dokumentāciju un kontrolsarakstus.
- Koordinējiet darbu ar abiem līdzīpašniekiem, izmantojot kopīgu prioritāšu sarakstu, un precizējot atrisiniet konkurējošas prioritātes.
Prasības
- Vismaz trīs gadu pieredze norēķinu, debitoru parādu, grāmatvedības atbalsta vai līdzīgā jomā, kā arī pieredze ASV vadītāju vai uzņēmumu īpašnieku atbalstīšanā vadības asistenta vai virtuālā asistenta amatā.
- Praktiska pieredze ar norēķinu, PSA vai grāmatvedības platformām, piemēram, HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks vai līdzīgām sistēmām.
- Pieredze darbā ar tiešsaistes maksājumu apstrādes pakalpojumiem.
- Spēcīgas Microsoft 365 prasmes, īpaši darbā ar Outlook, Teams, Word, Excel un SharePoint.
- GoHighLevel, HubSpot vai citas CRM sistēmas lietošanas pieredze tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Pieredze IT, pārvaldīto pakalpojumu vai SaaS jomā tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Teicamas rakstiskās un mutiskās angļu valodas zināšanas un pārliecība tieši pārrunāt klientu kontus ar ASV klientiem.
- Augsta uzmanība detaļām un komforts, strādājot ar skaitļiem un finanšu datiem.
- Spēcīgas organizatoriskās prasmes, uzticamība un konsekventa uzdevumu izpilde.
- Spēja līdzsvarot konkurējošas prioritātes un atpazīt, kad nepieciešama eskalācija.
- Profesionāla diskrētība un uzticamība, apstrādājot konfidenciālu klientu, finanšu, darbinieku un uzņēmuma informāciju.
- Pieejamība un gatavība strādāt pilnu slodzi pēc ASV centrālā laika joslas darba laika, tostarp pamatlaikā no plkst. 8.00 līdz 17.00 CT.
- Fona pārbaudes pabeigšana pirms darba piedāvājuma posma.
Priekšrocības
- Birojs atrodas ērtā vietā ar ērtu piekļuvi sabiedriskajam transportam, ēdināšanas vietām un tuvumā esošajiem pakalpojumiem.
- Mūsdienīga, pilnībā aprīkota darba vieta ar mūsdienīgām ērtībām.
- Apmaksāts atvaļinājums tiek piešķirts pēc pastāvīga darba statusa iegūšanas.
- HMO un plašāks veselības aprūpes segums tiek nodrošināts pēc pastāvīga darba statusa iegūšanas.
- Likumā noteiktie labumi, tostarp SSS, PhilHealth un Pag-IBIG.
- Sadarbīga un patīkama darba kultūra.
- Pilnas slodzes nodarbinātība ar valdības noteiktajām iemaksām un labumiem.
- Fona pārbaude ir iekļauta darbā pieņemšanas procesā.