청구 코디네이터 및 임원 가상 비서—하이브리드 근무, 케손시티
고객 청구, 추심, 결제 후속 조치, 임원 일정 관리와 운영 행정을 담당합니다. 케손시티에서 두 공동 소유자를 지원하는 풀타임 하이브리드 근무 직무입니다.
설명
- 트라이얼 전환 후 PSA 및 청구 시스템에 신규 고객 계정을 생성하고 패키지, 결제 조건, 가격, 첫 달 일할 청구액과 추천 파트너 정보를 등록합니다.
- 첫 번째 청구서를 발행하기 전에 승인된 견적과 계정 설정을 교차 확인합니다.
- 서비스 티켓 요청에 따라 승인된 추가 기능, 업그레이드, 다운그레이드 및 취소를 처리합니다.
- 월별 및 연간 청구서 배치를 검토하고 불일치를 해결하거나 예외 사항을 에스컬레이션합니다.
- 거부되거나 실패한 결제를 추적하고 고객에게 연락하며 안전한 결제 정보 업데이트 링크를 보내고 청구를 재시도한 뒤 결과를 기록합니다.
- 연간 갱신을 추적하고 갱신 결제가 실패하면 후속 조치를 진행합니다.
- 수표 및 ACH 결제를 정확하게 입력합니다.
- 승인된 스크립트와 추심 일정에 따라 연체 잔액을 관리합니다.
- 이메일, 전화 및 티켓 채널을 통해 고객과 파트너의 청구 문의를 처리합니다.
- 소유자의 승인이 필요한 청구 분쟁, 환불 요청 및 기타 사안을 에스컬레이션합니다.
- 커미션 배분을 위해 파트너 식별 정보를 정확하게 유지합니다.
- 월별 파트너 커미션 명세서와 청구 보고서를 작성합니다.
- 두 공동 소유자의 일정을 조율하고 회의를 준비합니다.
- 수신함을 검토하고 메시지 우선순위를 정하며 정기 답변을 준비합니다.
- 내부 회의에 기록 담당자로 참여하여 결정 사항, 실행 항목 및 기한을 기록합니다.
- 공유 주간 실행 추적표를 업데이트하고 미해결 업무를 후속 조치합니다.
- 회의 안건을 작성하고 관련 문서와 정보를 정리합니다.
- Microsoft 365에서 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션을 작성, 수정 및 서식 지정합니다.
- SharePoint 사이트와 공유 폴더 구조를 정리합니다.
- 공급업체, 계약, 갱신, 소프트웨어 구독 및 라이선스를 다루는 추적표를 업데이트합니다.
- CRM 기록을 최신 상태로 유지하고 기본적인 조사를 수행합니다.
- 승인된 소셜 미디어 일정 관리와 이벤트 또는 웨비나 조정을 지원합니다.
- 공급업체와 연락하고 회계 처리를 위해 청구서와 영수증을 정리합니다.
- 간단한 프로세스 문서와 체크리스트를 작성합니다.
- 공유 우선순위 목록을 통해 두 공동 소유자와 조율하고 확인을 통해 서로 충돌하는 우선순위를 해결합니다.
지원 자격
- 청구, 미수금, 회계 지원 또는 관련 업무에서 최소 3년의 경력이 있으며, 임원 비서 또는 가상 비서로서 미국 기반 임원이나 사업주를 지원한 경험이 있어야 합니다.
- HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks와 같은 청구, PSA 또는 회계 플랫폼이나 이에 준하는 시스템의 실무 경험이 있어야 합니다.
- 온라인 결제 처리 서비스를 사용한 경험이 있어야 합니다.
- Microsoft 365, 특히 Outlook, Teams, Word, Excel 및 SharePoint를 능숙하게 사용할 수 있어야 합니다.
- GoHighLevel, HubSpot 또는 다른 CRM 사용 경험이 있으면 우대합니다.
- IT, 매니지드 서비스 또는 SaaS 경험이 있으면 우대합니다.
- 뛰어난 영어 작문 및 구사 능력이 있고 미국 기반 고객과 고객 계정에 대해 직접 논의할 수 있어야 합니다.
- 세부 사항에 주의를 기울이고 숫자와 재무 데이터를 다루는 데 익숙해야 합니다.
- 조직력과 신뢰성이 높고 지속적으로 후속 조치를 수행할 수 있어야 합니다.
- 상충하는 우선순위의 균형을 맞추고 언제 에스컬레이션이 필요한지 판단할 수 있어야 합니다.
- 기밀 고객, 재무, 직원 및 회사 정보를 다룰 때 전문적인 신중함과 신뢰성을 갖추어야 합니다.
- 미국 중부시간 기준 오전 8시부터 오후 5시까지의 핵심 근무 시간을 포함하여 미국 중부시간 영업시간에 풀타임으로 근무할 수 있고 근무 의지가 있어야 합니다.
- 채용 제안 단계 전에 신원 조회를 완료해야 합니다.
복리후생
- 대중교통, 식당 및 인근 시설을 편리하게 이용할 수 있는 사무실 위치.
- 현대적이고 장비가 완비된 업무 공간과 최신 편의시설.
- 정규직 전환 후 유급 휴가 제공.
- 정규직 전환 후 HMO 및 광범위한 의료 보장 제공.
- SSS, PhilHealth 및 Pag-IBIG를 포함한 법정 복리후생.
- 협력적이고 즐거운 직장 문화.
- 정부가 요구하는 납부금과 복리후생이 포함된 풀타임 고용.
- 채용 절차에 신원 조회 포함.