Prime System Solutions je konzultační a technologická společnost, která pomáhá organizacím posilovat jejich schopnosti prostřednictvím vyhledávání talentů, vývoje softwaru a analýzy dat v Power BI. Díky více než 15 letům zkušeností se správou komplexních IT infrastruktur vyvíjí společnost řešení na míru, jejichž cílem je zvyšovat provozní efektivitu a podporovat dlouhodobé obchodní cíle. Její práce spojuje přístup ke globální skupině talentů s praktickými technologickými znalostmi v oblasti poradenství, marketingu a potřeb souvisejících se SaaS.
Koordinátor fakturace a virtuální asistent vedení — hybridní práce, Quezon City
Koordinace fakturace zákazníků, vymáhání plateb, upomínek, kalendářů vedení a provozní administrativy. Práce na plný úvazek v hybridním režimu s podporou dvou spolumajitelů v Quezon City.
Popis
- Vytvářet nové zákaznické účty v PSA a fakturačním systému po převodu zkušebního období, včetně balíčků, platebních podmínek, cen, poměrných poplatků za první měsíc a údajů o doporučujícím partnerovi.
- Kontrolovat konfiguraci účtů podle schválených nabídek před vystavením první faktury.
- Zpracovávat schválené doplňky, upgrady, downgradování a zrušení na základě požadavků v servisních tiketech.
- Kontrolovat měsíční a roční dávky faktur, řešit nesrovnalosti nebo eskalovat výjimky.
- Sledovat odmítnuté a neúspěšné platby, kontaktovat zákazníky, zasílat zabezpečené odkazy pro aktualizaci platebních údajů, opakovat stržení platby a zaznamenávat výsledky.
- Sledovat roční obnovení a kontaktovat zákazníky, pokud platba za obnovení selže.
- Přesně účtovat platby šekem a prostřednictvím ACH.
- Vymáhat pohledávky po splatnosti podle schválených scénářů a harmonogramů vymáhání.
- Vyřizovat dotazy zákazníků a partnerů týkající se fakturace e-mailem, telefonicky a prostřednictvím systému tiketů.
- Eskalovat spory ohledně faktur, žádosti o vrácení peněz a další záležitosti vyžadující schválení vlastníka.
- Udržovat přesnost identifikačních údajů partnerů pro přidělování provizí.
- Sestavovat měsíční výkazy partnerských provizí a fakturační reporty.
- Koordinovat kalendáře obou spolumajitelů a organizovat schůzky.
- Kontrolovat příchozí schránky, určovat priority a připravovat běžné odpovědi.
- Účastnit se interních schůzek jako zapisovatel, zaznamenávat rozhodnutí, úkoly a termíny.
- Aktualizovat sdílený týdenní přehled úkolů a sledovat nevyřešené úkoly.
- Připravovat programy schůzek a shromažďovat relevantní dokumenty a informace.
- Vytvářet, upravovat a formátovat dokumenty, tabulky a prezentace v Microsoft 365.
- Organizovat weby SharePoint a struktury sdílených složek.
- Aktualizovat přehledy dodavatelů, smluv, obnovení, softwarových předplatných a licencí.
- Udržovat aktuální záznamy v CRM a provádět základní průzkum.
- Pomáhat se schváleným plánováním příspěvků na sociálních sítích a s koordinací akcí nebo webinářů.
- Komunikovat s dodavateli a organizovat faktury a účtenky pro účetnictví.
- Vytvářet srozumitelnou procesní dokumentaci a kontrolní seznamy.
- Koordinovat práci s oběma spolumajiteli prostřednictvím společného seznamu priorit a řešit konkurenční priority upřesněním.
Požadavky
- Nejméně tři roky zkušeností s fakturací, pohledávkami, podporou účetnictví nebo související funkcí a také zkušenost s podporou vedoucích pracovníků či majitelů firem z USA jako výkonný nebo virtuální asistent.
- Praktická zkušenost s fakturačními, PSA nebo účetními platformami, jako jsou HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks nebo srovnatelné systémy.
- Zkušenost s používáním online zpracovatelů plateb.
- Pokročilá znalost Microsoft 365, zejména Outlooku, Teams, Wordu, Excelu a SharePointu.
- Zkušenost s GoHighLevel, HubSpotem nebo jiným CRM je výhodou.
- Zkušenost v oblasti IT, řízených služeb nebo SaaS je výhodou.
- Výborná psaná i mluvená angličtina a jistota při přímém projednávání zákaznických účtů s klienty z USA.
- Velký smysl pro detail a komfort při práci s čísly a finančními údaji.
- Výborné organizační schopnosti, spolehlivost a důsledné dokončování úkolů.
- Schopnost vyvažovat konkurenční priority a rozpoznat, kdy je nutná eskalace.
- Profesionalita, diskrétnost a důvěryhodnost při práci s důvěrnými informacemi o zákaznících, financích, zaměstnancích a společnosti.
- Dostupnost a ochota pracovat na plný úvazek během pracovní doby podle centrálního času USA, včetně hlavních hodin od 8:00 do 17:00 CT.
- Absolvování prověrky před fází nabídky.
Benefity
- Kancelář s pohodlným přístupem k veřejné dopravě, restauracím a okolním provozovnám.
- Moderní, plně vybavené pracoviště se současným vybavením.
- Placené volno od získání pravidelného pracovního poměru.
- HMO a širší zdravotní péče po získání pravidelného pracovního poměru.
- Zákonné benefity včetně SSS, PhilHealth a Pag-IBIG.
- Spolupracující a příjemná pracovní kultura.
- Práce na plný úvazek s povinnými odvody a benefity stanovenými státem.
- Prověrka je součástí náborového procesu.