Prime System Solutions, yetenek bulma, yazılım geliştirme ve Power BI ile veri analitiği alanlarında sunduğu hizmetlerle kuruluşların yetkinliklerini güçlendirmesine yardımcı olan bir danışmanlık ve teknoloji şirketidir. Şirket, karmaşık BT altyapılarını yönetme konusundaki 15 yılı aşkın deneyiminden yararlanarak operasyonel verimliliği artırmak ve uzun vadeli iş hedeflerini desteklemek üzere tasarlanmış, ihtiyaca özel çözümler geliştirir. Çalışmaları, danışmanlık, pazarlama ve SaaS ile ilgili ihtiyaçlar genelinde küresel yetenek havuzuna erişimi pratik teknoloji uzmanlığıyla bir araya getirir.
Faturalama Koordinatörü ve Yönetici Sanal Asistanı - Hibrit, Quezon City
Müşteri faturalamasını, tahsilatları, ödeme takiplerini, yönetici takvimlerini ve operasyonel idareyi yürütün. Bu tam zamanlı hibrit rol, Quezon City'de iki şirket ortağına destek olur.
Açıklama
- Deneme sürecinin dönüşümünden sonra PSA ve faturalama sisteminde; paketler, ödeme koşulları, fiyatlandırma, ilk ay için orantılı ücretler ve yönlendiren iş ortağı bilgileri dahil olmak üzere yeni müşteri hesapları oluşturun.
- İlk faturayı düzenlemeden önce hesap yapılandırmalarını onaylanmış teklifler ile karşılaştırarak kontrol edin.
- Hizmet taleplerinden gelen yetkilendirilmiş eklenti, yükseltme, düşürme ve iptal işlemlerini gerçekleştirin.
- Aylık ve yıllık fatura gruplarını inceleyin, tutarsızlıkları çözün veya istisnaları ilgili kişilere iletin.
- Reddedilen ve başarısız ödemeleri takip edin, müşterilerle iletişime geçin, güvenli ödeme güncelleme bağlantıları gönderin, ücretleri yeniden deneyin ve sonuçları kaydedin.
- Yıllık yenilemeleri takip edin ve yenileme ödemeleri başarısız olduğunda takip iletişimi yapın.
- Çek ve ACH ödemelerini doğru şekilde sisteme işleyin.
- Onaylanmış metinler ve tahsilat takvimlerine uygun olarak vadesi geçmiş bakiyeleri tahsil etmeye çalışın.
- Müşteri ve iş ortağı faturalama sorularını e-posta, telefon ve bilet sistemleri üzerinden yanıtlayın.
- Şirket ortağının onayını gerektiren faturalama itirazlarını, geri ödeme taleplerini ve diğer konuları ilgili kişiye iletin.
- Komisyon tahsisi için iş ortağı kimlik bilgilerinin doğruluğunu koruyun.
- Aylık iş ortağı komisyon ekstrelerini ve faturalama raporlarını hazırlayın.
- Her iki şirket ortağının takvimlerini koordine edin ve toplantılar düzenleyin.
- Gelen kutularını inceleyin, mesajları önceliklendirin ve rutin yanıtlar hazırlayın.
- Kararları, aksiyon maddelerini ve son tarihleri kaydeden toplantı notlarını tutmak üzere iç toplantılara katılın.
- Ortak haftalık aksiyon takip tablosunu güncelleyin ve sonuçlanmamış görevlerin takibini yapın.
- Toplantı gündemleri oluşturun ve ilgili belge ile bilgileri derleyin.
- Microsoft 365'te belgeler, elektronik tablolar ve sunumlar oluşturun, düzenleyin ve biçimlendirin.
- SharePoint sitelerini ve paylaşılan klasör yapılarını düzenleyin.
- Tedarikçileri, sözleşmeleri, yenilemeleri, yazılım aboneliklerini ve lisansları kapsayan takip tablolarını güncelleyin.
- CRM kayıtlarını güncel tutun ve temel araştırmalar yapın.
- Onaylanmış sosyal medya planlamasına ve etkinlik ya da web semineri koordinasyonuna yardımcı olun.
- Tedarikçilerle iletişim kurun ve muhasebe kayıtları için faturaları ve makbuzları düzenleyin.
- Anlaşılır süreç dokümantasyonları ve kontrol listeleri oluşturun.
- Her iki şirket ortağıyla ortak öncelik listesi üzerinden koordinasyon sağlayın ve çakışan öncelikleri netleştirme yoluyla çözün.
Gereksinimler
- Faturalama, alacak hesapları, muhasebe desteği veya ilgili bir alanda en az üç yıl deneyim ve Yönetici Asistanı ya da Sanal Asistan olarak ABD merkezli yöneticilere veya şirket sahiplerine destek deneyimi.
- HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks veya benzeri faturalama, PSA ya da muhasebe platformlarıyla uygulamalı deneyim.
- Çevrim içi ödeme işlemcilerini kullanma deneyimi.
- Özellikle Outlook, Teams, Word, Excel ve SharePoint olmak üzere Microsoft 365'e ileri düzeyde hâkimiyet.
- GoHighLevel, HubSpot veya başka bir CRM deneyimi tercih sebebidir.
- BT, yönetilen hizmetler veya SaaS alanında deneyim tercih sebebidir.
- ABD merkezli müşterilerle müşteri hesaplarını doğrudan görüşme konusunda özgüvenli, yazılı ve sözlü İngilizcesi mükemmel olmak.
- Yüksek düzeyde ayrıntı dikkati ve sayılarla ve finansal verilerle çalışma rahatlığı.
- Güçlü organizasyon becerisi, güvenilirlik ve işleri tutarlı biçimde takip etme.
- Çakışan öncelikleri dengeleme ve ne zaman üst mercilere iletim gerektiğini fark etme becerisi.
- Gizli müşteri, finans, çalışan ve şirket bilgilerini işlerken profesyonel takdir ve güvenilirlik.
- Merkezi ABD Saati iş saatlerinde, 08.00-17.00 CT arasındaki temel saatler dahil olmak üzere tam zamanlı çalışmaya uygunluk ve isteklilik.
- Teklif aşamasından önce geçmiş kontrolünü tamamlama.
Yan Haklar
- Toplu taşımaya, restoranlara ve yakındaki işletmelere kolay erişim sağlayan ofis konumu.
- Çağdaş olanaklarla donatılmış modern ve tamamen ekipmanlı çalışma alanı.
- Kadrolu statüye geçişten itibaren ücretli izin.
- Kadrolu statüye geçişten itibaren HMO ve kapsamlı sağlık hizmetleri.
- SSS, PhilHealth ve Pag-IBIG dahil yasal haklar.
- İş birliğine dayalı ve keyifli çalışma kültürü.
- Devletçe zorunlu katkı payları ve yan haklarla tam zamanlı istihdam.
- İşe alım sürecine dahil geçmiş taraması.