A Prime System Solutions tanácsadó és technológiai vállalat, amely tehetségek felkutatásával, szoftverfejlesztéssel és Power BI-alapú adatelemzéssel segíti a szervezetek képességeinek megerősítését. A vállalat több mint 15 évnyi, összetett IT-infrastruktúrák kezelésében szerzett tapasztalatára támaszkodva személyre szabott megoldásokat fejleszt, amelyek javítják a működési hatékonyságot és támogatják a hosszú távú üzleti célokat. Munkája a globális tehetségbázishoz való hozzáférést gyakorlati technológiai szakértelemmel ötvözi a tanácsadási, marketing- és SaaS-szel kapcsolatos igények terén.
Számlázási koordinátor és vezetői virtuális asszisztens - hibrid, Quezon City
Felügyeli az ügyfélszámlázást, a kintlévőségek behajtását, a fizetések nyomon követését, a vezetői naptárakat és az operatív adminisztrációt. Ez a teljes munkaidős, hibrid munkakör Quezon Cityben két társtulajdonos munkáját támogatja.
Leírás
- A próbaidőszak sikeres lezárása után hozzon létre új ügyfélfiókokat a PSA- és számlázási rendszerben, beleértve a csomagokat, fizetési feltételeket, árakat, az első hónap időarányos díjait és az ajánló partner adatait.
- Az első számla kiállítása előtt ellenőrizze a fiókbeállításokat a jóváhagyott árajánlatokkal összevetve.
- Hajtsa végre a szolgáltatási jegyekben érkező, engedélyezett kiegészítéseket, csomagváltásokat, csökkentéseket és lemondásokat.
- Vizsgálja felül a havi és éves számlakötegeket, oldja meg az eltéréseket, vagy továbbítsa a kivételeket.
- Kövesse nyomon az elutasított és sikertelen fizetéseket, lépjen kapcsolatba az ügyfelekkel, küldjön biztonságos fizetésiadat-frissítési hivatkozásokat, indítsa újra a terheléseket, és rögzítse az eredményeket.
- Kövesse nyomon az éves megújításokat, és keresse meg az ügyfeleket, ha a megújítási fizetések sikertelenek.
- Rögzítse pontosan a csekkes és ACH-fizetéseket.
- A jóváhagyott szkriptek és behajtási ütemezések szerint járjon el a lejárt tartozások behajtása érdekében.
- Kezelje az ügyfelek és partnerek számlázással kapcsolatos megkereséseit e-mailben, telefonon és jegykezelő csatornákon.
- Továbbítsa a számlázási vitákat, visszatérítési kérelmeket és minden olyan ügyet, amelyhez a tulajdonos jóváhagyása szükséges.
- Tartsa pontosan nyilván a partnerazonosító adatokat a jutalékok kiosztásához.
- Állítsa össze a havi partneri jutalékelszámolásokat és számlázási jelentéseket.
- Koordinálja mindkét társtulajdonos naptárát, és szervezze meg a megbeszéléseket.
- Tekintse át a beérkező postafiókokat, rangsorolja az üzeneteket, és készítsen rutinválaszokat.
- Vegyen részt a belső megbeszéléseken jegyzetelőként, rögzítve a döntéseket, feladatokat és határidőket.
- Frissítse a közös heti feladatkövetőt, és kövesse nyomon a lezáratlan feladatokat.
- Készítsen megbeszélési napirendeket, és gyűjtse össze a kapcsolódó dokumentumokat és információkat.
- Hozzon létre, módosítson és formázzon dokumentumokat, táblázatokat és prezentációkat a Microsoft 365-ben.
- Rendszerezze a SharePoint-webhelyeket és a megosztott mappastruktúrákat.
- Frissítse a beszállítókat, szerződéseket, megújításokat, szoftver-előfizetéseket és licenceket nyomon követő táblázatokat.
- Tartsa naprakészen a CRM-nyilvántartásokat, és végezzen alapvető kutatást.
- Segítsen a jóváhagyott közösségimédia-bejegyzések ütemezésében, valamint események vagy webináriumok koordinálásában.
- Tartsa a kapcsolatot a beszállítókkal, és rendszerezze a könyveléshez szükséges számlákat és bizonylatokat.
- Készítsen egyszerű, áttekinthető folyamatleírásokat és ellenőrzőlistákat.
- A közös prioritási lista alapján koordináljon mindkét társtulajdonossal, és pontosítással oldja fel az egymással versengő prioritásokat.
Követelmények
- Legalább három év tapasztalat számlázásban, vevőkövetelések kezelésében, könyvelési támogatásban vagy kapcsolódó területen, valamint tapasztalat az Egyesült Államokban dolgozó vezetők vagy üzlettulajdonosok támogatásában vezetői asszisztensként vagy virtuális asszisztensként.
- Gyakorlati tapasztalat olyan számlázási, PSA- vagy könyvelési platformokkal, mint a HaloPSA, a ConnectWise, a QuickBooks vagy hasonló rendszerek.
- Online fizetési szolgáltatók használatában szerzett tapasztalat.
- Magabiztos Microsoft 365-ismeret, különösen az Outlook, a Teams, a Word, az Excel és a SharePoint használata.
- A GoHighLevel, a HubSpot vagy más CRM-rendszer ismerete előnyt jelent.
- Az IT, a menedzselt szolgáltatások vagy a SaaS területén szerzett tapasztalat előnyt jelent.
- Kiváló írásbeli és szóbeli angol nyelvtudás, valamint magabiztosság az ügyfélfiókok közvetlen egyeztetésében az Egyesült Államokban élő ügyfelekkel.
- Nagyfokú figyelem a részletekre, valamint a számokkal és pénzügyi adatokkal való munkavégzés magabiztossága.
- Kiváló szervezőkészség, megbízhatóság és következetes feladatkövetés.
- Képesség az egymással versengő prioritások kiegyensúlyozására és annak felismerésére, mikor szükséges továbbítani egy ügyet.
- Diszkréció és megbízhatóság bizalmas ügyfél-, pénzügyi, munkavállalói és vállalati információk kezelésekor.
- Teljes munkaidős munkavégzési lehetőség és hajlandóság az Egyesült Államok középső időzónája szerinti munkaidőben, beleértve a 8:00 és 17:00 CT közötti törzsidőt.
- A háttérellenőrzés elvégzése az ajánlati szakasz előtt.
Juttatások
- Iroda kényelmes tömegközlekedési kapcsolattal, étkezési lehetőségekkel és közeli szolgáltatásokkal.
- Modern, teljesen felszerelt munkahely korszerű kényelmi szolgáltatásokkal.
- Fizetett szabadság a véglegesítés után.
- HMO és szélesebb körű egészségügyi fedezet a véglegesítés után.
- Jogszabályban előírt juttatások, köztük az SSS, a PhilHealth és a Pag-IBIG.
- Együttműködő és kellemes munkahelyi kultúra.
- Teljes munkaidős foglalkoztatás a kormány által előírt hozzájárulásokkal és juttatásokkal.
- A háttérellenőrzés a kiválasztási folyamat része.