Prime System Solutions — консалтинговая и технологическая компания, которая помогает организациям укреплять свои возможности благодаря поиску специалистов, разработке программного обеспечения и аналитике данных с использованием Power BI. Опираясь более чем на 15-летний опыт управления сложными ИТ-инфраструктурами, компания разрабатывает индивидуальные решения, направленные на повышение операционной эффективности и поддержку долгосрочных бизнес-целей. В работе сочетаются доступ к глобальному пулу специалистов и практическая технологическая экспертиза в сфере консалтинга, маркетинга и задач, связанных с SaaS.
Координатор по биллингу и виртуальный ассистент руководителей — гибридный формат, Кесон-Сити
Координация выставления счетов клиентам, взыскания платежей, напоминаний об оплате, календарей руководителей и операционного администрирования. Полная занятость в гибридном формате с поддержкой двух совладельцев в Кесон-Сити.
Описание
- Создавать новые учетные записи клиентов в PSA и системе биллинга после конверсии пробного периода, включая пакеты услуг, условия оплаты, цены, пропорциональные начисления за первый месяц и данные партнеров, направивших клиента.
- Сверять настройки учетных записей с утвержденными коммерческими предложениями перед выставлением первого счета.
- Обрабатывать авторизованные дополнительные услуги, повышение и понижение тарифов и отмены на основании запросов в сервисных тикетах.
- Проверять ежемесячные и годовые пакеты счетов, устранять расхождения или передавать исключения на эскалацию.
- Отслеживать отклоненные и неуспешные платежи, связываться с клиентами, отправлять защищенные ссылки для обновления платежных данных, повторять списания и фиксировать результаты.
- Отслеживать ежегодные продления и связываться с клиентами при неуспешной оплате продления.
- Точно регистрировать платежи чеками и через ACH.
- Работать с просроченными задолженностями в соответствии с утвержденными сценариями и графиками взыскания.
- Обрабатывать вопросы клиентов и партнеров по биллингу через электронную почту, телефон и систему тикетов.
- Передавать на эскалацию споры по счетам, запросы на возврат средств и другие вопросы, требующие разрешения владельца.
- Поддерживать точность идентификационных данных партнеров для распределения комиссий.
- Готовить ежемесячные отчеты по партнерским комиссиям и биллингу.
- Координировать календари обоих совладельцев и организовывать встречи.
- Просматривать входящие почтовые ящики, расставлять приоритеты и готовить стандартные ответы.
- Участвовать во внутренних встречах в качестве секретаря, фиксируя решения, задачи и сроки.
- Обновлять общий еженедельный трекер задач и контролировать выполнение нерешенных задач.
- Готовить повестки встреч и собирать соответствующие документы и информацию.
- Создавать, редактировать и форматировать документы, таблицы и презентации в Microsoft 365.
- Организовывать сайты SharePoint и структуры общих папок.
- Обновлять трекеры по поставщикам, договорам, продлениям, подпискам на программное обеспечение и лицензиям.
- Поддерживать актуальность записей в CRM и проводить базовые исследования.
- Помогать с утвержденным планированием публикаций в социальных сетях, а также с организацией мероприятий и вебинаров.
- Взаимодействовать с поставщиками и организовывать счета и квитанции для бухгалтерского учета.
- Создавать понятную документацию по процессам и контрольные списки.
- Координировать работу с обоими совладельцами через общий список приоритетов и разрешать конкурирующие приоритеты путем уточнения.
Требования
- Не менее трех лет опыта в биллинге, работе с дебиторской задолженностью, поддержке бухгалтерии или смежной функции, а также опыт помощи руководителям или владельцам бизнеса из США в качестве исполнительного или виртуального ассистента.
- Практический опыт работы с биллинговыми, PSA- или бухгалтерскими платформами, такими как HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks или сопоставимыми системами.
- Опыт использования онлайн-сервисов обработки платежей.
- Отличное владение Microsoft 365, особенно Outlook, Teams, Word, Excel и SharePoint.
- Опыт работы с GoHighLevel, HubSpot или другой CRM будет преимуществом.
- Опыт работы в сфере ИТ, управляемых услуг или SaaS будет преимуществом.
- Отличные письменные и устные навыки английского языка, а также уверенность при непосредственном обсуждении клиентских счетов с клиентами из США.
- Высокая внимательность к деталям и комфортная работа с числами и финансовыми данными.
- Отличные организаторские навыки, надежность и последовательное доведение задач до конца.
- Способность расставлять приоритеты при конкурирующих задачах и понимать, когда требуется эскалация.
- Профессиональная осмотрительность и добросовестность при работе с конфиденциальной информацией о клиентах, финансах, сотрудниках и компании.
- Готовность и возможность работать полный день в рабочие часы по центральному времени США, включая основные часы с 8:00 до 17:00 CT.
- Прохождение проверки биографических данных до этапа предложения о работе.
Преимущества
- Офис с удобным доступом к общественному транспорту, ресторанам и близлежащим заведениям.
- Современное, полностью оборудованное рабочее место с актуальными удобствами.
- Оплачиваемый отпуск с момента оформления на постоянную работу.
- Медицинское страхование HMO и расширенное медицинское покрытие после оформления на постоянную работу.
- Предусмотренные законом льготы, включая SSS, PhilHealth и Pag-IBIG.
- Сотрудничающая и приятная рабочая атмосфера.
- Полная занятость с обязательными государственными отчислениями и льготами.
- Проверка биографических данных включена в процесс найма.