Prime System Solutions adalah perusahaan konsultasi dan teknologi yang membantu organisasi memperkuat kapabilitas mereka melalui pencarian talenta, pengembangan perangkat lunak, dan analitik data dengan Power BI. Dengan pengalaman lebih dari 15 tahun dalam mengelola infrastruktur TI yang kompleks, perusahaan ini mengembangkan solusi khusus yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mendukung tujuan bisnis jangka panjang. Kiprahnya memadukan akses ke kumpulan talenta global dengan keahlian teknologi praktis untuk berbagai kebutuhan terkait konsultasi, pemasaran, dan SaaS.
Koordinator Penagihan dan Asisten Virtual Eksekutif - Hibrida, Quezon City
Mengawasi penagihan pelanggan, penagihan tunggakan, tindak lanjut pembayaran, kalender eksekutif, dan administrasi operasional. Peran hibrida penuh waktu ini mendukung dua pemilik bersama di Quezon City.
Deskripsi
- Membuat akun pelanggan baru di PSA dan sistem penagihan setelah konversi uji coba, termasuk paket, ketentuan pembayaran, harga, biaya bulan pertama yang diprorata, dan detail mitra rujukan.
- Memeriksa konfigurasi akun terhadap penawaran yang disetujui sebelum menerbitkan faktur pertama.
- Memproses penambahan layanan, peningkatan, penurunan, dan pembatalan yang telah disetujui berdasarkan permintaan tiket layanan.
- Meninjau kumpulan faktur bulanan dan tahunan, menyelesaikan perbedaan, atau mengeskalasi pengecualian.
- Melacak pembayaran yang ditolak dan gagal, menghubungi pelanggan, mengirim tautan aman untuk memperbarui pembayaran, mencoba kembali penagihan, dan mencatat hasilnya.
- Melacak perpanjangan tahunan dan menindaklanjuti ketika pembayaran perpanjangan gagal.
- Mencatat pembayaran melalui cek dan ACH secara akurat.
- Menindaklanjuti saldo tertunggak sesuai skrip dan jadwal penagihan yang disetujui.
- Menangani pertanyaan penagihan pelanggan dan mitra melalui email, telepon, dan kanal tiket.
- Mengeskalasi sengketa penagihan, permintaan pengembalian dana, dan hal lain yang memerlukan otorisasi pemilik.
- Menjaga keakuratan data identifikasi mitra untuk alokasi komisi.
- Menyusun laporan komisi mitra dan laporan penagihan bulanan.
- Mengelola kalender kedua pemilik bersama dan mengatur rapat.
- Meninjau kotak masuk, memprioritaskan pesan, dan menyiapkan balasan rutin.
- Berpartisipasi dalam rapat internal sebagai pencatat, dengan merekam keputusan, tugas tindakan, dan tenggat waktu.
- Memperbarui pelacak tindakan mingguan bersama dan menindaklanjuti tugas yang belum terselesaikan.
- Menyusun agenda rapat serta mengumpulkan dokumen dan informasi yang relevan.
- Membuat, merevisi, dan memformat dokumen, spreadsheet, dan presentasi di Microsoft 365.
- Mengatur situs SharePoint dan struktur folder bersama.
- Memperbarui pelacak vendor, kontrak, perpanjangan, langganan perangkat lunak, dan lisensi.
- Menjaga catatan CRM tetap terkini dan melakukan riset dasar.
- Membantu penjadwalan media sosial yang telah disetujui serta koordinasi acara atau webinar.
- Berhubungan dengan vendor dan mengatur faktur serta tanda terima untuk pembukuan.
- Membuat dokumentasi proses dan daftar periksa yang sederhana.
- Berkoordinasi dengan kedua pemilik bersama melalui daftar prioritas bersama dan menyelesaikan prioritas yang bersaing melalui klarifikasi.
Persyaratan
- Setidaknya tiga tahun pengalaman dalam penagihan, piutang usaha, dukungan pembukuan, atau fungsi terkait, serta pengalaman membantu eksekutif atau pemilik bisnis berbasis AS sebagai Asisten Eksekutif atau Asisten Virtual.
- Pengalaman langsung menggunakan platform penagihan, PSA, atau akuntansi seperti HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks, atau sistem sebanding.
- Pengalaman menggunakan pemroses pembayaran online.
- Kemampuan Microsoft 365 yang kuat, terutama Outlook, Teams, Word, Excel, dan SharePoint.
- Pengalaman menggunakan GoHighLevel, HubSpot, atau CRM lain merupakan keuntungan.
- Pengalaman di bidang TI, layanan terkelola, atau SaaS merupakan keuntungan.
- Kemampuan bahasa Inggris tertulis dan lisan yang sangat baik, dengan kepercayaan diri untuk membahas akun pelanggan secara langsung dengan klien berbasis AS.
- Perhatian tinggi terhadap detail dan kenyamanan dalam menangani angka serta data keuangan.
- Kemampuan organisasi yang kuat, keandalan, dan tindak lanjut yang konsisten.
- Kemampuan menyeimbangkan prioritas yang bersaing dan mengenali kapan eskalasi diperlukan.
- Kebijaksanaan profesional dan dapat dipercaya saat menangani informasi pelanggan, keuangan, karyawan, dan perusahaan yang bersifat rahasia.
- Ketersediaan dan kesediaan bekerja penuh waktu selama jam kerja Waktu Tengah AS, termasuk jam inti pukul 08.00 hingga 17.00 CT.
- Menyelesaikan pemeriksaan latar belakang sebelum tahap penawaran.
Tunjangan
- Lokasi kantor dengan akses mudah ke transportasi umum, tempat makan, dan berbagai fasilitas di sekitar.
- Tempat kerja modern yang dilengkapi sepenuhnya dengan fasilitas kontemporer.
- Cuti berbayar mulai diberikan setelah diangkat sebagai karyawan tetap.
- HMO dan cakupan layanan kesehatan yang lebih luas setelah diangkat sebagai karyawan tetap.
- Tunjangan wajib termasuk SSS, PhilHealth, dan Pag-IBIG.
- Budaya kerja yang kolaboratif dan menyenangkan.
- Pekerjaan penuh waktu dengan kontribusi dan tunjangan yang diwajibkan pemerintah.
- Pemeriksaan latar belakang termasuk dalam proses perekrutan.