Η Prime System Solutions είναι εταιρεία συμβούλων και τεχνολογίας που βοηθά τους οργανισμούς να ενισχύσουν τις δυνατότητές τους μέσω αναζήτησης ταλέντων, ανάπτυξης λογισμικού και ανάλυσης δεδομένων με το Power BI. Αξιοποιώντας περισσότερα από 15 χρόνια εμπειρίας στη διαχείριση σύνθετων υποδομών IT, η εταιρεία αναπτύσσει εξατομικευμένες λύσεις που έχουν σχεδιαστεί για να βελτιώνουν τη λειτουργική αποδοτικότητα και να υποστηρίζουν τους μακροπρόθεσμους επιχειρηματικούς στόχους. Το έργο της συνδυάζει πρόσβαση σε μια παγκόσμια δεξαμενή ταλέντων με πρακτική τεχνολογική τεχνογνωσία για ανάγκες που σχετίζονται με τη συμβουλευτική, το μάρκετινγκ και το λογισμικό ως υπηρεσία.
Συντονιστής Τιμολόγησης και Εικονικός Εκτελεστικός Βοηθός - Υβριδική Εργασία, Κεζόν Σίτι
Επίβλεψη της τιμολόγησης πελατών, των εισπράξεων, της παρακολούθησης πληρωμών, των ημερολογίων στελεχών και της λειτουργικής διοίκησης. Πρόκειται για υβριδικό ρόλο πλήρους απασχόλησης που υποστηρίζει τους δύο συνιδιοκτήτες στην Κεζόν Σίτι.
Περιγραφή
- Δημιουργία νέων λογαριασμών πελατών στο PSA και στο σύστημα τιμολόγησης μετά τη μετατροπή από τη δοκιμαστική περίοδο, συμπεριλαμβανομένων πακέτων, όρων πληρωμής, τιμολόγησης, αναλογικών χρεώσεων του πρώτου μήνα και στοιχείων συνεργατών παραπομπής.
- Διασταύρωση των ρυθμίσεων λογαριασμών με τις εγκεκριμένες προσφορές πριν από την έκδοση του πρώτου τιμολογίου.
- Επεξεργασία εγκεκριμένων πρόσθετων υπηρεσιών, αναβαθμίσεων, υποβαθμίσεων και ακυρώσεων από αιτήματα σε δελτία υποστήριξης.
- Έλεγχος μηνιαίων και ετήσιων παρτίδων τιμολογίων, επίλυση αποκλίσεων ή κλιμάκωση εξαιρέσεων.
- Παρακολούθηση απορριφθεισών και αποτυχημένων πληρωμών, επικοινωνία με πελάτες, αποστολή ασφαλών συνδέσμων ενημέρωσης στοιχείων πληρωμής, επανάληψη χρεώσεων και καταγραφή αποτελεσμάτων.
- Παρακολούθηση ετήσιων ανανεώσεων και επικοινωνία όταν οι πληρωμές ανανέωσης αποτυγχάνουν.
- Ακριβής καταχώριση πληρωμών με επιταγές και ACH.
- Παρακολούθηση ληξιπρόθεσμων υπολοίπων σύμφωνα με εγκεκριμένα σενάρια και χρονοδιαγράμματα εισπράξεων.
- Διαχείριση ερωτημάτων πελατών και συνεργατών σχετικά με την τιμολόγηση μέσω email, τηλεφώνου και καναλιών δελτίων υποστήριξης.
- Κλιμάκωση διαφορών τιμολόγησης, αιτημάτων επιστροφής χρημάτων και άλλων θεμάτων που απαιτούν έγκριση ιδιοκτήτη.
- Διατήρηση ακριβών στοιχείων ταυτοποίησης συνεργατών για την κατανομή προμηθειών.
- Σύνταξη μηνιαίων καταστάσεων προμηθειών συνεργατών και αναφορών τιμολόγησης.
- Συντονισμός των ημερολογίων των δύο συνιδιοκτητών και οργάνωση συναντήσεων.
- Έλεγχος των εισερχόμενων γραμματοκιβωτίων, ιεράρχηση μηνυμάτων και προετοιμασία τυπικών απαντήσεων.
- Συμμετοχή σε εσωτερικές συναντήσεις ως υπεύθυνος καταγραφής, με καταγραφή αποφάσεων, ενεργειών και προθεσμιών.
- Ενημέρωση του κοινόχρηστου εβδομαδιαίου παρακολούθησης ενεργειών και παρακολούθηση ανεπίλυτων εργασιών.
- Κατάρτιση ημερήσιων διατάξεων συναντήσεων και συγκέντρωση σχετικών εγγράφων και πληροφοριών.
- Δημιουργία, αναθεώρηση και μορφοποίηση εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων στο Microsoft 365.
- Οργάνωση τοποθεσιών SharePoint και δομών κοινόχρηστων φακέλων.
- Ενημέρωση παρακολούθησης προμηθευτών, συμβάσεων, ανανεώσεων, συνδρομών λογισμικού και αδειών.
- Διατήρηση ενημερωμένων εγγραφών CRM και διεξαγωγή βασικής έρευνας.
- Υποστήριξη εγκεκριμένου προγραμματισμού αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και συντονισμού εκδηλώσεων ή διαδικτυακών σεμιναρίων.
- Επικοινωνία με προμηθευτές και οργάνωση τιμολογίων και αποδείξεων για την τήρηση λογιστικών βιβλίων.
- Δημιουργία απλής τεκμηρίωσης διαδικασιών και λιστών ελέγχου.
- Συντονισμός με τους δύο συνιδιοκτήτες μέσω κοινής λίστας προτεραιοτήτων και επίλυση αντικρουόμενων προτεραιοτήτων μέσω διευκρινίσεων.
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον τρία χρόνια εμπειρίας σε τιμολόγηση, εισπρακτέους λογαριασμούς, υποστήριξη λογιστηρίου ή συναφή λειτουργία, καθώς και εμπειρία υποστήριξης στελεχών ή ιδιοκτητών επιχειρήσεων στις ΗΠΑ ως εκτελεστικός ή εικονικός βοηθός.
- Πρακτική εμπειρία σε πλατφόρμες τιμολόγησης, PSA ή λογιστικής, όπως HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks ή αντίστοιχα συστήματα.
- Εμπειρία στη χρήση διαδικτυακών επεξεργαστών πληρωμών.
- Ισχυρή γνώση του Microsoft 365, ιδιαίτερα των Outlook, Teams, Word, Excel και SharePoint.
- Η εμπειρία με GoHighLevel, HubSpot ή άλλο CRM αποτελεί πλεονέκτημα.
- Η εμπειρία σε τεχνολογία πληροφορικής, διαχειριζόμενες υπηρεσίες ή SaaS αποτελεί πλεονέκτημα.
- Άριστη γραπτή και προφορική γνώση αγγλικών, με αυτοπεποίθηση στη συζήτηση λογαριασμών πελατών απευθείας με πελάτες στις ΗΠΑ.
- Ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια και άνεση στη διαχείριση αριθμών και οικονομικών δεδομένων.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες, αξιοπιστία και συνεπής παρακολούθηση.
- Ικανότητα εξισορρόπησης αντικρουόμενων προτεραιοτήτων και αναγνώρισης του πότε απαιτείται κλιμάκωση.
- Επαγγελματική διακριτικότητα και αξιοπιστία κατά τον χειρισμό εμπιστευτικών πληροφοριών πελατών, οικονομικών, εργαζομένων και εταιρείας.
- Διαθεσιμότητα και προθυμία για εργασία πλήρους απασχόλησης κατά το επιχειρηματικό ωράριο της Κεντρικής Ώρας ΗΠΑ, συμπεριλαμβανομένων των βασικών ωρών 8:00 π.μ. έως 5:00 μ.μ. CT.
- Ολοκλήρωση ελέγχου ιστορικού πριν από το στάδιο προσφοράς.
Παροχές
- Τοποθεσία γραφείου με εύκολη πρόσβαση σε δημόσιες συγκοινωνίες, εστιατόρια και κοντινές εγκαταστάσεις.
- Σύγχρονος, πλήρως εξοπλισμένος χώρος εργασίας με σύγχρονες παροχές.
- Αμειβόμενη άδεια από την οριστικοποίηση της πρόσληψης.
- Κάλυψη HMO και ευρύτερη υγειονομική κάλυψη από την οριστικοποίηση της πρόσληψης.
- Νόμιμες παροχές, συμπεριλαμβανομένων των SSS, PhilHealth και Pag-IBIG.
- Συνεργατική και ευχάριστη εργασιακή κουλτούρα.
- Εργασία πλήρους απασχόλησης με κρατικά απαιτούμενες εισφορές και παροχές.
- Ο έλεγχος ιστορικού περιλαμβάνεται στη διαδικασία πρόσληψης.