Prime System Solutions یک شرکت مشاوره‌ای و فناوری است که با جذب نیروی متخصص، توسعه نرم‌افزار و تحلیل داده با Power BI به سازمان‌ها کمک می‌کند توانمندی‌های خود را تقویت کنند. این شرکت با تکیه بر بیش از ۱۵ سال تجربه در مدیریت زیرساخت‌های پیچیده فناوری اطلاعات، راهکارهای متناسبی توسعه می‌دهد که برای بهبود بهره‌وری عملیاتی و پشتیبانی از اهداف بلندمدت کسب‌وکار طراحی شده‌اند. فعالیت این شرکت دسترسی به یک استخر جهانی استعدادها را با تخصص عملی در زمینه‌های مشاوره، بازاریابی و نیازهای مرتبط با SaaS ترکیب می‌کند.
هماهنگ‌کننده صورتحساب و دستیار مجازی اجرایی - ترکیبی، کوئزون سیتی
بر صورتحساب مشتریان، وصولی مطالبات، پیگیری پرداخت‌ها، تقویم‌های اجرایی و امور اداری نظارت کنید. این نقش تمام‌وقت ترکیبی در کوئزون سیتی از دو مالک مشترک پشتیبانی می‌کند.
توضیحات
- پس از تبدیل آزمایشی، حساب‌های مشتریان جدید را در سیستم PSA و صورتحساب ایجاد کنید؛ این کار شامل بسته‌ها، شرایط پرداخت، قیمت‌گذاری، هزینه متناسب ماه اول و جزئیات شریک ارجاع‌دهنده است.
- پیش از صدور نخستین صورتحساب، تنظیمات حساب را با پیش‌فاکتورهای تأییدشده تطبیق دهید.
- افزونه‌ها، ارتقاها، کاهش سطح خدمات و لغوهای مجاز را بر اساس درخواست‌های تیکت خدمات پردازش کنید.
- دسته‌های صورتحساب ماهانه و سالانه را بررسی کنید، مغایرت‌ها را برطرف کنید یا موارد استثنا را ارجاع دهید.
- پرداخت‌های ردشده و ناموفق را پیگیری کنید، با مشتریان تماس بگیرید، پیوندهای امن به‌روزرسانی پرداخت ارسال کنید، دریافت وجه را دوباره امتحان کنید و نتایج را ثبت کنید.
- تمدیدهای سالانه را پیگیری کنید و در صورت ناموفق بودن پرداخت تمدید، پیگیری لازم را انجام دهید.
- پرداخت‌های چک و ACH را به‌درستی ثبت کنید.
- مطالبات معوق را طبق متن‌های تأییدشده و برنامه‌های وصول پیگیری کنید.
- به پرسش‌های مشتریان و شرکا درباره صورتحساب از طریق ایمیل، تلفن و کانال‌های تیکتینگ پاسخ دهید.
- اختلاف‌های صورتحساب، درخواست‌های بازپرداخت و سایر مواردی را که به تأیید مالک نیاز دارند، ارجاع دهید.
- اطلاعات شناسایی شرکا را برای تخصیص کمیسیون دقیق نگه دارید.
- صورت‌حساب‌های کمیسیون ماهانه شرکا و گزارش‌های صورتحساب را تهیه کنید.
- تقویم‌های هر دو مالک مشترک را هماهنگ کنید و جلسات را ترتیب دهید.
- صندوق‌های ورودی را بررسی کنید، پیام‌ها را اولویت‌بندی کنید و پاسخ‌های معمول را آماده کنید.
- در جلسات داخلی به‌عنوان یادداشت‌بردار شرکت کنید و تصمیم‌ها، اقدامات و موعدها را ثبت کنید.
- ردیاب اقدامات هفتگی مشترک را به‌روزرسانی کنید و کارهای حل‌نشده را پیگیری کنید.
- دستور جلسه ایجاد کنید و اسناد و اطلاعات مرتبط را گردآوری کنید.
- در Microsoft 365 اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را ایجاد، ویرایش و قالب‌بندی کنید.
- سایت‌های SharePoint و ساختار پوشه‌های مشترک را سازمان‌دهی کنید.
- ردیاب‌های مربوط به فروشندگان، قراردادها، تمدیدها، اشتراک‌های نرم‌افزاری و مجوزها را به‌روزرسانی کنید.
- سوابق CRM را به‌روز نگه دارید و پژوهش‌های پایه انجام دهید.
- در زمان‌بندی تأییدشده شبکه‌های اجتماعی و هماهنگی رویدادها یا وبینارها کمک کنید.
- با فروشندگان ارتباط برقرار کنید و صورتحساب‌ها و رسیدها را برای دفترداری سازمان‌دهی کنید.
- مستندات فرایند و چک‌لیست‌های ساده ایجاد کنید.
- از طریق فهرست اولویت مشترک با هر دو مالک هماهنگ شوید و اولویت‌های متعارض را با شفاف‌سازی حل کنید.
شرایط لازم
- حداقل سه سال تجربه در صورتحساب، حساب‌های دریافتنی، پشتیبانی دفترداری یا حوزه‌ای مرتبط، به‌علاوه تجربه کمک به مدیران اجرایی یا صاحبان کسب‌وکار مستقر در آمریکا به‌عنوان دستیار اجرایی یا دستیار مجازی.
- تجربه عملی با پلتفرم‌های صورتحساب، PSA یا حسابداری مانند HaloPSA، ConnectWise، QuickBooks یا سیستم‌های مشابه.
- تجربه استفاده از پردازشگرهای پرداخت آنلاین.
- تسلط بالا بر Microsoft 365، به‌ویژه Outlook، Teams، Word، Excel و SharePoint.
- تجربه با GoHighLevel، HubSpot یا یک CRM دیگر مزیت محسوب می‌شود.
- تجربه در IT، خدمات مدیریت‌شده یا SaaS مزیت محسوب می‌شود.
- تسلط عالی به انگلیسی نوشتاری و گفتاری و اعتمادبه‌نفس برای گفت‌وگوی مستقیم درباره حساب‌های مشتریان با مشتریان مستقر در آمریکا.
- دقت بالا و راحتی در کار با اعداد و داده‌های مالی.
- سازمان‌دهی قوی، قابل‌اعتماد بودن و پیگیری مستمر کارها.
- توانایی متعادل کردن اولویت‌های متعارض و تشخیص زمان نیاز به ارجاع.
- رازداری و قابل‌اعتماد بودن حرفه‌ای هنگام رسیدگی به اطلاعات محرمانه مشتریان، مالی، کارکنان و شرکت.
- در دسترس بودن و تمایل به کار تمام‌وقت در ساعات کاری منطقه زمانی مرکزی آمریکا، شامل ساعات اصلی ۸ صبح تا ۵ عصر CT.
- تکمیل بررسی سوابق پیش از مرحله پیشنهاد شغلی.
مزایا
- موقعیت اداری با دسترسی مناسب به حمل‌ونقل عمومی، غذاخوری‌ها و مراکز اطراف.
- محیط کاری مدرن و کاملاً مجهز با امکانات امروزی.
- مرخصی با حقوق از زمان رسمی شدن استخدام.
- پوشش HMO و خدمات درمانی گسترده‌تر پس از رسمی شدن استخدام.
- مزایای قانونی شامل SSS، PhilHealth و Pag-IBIG.
- فرهنگ کاری مشارکتی و لذت‌بخش.
- استخدام تمام‌وقت همراه با پرداخت‌ها و مزایای الزامی دولتی.
- بررسی سوابق در فرایند استخدام گنجانده شده است.