账单协调员兼高管虚拟助理—混合办公，奎松市
负责客户账单、催收、付款跟进、高管日程和运营行政工作。 这是一个位于奎松市的全职混合办公岗位，为两位共同所有人提供支持。
描述
- 试用期转正后，在PSA和账单系统中创建新客户账户，包括服务套餐、付款条款、定价、首月按比例收费和推荐合作伙伴信息。
- 在开具首张发票前，根据已批准的报价单交叉核对账户配置。
- 根据服务工单请求处理获授权的增购、升级、降级和取消。
- 审核月度和年度发票批次，解决差异或升级异常事项。
- 跟踪被拒付和失败的付款，联系客户，发送安全的付款信息更新链接，重试扣款并记录结果。
- 跟踪年度续约，并在续约付款失败时进行跟进。
- 准确录入支票和ACH付款。
- 根据批准的话术和催收计划追踪逾期余额。
- 通过电子邮件、电话和工单渠道处理客户及合作伙伴的账单咨询。
- 升级需要所有者授权的账单争议、退款请求及其他事项。
- 确保合作伙伴识别数据准确，以便分配佣金。
- 编制月度合作伙伴佣金报表和账单报告。
- 协调两位共同所有人的日程并安排会议。
- 查看收件箱、确定邮件优先级并准备常规回复。
- 参加内部会议并担任记录员，记录决定、行动事项和截止日期。
- 更新共享的每周行动跟踪表，并跟进未解决的任务。
- 制定会议议程，整理相关文件和信息。
- 使用Microsoft 365创建、修改和格式化文档、电子表格及演示文稿。
- 整理SharePoint网站和共享文件夹结构。
- 更新供应商、合同、续约、软件订阅和许可证跟踪表。
- 维护CRM记录并开展基础研究。
- 协助执行获批准的社交媒体排期以及活动或网络研讨会协调工作。
- 与供应商沟通，并整理发票和收据以供记账。
- 创建清晰易懂的流程文档和检查清单。
- 通过共享优先事项清单与两位共同所有人协调，并通过澄清解决相互冲突的优先事项。
任职要求
- 至少三年账单、应收账款、记账支持或相关职能经验，并具备作为执行助理或虚拟助理协助美国高管或企业所有人的经验。
- 具备使用HaloPSA、ConnectWise、QuickBooks等账单、PSA或会计平台，或同类系统的实际操作经验。
- 具备使用在线支付处理平台的经验。
- 熟练使用Microsoft 365，尤其是Outlook、Teams、Word、Excel和SharePoint。
- 具备使用GoHighLevel、HubSpot或其他CRM的经验者优先。
- 具备IT、托管服务或SaaS行业经验者优先。
- 英语书面和口语能力出色，有信心直接与美国客户讨论客户账户。
- 高度关注细节，能够处理数字和财务数据。
- 组织能力强、可靠，并能持续跟进落实。
- 能够平衡相互冲突的优先事项，并能判断何时需要升级处理。
- 处理机密客户、财务、员工和公司信息时具备专业判断力并值得信赖。
- 能够并愿意在美国中部时间工作日全职工作，包括上午8:00至下午5:00 CT的核心工作时间。
- 在进入发放录用通知阶段前完成背景调查。
福利待遇
- 办公地点交通便利，方便前往公共交通、餐饮场所和附近商户。
- 现代化、设备齐全的工作场所，配备完善的当代设施。
- 转正后开始享有带薪休假。
- 转正后享有HMO及更广泛的医疗保障。
- 包括SSS、PhilHealth和Pag-IBIG在内的法定福利。
- 协作且愉快的工作文化。
- 全职雇佣，并享有政府规定的缴费和福利。
- 招聘流程包括背景筛查。