Prime System Solutions là công ty tư vấn và công nghệ, hỗ trợ các tổ chức nâng cao năng lực thông qua tìm kiếm nhân sự, phát triển phần mềm và phân tích dữ liệu bằng Power BI. Với hơn 15 năm kinh nghiệm quản lý các hạ tầng CNTT phức tạp, công ty phát triển những giải pháp phù hợp nhằm cải thiện hiệu quả vận hành và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh dài hạn. Hoạt động của công ty kết hợp khả năng tiếp cận nguồn nhân lực toàn cầu với chuyên môn công nghệ thực tiễn trong các nhu cầu liên quan đến tư vấn, tiếp thị và SaaS.
Điều phối viên thanh toán và Trợ lý ảo điều hành - Mô hình kết hợp, Quezon City
Phụ trách thanh toán khách hàng, thu hồi công nợ, theo dõi thanh toán, lịch làm việc của lãnh đạo và công tác hành chính vận hành. Đây là vị trí toàn thời gian theo mô hình kết hợp, hỗ trợ hai đồng chủ sở hữu tại Quezon City.
Mô tả
- Tạo tài khoản khách hàng mới trong hệ thống PSA và thanh toán sau khi chuyển đổi từ giai đoạn dùng thử, bao gồm gói dịch vụ, điều khoản thanh toán, mức giá, khoản phí tháng đầu tiên tính theo tỷ lệ và thông tin đối tác giới thiệu.
- Đối chiếu cấu hình tài khoản với báo giá đã được phê duyệt trước khi phát hành hóa đơn đầu tiên.
- Xử lý các yêu cầu bổ sung, nâng cấp, hạ cấp và hủy dịch vụ đã được phê duyệt từ các phiếu yêu cầu dịch vụ.
- Rà soát các đợt phát hành hóa đơn hàng tháng và hàng năm, giải quyết chênh lệch hoặc chuyển các trường hợp ngoại lệ đến cấp phù hợp.
- Theo dõi các khoản thanh toán bị từ chối hoặc thất bại, liên hệ khách hàng, gửi liên kết bảo mật để cập nhật thanh toán, thử tính phí lại và ghi nhận kết quả.
- Theo dõi các lần gia hạn hàng năm và liên hệ khi thanh toán gia hạn thất bại.
- Ghi nhận chính xác các khoản thanh toán bằng séc và ACH.
- Theo dõi các khoản quá hạn theo kịch bản và lịch thu hồi công nợ đã được phê duyệt.
- Xử lý các yêu cầu về thanh toán của khách hàng và đối tác qua email, điện thoại và các kênh quản lý phiếu yêu cầu.
- Chuyển các tranh chấp thanh toán, yêu cầu hoàn tiền và các vấn đề khác cần chủ sở hữu phê duyệt lên cấp phù hợp.
- Đảm bảo dữ liệu nhận diện đối tác chính xác để phân bổ hoa hồng.
- Tổng hợp bảng kê hoa hồng đối tác và báo cáo thanh toán hàng tháng.
- Điều phối lịch của cả hai đồng chủ sở hữu và sắp xếp các cuộc họp.
- Rà soát hộp thư đến, ưu tiên tin nhắn và chuẩn bị các phản hồi thông thường.
- Tham gia các cuộc họp nội bộ với vai trò ghi biên bản, ghi lại quyết định, đầu việc và thời hạn.
- Cập nhật bảng theo dõi công việc hàng tuần dùng chung và theo sát các nhiệm vụ chưa được giải quyết.
- Xây dựng chương trình họp và tập hợp các tài liệu, thông tin liên quan.
- Tạo, chỉnh sửa và định dạng tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình trong Microsoft 365.
- Sắp xếp các trang SharePoint và cấu trúc thư mục dùng chung.
- Cập nhật các bảng theo dõi về nhà cung cấp, hợp đồng, gia hạn, gói đăng ký phần mềm và giấy phép.
- Duy trì hồ sơ CRM hiện hành và thực hiện các nghiên cứu cơ bản.
- Hỗ trợ lên lịch nội dung mạng xã hội đã được phê duyệt và điều phối sự kiện hoặc hội thảo trực tuyến.
- Làm việc với nhà cung cấp và sắp xếp hóa đơn, biên lai phục vụ công tác ghi sổ kế toán.
- Tạo tài liệu quy trình và danh sách kiểm tra rõ ràng, dễ sử dụng.
- Phối hợp với cả hai đồng chủ sở hữu thông qua danh sách ưu tiên dùng chung và làm rõ để giải quyết các ưu tiên xung đột.
Yêu cầu
- Có ít nhất ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thanh toán, phải thu, hỗ trợ ghi sổ kế toán hoặc chức năng liên quan, cùng kinh nghiệm hỗ trợ các lãnh đạo hoặc chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với vai trò Trợ lý điều hành hoặc Trợ lý ảo.
- Có kinh nghiệm thực tế với các nền tảng thanh toán, PSA hoặc kế toán như HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks hoặc hệ thống tương đương.
- Có kinh nghiệm sử dụng các đơn vị xử lý thanh toán trực tuyến.
- Sử dụng Microsoft 365 thành thạo, đặc biệt là Outlook, Teams, Word, Excel và SharePoint.
- Kinh nghiệm với GoHighLevel, HubSpot hoặc một hệ thống CRM khác là lợi thế.
- Kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT, dịch vụ được quản lý hoặc SaaS là lợi thế.
- Tiếng Anh viết và nói xuất sắc, tự tin trao đổi trực tiếp về tài khoản khách hàng với khách hàng tại Hoa Kỳ.
- Rất chú ý đến chi tiết và thoải mái khi xử lý số liệu, dữ liệu tài chính.
- Có khả năng tổ chức tốt, đáng tin cậy và luôn theo sát công việc đến cùng.
- Có khả năng cân bằng các ưu tiên cạnh tranh và nhận biết khi nào cần chuyển vấn đề lên cấp cao hơn.
- Có sự kín đáo và đáng tin cậy khi xử lý thông tin mật của khách hàng, tài chính, nhân viên và công ty.
- Sẵn sàng và có khả năng làm việc toàn thời gian trong giờ làm việc theo Giờ miền Trung Hoa Kỳ, bao gồm khung giờ cốt lõi từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều CT.
- Hoàn tất kiểm tra lý lịch trước giai đoạn đề nghị tuyển dụng.
Phúc lợi
- Văn phòng có vị trí thuận tiện để sử dụng phương tiện giao thông công cộng, dùng bữa và tiếp cận các cơ sở lân cận.
- Nơi làm việc hiện đại, được trang bị đầy đủ với các tiện nghi đương đại.
- Nghỉ phép có hưởng lương bắt đầu từ khi được chính thức tuyển dụng.
- HMO và phạm vi chăm sóc sức khỏe mở rộng sau khi được chính thức tuyển dụng.
- Các phúc lợi theo luật định, bao gồm SSS, PhilHealth và Pag-IBIG.
- Văn hóa nơi làm việc hợp tác và thân thiện.
- Việc làm toàn thời gian với các khoản đóng góp và phúc lợi bắt buộc theo quy định của chính phủ.
- Kiểm tra lý lịch là một phần của quy trình tuyển dụng.