Ang Prime System Solutions ay isang kompanya sa pagkonsulta at teknolohiya na tumutulong sa mga organisasyon na palakasin ang kanilang mga kakayahan sa pamamagitan ng paghahanap ng talento, pagbuo ng software, at pagsusuri ng datos gamit ang Power BI. Sa mahigit 15 taong karanasan sa pamamahala ng masalimuot na imprastraktura ng IT, bumubuo ang kompanya ng mga iniangkop na solusyong idinisenyo upang mapahusay ang kahusayan sa operasyon at masuportahan ang pangmatagalang mga layunin sa negosyo. Pinagsasama ng kanilang gawain ang access sa pandaigdigang talent pool at praktikal na kadalubhasaan sa teknolohiya para sa mga pangangailangan sa pagkonsulta, marketing, at SaaS.
Tagapangasiwa ng Pagsingil at Executive Virtual Assistant - Hybrid, Quezon City
Pangangasiwa sa pagsingil ng customer, paniningil ng bayad, pagsubaybay sa mga pagbabayad, mga kalendaryo ng executive, at administrasyong pang-operasyon. Ang full-time na hybrid na tungkuling ito ay sumusuporta sa dalawang co-owner sa Quezon City.
Paglalarawan
- Gumawa ng mga bagong customer account sa PSA at billing system pagkatapos ng trial conversion, kabilang ang mga package, tuntunin sa pagbabayad, presyo, prorated na singil sa unang buwan, at detalye ng referral partner.
- I-cross-check ang mga configuration ng account laban sa mga naaprubahang quote bago maglabas ng unang invoice.
- Iproseso ang mga awtorisadong add-on, upgrade, downgrade, at cancellation mula sa mga service-ticket request.
- Suriin ang buwanan at taunang invoice batch, lutasin ang mga discrepancy, o i-escalate ang mga exception.
- Subaybayan ang mga tinanggihan at nabigong bayad, kontakin ang mga customer, magpadala ng secure na payment-update link, subukang muli ang singil, at itala ang mga resulta.
- Subaybayan ang taunang renewal at mag-follow up kapag nabigo ang renewal payment.
- Tumpak na i-post ang mga bayad sa tseke at ACH.
- Singilin ang mga overdue balance ayon sa mga naaprubahang script at iskedyul ng koleksyon.
- Asikasuhin ang mga tanong sa billing ng customer at partner sa pamamagitan ng email, telepono, at ticketing channel.
- I-escalate ang mga billing dispute, refund request, at iba pang usaping nangangailangan ng awtorisasyon ng may-ari.
- Panatilihing tama ang partner identification data para sa paglalaan ng komisyon.
- Magtipon ng buwanang partner commission statement at billing report.
- I-coordinate ang mga kalendaryo ng dalawang co-owner at mag-ayos ng mga meeting.
- Suriin ang mga papasok na inbox, unahin ang mahahalagang mensahe, at maghanda ng mga karaniwang tugon.
- Dumalo sa mga internal meeting bilang note-taker, at itala ang mga desisyon, action item, at due date.
- I-update ang shared weekly action tracker at mag-follow up sa mga hindi pa nalulutas na gawain.
- Gumawa ng meeting agenda at tipunin ang mga kaugnay na dokumento at impormasyon.
- Gumawa, magrebisa, at mag-format ng mga dokumento, spreadsheet, at presentation sa Microsoft 365.
- Ayusin ang mga SharePoint site at shared-folder structure.
- I-update ang mga tracker para sa vendor, kontrata, renewal, software subscription, at lisensya.
- Panatilihing napapanahon ang CRM record at magsagawa ng basic research.
- Tumulong sa naaprubahang social media scheduling at koordinasyon ng event o webinar.
- Makipag-ugnayan sa mga vendor at ayusin ang mga invoice at resibo para sa bookkeeping.
- Gumawa ng malinaw na process documentation at checklist.
- Makipag-coordinate sa dalawang co-owner gamit ang shared priority list at lutasin ang magkakasalungat na prayoridad sa pamamagitan ng paglilinaw.
Mga Kinakailangan
- Hindi bababa sa tatlong taong karanasan sa billing, accounts receivable, bookkeeping support, o kaugnay na tungkulin, kasama ang karanasan sa pagtulong sa mga executive o business owner na nakabase sa US bilang Executive Assistant o Virtual Assistant.
- Aktuwal na karanasan sa paggamit ng billing, PSA, o accounting platform gaya ng HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks, o katumbas na sistema.
- Karanasan sa paggamit ng online payment processor.
- Mahusay na kakayahan sa Microsoft 365, lalo na sa Outlook, Teams, Word, Excel, at SharePoint.
- Ang karanasan sa GoHighLevel, HubSpot, o ibang CRM ay kalamangan.
- Ang karanasan sa IT, managed services, o SaaS ay kalamangan.
- Napakahusay na nakasulat at pasalitang Ingles, at may kumpiyansang direktang makipag-usap sa mga customer na nakabase sa US tungkol sa kanilang account.
- Mataas na atensyon sa detalye at komportableng humawak ng mga numero at datos sa pananalapi.
- Mahusay na organisasyon, pagiging maaasahan, at tuloy-tuloy na follow-through.
- Kakayahang magbalanse ng magkakasalungat na prayoridad at malaman kung kailan kailangang mag-escalate.
- Propesyonal na pagpapasya at pagiging mapagkakatiwalaan sa paghawak ng kumpidensyal na impormasyon tungkol sa customer, pananalapi, empleyado, at kumpanya.
- Available at handang magtrabaho nang full time sa mga oras ng negosyo sa US Central Time, kabilang ang core hours na 8:00 AM hanggang 5:00 PM CT.
- Pagkumpleto ng background check bago ang yugto ng alok.
Mga Benepisyo
- Lokasyon ng opisina na madaling mapuntahan mula sa pampublikong transportasyon, mga kainan, at kalapit na establisimyento.
- Makabago at kumpletong lugar ng trabaho na may mga kontemporaryong pasilidad.
- May bayad na leave simula sa regularization.
- HMO at mas malawak na healthcare coverage pagkatapos ng regularization.
- Mga benepisyong itinatadhana ng batas kabilang ang SSS, PhilHealth, at Pag-IBIG.
- Kolaboratibo at masayang kultura sa lugar ng trabaho.
- Full-time na trabaho na may mga kontribusyon at benepisyong hinihingi ng pamahalaan.
- Kasama ang background screening sa proseso ng pagkuha.