Prime System Solutions — консалтингова й технологічна компанія, яка допомагає організаціям посилювати свої можливості завдяки пошуку фахівців, розробленню програмного забезпечення та аналітиці даних за допомогою Power BI. Спираючись на понад 15 років досвіду управління складними ІТ-інфраструктурами, компанія розробляє індивідуальні рішення, покликані підвищити операційну ефективність і підтримати довгострокові бізнес-цілі. У роботі поєднуються доступ до глобального пулу талантів і практична технологічна експертиза у сфері консалтингу, маркетингу та завдань, пов’язаних із SaaS.
Координатор з білінгу та віртуальний асистент керівників — гібридний формат, Кесон-Сіті
Координація виставлення рахунків клієнтам, стягнення платежів, нагадувань про оплату, календарів керівників та операційного адміністрування. Повна зайнятість у гібридному форматі з підтримкою двох співвласників у Кесон-Сіті.
Опис
- Створювати нові облікові записи клієнтів у PSA та системі білінгу після переходу з пробного періоду, включно з пакетами послуг, умовами оплати, цінами, пропорційними нарахуваннями за перший місяць і даними партнерів, які залучили клієнта.
- Звіряти налаштування облікових записів із затвердженими комерційними пропозиціями перед виставленням першого рахунку.
- Обробляти авторизовані додаткові послуги, підвищення та зниження тарифів і скасування на підставі запитів у сервісних тікетах.
- Перевіряти щомісячні та річні пакети рахунків, усувати розбіжності або передавати винятки на ескалацію.
- Відстежувати відхилені та невдалі платежі, зв’язуватися з клієнтами, надсилати захищені посилання для оновлення платіжних даних, повторювати списання та фіксувати результати.
- Відстежувати щорічні продовження та зв’язуватися з клієнтами, якщо платіж за продовження не пройшов.
- Точно реєструвати платежі чеками та через ACH.
- Працювати з простроченими заборгованостями відповідно до затверджених сценаріїв і графіків стягнення.
- Опрацьовувати запити клієнтів і партнерів щодо білінгу електронною поштою, телефоном і через систему тікетів.
- Передавати на ескалацію спори щодо рахунків, запити на повернення коштів та інші питання, що потребують дозволу власника.
- Підтримувати точність ідентифікаційних даних партнерів для розподілу комісій.
- Готувати щомісячні звіти щодо партнерських комісій і білінгу.
- Координувати календарі обох співвласників та організовувати зустрічі.
- Переглядати вхідні поштові скриньки, визначати пріоритети та готувати типові відповіді.
- Брати участь у внутрішніх зустрічах як секретар, фіксуючи рішення, завдання та терміни виконання.
- Оновлювати спільний щотижневий трекер завдань і контролювати невиконані завдання.
- Готувати порядки денні зустрічей та збирати відповідні документи й інформацію.
- Створювати, редагувати та форматувати документи, таблиці й презентації в Microsoft 365.
- Організовувати сайти SharePoint і структури спільних папок.
- Оновлювати трекери щодо постачальників, договорів, продовжень, підписок на програмне забезпечення та ліцензій.
- Підтримувати актуальність записів у CRM і проводити базові дослідження.
- Допомагати із затвердженим плануванням публікацій у соціальних мережах та організацією заходів або вебінарів.
- Взаємодіяти з постачальниками й організовувати рахунки та квитанції для бухгалтерського обліку.
- Створювати зрозумілу документацію процесів і контрольні списки.
- Координувати роботу з обома співвласниками через спільний список пріоритетів і врегульовувати конкуруючі пріоритети шляхом уточнення.
Вимоги
- Щонайменше три роки досвіду у білінгу, роботі з дебіторською заборгованістю, підтримці бухгалтерії або суміжній функції, а також досвід допомоги керівникам чи власникам бізнесу зі США як виконавчий або віртуальний асистент.
- Практичний досвід роботи з білінговими, PSA- або бухгалтерськими платформами, такими як HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks або аналогічними системами.
- Досвід використання онлайн-сервісів обробки платежів.
- Відмінне володіння Microsoft 365, особливо Outlook, Teams, Word, Excel і SharePoint.
- Досвід роботи з GoHighLevel, HubSpot або іншою CRM буде перевагою.
- Досвід роботи в ІТ, сфері керованих послуг або SaaS буде перевагою.
- Відмінні письмові та усні навички англійської мови, а також упевненість у прямому обговоренні клієнтських рахунків із клієнтами зі США.
- Висока уважність до деталей і комфортна робота з числами та фінансовими даними.
- Високі організаторські навички, надійність і послідовне доведення завдань до кінця.
- Здатність розставляти пріоритети за умов конкуруючих завдань і розуміти, коли потрібна ескалація.
- Професійна обачність і доброчесність під час роботи з конфіденційною інформацією про клієнтів, фінанси, працівників і компанію.
- Готовність і можливість працювати повний робочий день у робочі години за центральним часом США, включно з основними годинами з 8:00 до 17:00 CT.
- Проходження перевірки біографічних даних до етапу пропозиції роботи.
Переваги
- Офіс із зручним доступом до громадського транспорту, закладів харчування та інших об’єктів поблизу.
- Сучасне, повністю обладнане робоче місце із сучасними зручностями.
- Оплачувана відпустка з моменту оформлення на постійну роботу.
- Медичне страхування HMO та розширене медичне покриття після оформлення на постійну роботу.
- Передбачені законом пільги, зокрема SSS, PhilHealth і Pag-IBIG.
- Співпраця та приємна робоча атмосфера.
- Повна зайнятість із обов’язковими державними внесками та пільгами.
- Перевірка біографічних даних є частиною процесу найму.