Prime System Solutions היא חברת ייעוץ וטכנולוגיה המסייעת לארגונים לחזק את היכולות שלהם באמצעות איתור כישרונות, פיתוח תוכנה וניתוח נתונים באמצעות Power BI. בהתבסס על יותר מ-15 שנות ניסיון בניהול תשתיות IT מורכבות, החברה מפתחת פתרונות מותאמים שנועדו לשפר את היעילות התפעולית ולתמוך ביעדים העסקיים לטווח הארוך. פעילותה משלבת גישה למאגר כישרונות גלובלי עם מומחיות טכנולוגית מעשית לצורכי ייעוץ, שיווק ופתרונות תוכנה כשירות.
רכז/ת חיובים ועוזר/ת וירטואלי/ת להנהלה - עבודה היברידית, קוויזון סיטי
אחריות על חיובי לקוחות, גבייה, מעקב אחר תשלומים, יומני מנהלים ותפעול אדמיניסטרטיבי. זהו תפקיד היברידי במשרה מלאה התומך בשני בעלי החברה בקוויזון סיטי.
תיאור
- יצירת חשבונות לקוח חדשים במערכת PSA ובמערכת החיובים לאחר המרת תקופת הניסיון, כולל חבילות, תנאי תשלום, תמחור, חיובים יחסיים עבור החודש הראשון ופרטי שותפי הפניה.
- בדיקת תצורות החשבון מול הצעות המחיר שאושרו לפני הנפקת החשבונית הראשונה.
- עיבוד תוספות, שדרוגים, שינמוכים וביטולים שאושרו במסגרת בקשות בכרטיסי שירות.
- סקירת אצוות חשבוניות חודשיות ושנתיות, פתרון אי־התאמות או הסלמת חריגים.
- מעקב אחר תשלומים שנדחו או נכשלו, יצירת קשר עם לקוחות, שליחת קישורים מאובטחים לעדכון פרטי תשלום, ניסיון חוזר לחיוב ותיעוד התוצאות.
- מעקב אחר חידושים שנתיים ומעקב כאשר תשלומי החידוש נכשלים.
- הזנה מדויקת של תשלומי המחאות ותשלומי ACH.
- טיפול ביתרות שבפיגור בהתאם לתסריטים המאושרים וללוחות הגבייה.
- מענה לפניות חיוב של לקוחות ושותפים בדוא״ל, בטלפון ובערוצי מערכת הכרטיסים.
- הסלמת מחלוקות חיוב, בקשות להחזר כספי ונושאים אחרים הדורשים אישור בעלים.
- שמירה על דיוק נתוני זיהוי השותפים לצורך הקצאת עמלות.
- ריכוז דוחות עמלות שותפים ודוחות חיוב חודשיים.
- תיאום היומנים של שני בעלי החברה וארגון פגישות.
- סקירת תיבות דואר נכנס, תעדוף הודעות והכנת תשובות שגרתיות.
- השתתפות בפגישות פנימיות כמתעד/ת, כולל רישום החלטות, משימות ותאריכי יעד.
- עדכון מעקב המשימות השבועי המשותף ומעקב אחר משימות שטרם נפתרו.
- בניית סדרי יום לפגישות ואיסוף מסמכים ומידע רלוונטיים.
- יצירה, עריכה ועיצוב של מסמכים, גיליונות אלקטרוניים ומצגות ב־Microsoft 365.
- ארגון אתרי SharePoint ומבני תיקיות משותפות.
- עדכון מעקבים הכוללים ספקים, חוזים, חידושים, מנויי תוכנה ורישיונות.
- שמירה על עדכניות רשומות ה־CRM וביצוע מחקר בסיסי.
- סיוע בתזמון מאושר של פרסומים ברשתות החברתיות ובתיאום אירועים או סמינרים מקוונים.
- עבודה מול ספקים וארגון חשבוניות וקבלות לצורכי הנהלת חשבונות.
- יצירת תיעוד תהליכים ורשימות תיוג פשוטים וברורים.
- תיאום עם שני בעלי החברה באמצעות רשימת סדרי עדיפויות משותפת ופתרון סדרי עדיפויות מתנגשים באמצעות הבהרות.
דרישות
- לפחות שלוש שנות ניסיון בחיובים, חשבונות חייבים, תמיכה בהנהלת חשבונות או תפקיד קשור, וכן ניסיון בסיוע למנהלים או בעלי עסקים בארצות הברית בתפקיד עוזר/ת מנהלים או עוזר/ת וירטואלי/ת.
- ניסיון מעשי בפלטפורמות חיוב, PSA או הנהלת חשבונות כגון HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks או מערכות דומות.
- ניסיון בשימוש במעבדי תשלומים מקוונים.
- שליטה גבוהה ב־Microsoft 365, במיוחד Outlook, Teams, Word, Excel ו־SharePoint.
- ניסיון ב־GoHighLevel, HubSpot או מערכת CRM אחרת מהווה יתרון.
- ניסיון בטכנולוגיית מידע, שירותים מנוהלים או SaaS מהווה יתרון.
- אנגלית מצוינת בכתב ובעל פה, עם ביטחון בדיון ישיר על חשבונות לקוחות מול לקוחות מארצות הברית.
- תשומת לב גבוהה לפרטים ונוחות בעבודה עם מספרים ונתונים פיננסיים.
- יכולת ארגון גבוהה, אמינות ומעקב עקבי אחר משימות.
- יכולת לאזן בין סדרי עדיפויות מתחרים ולזהות מתי נדרשת הסלמה.
- שיקול דעת מקצועי ואמינות בטיפול במידע חסוי של לקוחות, מידע פיננסי, מידע על עובדים ומידע של החברה.
- זמינות ונכונות לעבוד במשרה מלאה בשעות הפעילות העסקית לפי שעון מרכז ארצות הברית, כולל שעות הליבה 8:00 עד 17:00 לפי CT.
- השלמת בדיקת רקע לפני שלב הצעת העבודה.
הטבות
- משרד עם גישה נוחה לתחבורה ציבורית, למסעדות ולעסקים סמוכים.
- סביבת עבודה מודרנית ומאובזרת במלואה עם שירותים עכשוויים.
- חופשה בתשלום החל ממועד הקביעות.
- כיסוי HMO וכיסוי רפואי רחב יותר ממועד הקביעות.
- הטבות על פי חוק, כולל SSS, PhilHealth ו־Pag-IBIG.
- תרבות עבודה שיתופית ומהנה.
- העסקה במשרה מלאה עם הפרשות והטבות הנדרשות על פי חוק.
- בדיקת רקע כלולה בתהליך הגיוס.