Prime System Solutions je svetovalno in tehnološko podjetje, ki organizacijam pomaga krepiti njihove zmogljivosti z iskanjem talentov, razvojem programske opreme in analitiko podatkov v okolju Power BI. Na podlagi več kot 15 let izkušenj z upravljanjem kompleksnih IT-infrastruktur podjetje razvija prilagojene rešitve, namenjene izboljšanju operativne učinkovitosti in podpori dolgoročnim poslovnim ciljem. Njegovo delo združuje dostop do globalnega nabora talentov s praktičnim tehnološkim strokovnim znanjem na področju svetovanja, trženja in potreb, povezanih s SaaS.
Koordinator obračunavanja in izvršni virtualni asistent – hibridno delo, Quezon City
Nadzor obračunavanja strank, izterjave, spremljanja plačil, koledarjev vodstva in operativne administracije. To je hibridno delovno mesto s polnim delovnim časom, ki podpira dva solastnika v mestu Quezon City.
Opis
- Ustvarjati nove uporabniške račune v sistemu PSA in sistemu za obračunavanje po prehodu iz poskusnega obdobja, vključno s paketi, plačilnimi pogoji, cenami, sorazmernimi stroški za prvi mesec in podatki o partnerju, ki je posredoval stranko.
- Pred izdajo prvega računa preveriti konfiguracije računov glede na odobrene ponudbe.
- Obdelovati odobrene dodatke, nadgradnje, znižanja storitev in preklice iz zahtevkov v servisnih vstopnicah.
- Pregledovati mesečne in letne serije računov, odpravljati neskladja ali eskalirati izjeme.
- Spremljati zavrnjena in neuspešna plačila, kontaktirati stranke, pošiljati varne povezave za posodobitev podatkov o plačilu, ponoviti bremenitve in beležiti rezultate.
- Spremljati letne obnovitve in ukrepati, ko plačila za obnovitev ne uspejo.
- Natančno knjižiti plačila s čeki in ACH.
- Izterjevati zapadle zneske v skladu z odobrenimi scenariji in urniki izterjave.
- Obravnavati vprašanja strank in partnerjev o obračunavanju po e-pošti, telefonu in prek sistema vstopnic.
- Eskalirati spore glede obračunavanja, zahtevke za vračilo in druga vprašanja, ki zahtevajo dovoljenje lastnika.
- Skrbeti za točne identifikacijske podatke partnerjev za razporejanje provizij.
- Pripravljati mesečne izkaze partnerskih provizij in poročila o obračunavanju.
- Usklajevati koledarja obeh solastnikov in organizirati sestanke.
- Pregledovati prejete nabiralnike, določati prednost sporočil in pripravljati rutinske odgovore.
- Sodelovati na internih sestankih kot zapisnikar ter beležiti odločitve, naloge in roke.
- Posodabljati skupni tedenski sledilnik nalog in spremljati nerešene naloge.
- Pripravljati dnevne rede sestankov ter zbirati ustrezne dokumente in informacije.
- Ustvarjati, popravljati in oblikovati dokumente, preglednice in predstavitve v Microsoft 365.
- Organizirati SharePointova mesta in strukture skupnih map.
- Posodabljati sledilnike dobaviteljev, pogodb, obnovitev, naročnin programske opreme in licenc.
- Skrbeti za aktualne zapise v CRM in izvajati osnovno raziskovanje.
- Pomagati pri odobrenem načrtovanju objav v družbenih medijih ter usklajevanju dogodkov ali spletnih seminarjev.
- Sodelovati z dobavitelji ter organizirati račune in potrdila za knjigovodstvo.
- Ustvarjati preprosto procesno dokumentacijo in kontrolne sezname.
- Usklajevati delo z obema solastnikoma prek skupnega seznama prednostnih nalog ter razreševati nasprotujoče si prioritete z dodatnim pojasnjevanjem.
Zahteve
- Najmanj tri leta izkušenj na področju obračunavanja, terjatev, računovodske podpore ali sorodne funkcije ter izkušnje s podporo vodstvenim delavcem ali lastnikom podjetij iz ZDA kot izvršni ali virtualni asistent.
- Praktične izkušnje z obračunskimi, PSA ali računovodskimi platformami, kot so HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks ali primerljivi sistemi.
- Izkušnje z uporabo spletnih procesorjev plačil.
- Odlično poznavanje Microsoft 365, zlasti Outlooka, Teamsa, Worda, Excela in SharePointa.
- Izkušnje z GoHighLevelom, HubSpotom ali drugim CRM-jem so prednost.
- Izkušnje na področju IT, upravljanih storitev ali SaaS so prednost.
- Odlično pisno in govorno znanje angleščine ter samozavest pri neposrednem pogovoru o uporabniških računih s strankami iz ZDA.
- Izjemna pozornost do podrobnosti in dobro počutje pri delu s številkami in finančnimi podatki.
- Odlična organiziranost, zanesljivost in dosledno spremljanje nalog do zaključka.
- Sposobnost usklajevanja nasprotujočih si prednostnih nalog in prepoznavanja, kdaj je potrebna eskalacija.
- Profesionalna diskretnost in zaupanja vrednost pri ravnanju z zaupnimi podatki o strankah, financah, zaposlenih in podjetju.
- Razpoložljivost in pripravljenost za delo s polnim delovnim časom v delovnem času po osrednjem času ZDA, vključno z glavnimi urami od 8.00 do 17.00 CT.
- Opravljeno preverjanje preteklosti pred fazo ponudbe.
Ugodnosti
- Pisarniška lokacija s priročnim dostopom do javnega prevoza, restavracij in bližnjih objektov.
- Sodobno, popolnoma opremljeno delovno mesto s sodobnimi pripomočki.
- Plačan dopust od začetka redne zaposlitve.
- HMO in širše zdravstveno kritje od začetka redne zaposlitve.
- Zakonske ugodnosti, vključno s SSS, PhilHealth in Pag-IBIG.
- Sodelovalna in prijetna delovna kultura.
- Zaposlitev s polnim delovnim časom z obveznimi državnimi prispevki in ugodnostmi.
- Preverjanje preteklosti je vključeno v postopek zaposlovanja.