Prime System Solutions on konsultointi- ja teknologiayritys, joka auttaa organisaatioita vahvistamaan valmiuksiaan hankkimalla osaajia, kehittämällä ohjelmistoja ja analysoimalla dataa Power BI:n avulla. Yli 15 vuoden kokemus vaativien IT-infrastruktuurien hallinnasta antaa yritykselle vahvan pohjan räätälöityjen ratkaisujen kehittämiseen. Ratkaisuilla parannetaan toiminnan tehokkuutta ja tuetaan liiketoiminnan pitkän aikavälin tavoitteita. Yrityksen toiminnassa yhdistyvät maailmanlaajuisen osaajaverkoston tarjoamat mahdollisuudet ja käytännön teknologiaosaaminen konsultoinnin, markkinoinnin ja SaaS-palveluihin liittyvien tarpeiden parissa.
Laskutuskoordinaattori ja johdon virtuaaliassistentti – hybridityö, Quezon City
Vastaat asiakaslaskutuksesta, perinnästä, maksujen seurannasta, johdon kalentereista ja hallinnollisista tehtävistä. Tämä kokoaikainen hybridityö tukee kahta omistajaa Quezon Cityssä.
Kuvaus
- Luo uudet asiakastilit PSA- ja laskutusjärjestelmään kokeilujakson muuntumisen jälkeen ja lisää niihin paketit, maksuehdot, hinnat, suhteutetut ensimmäisen kuukauden veloitukset sekä suosittelukumppanin tiedot.
- Tarkista tilien asetukset hyväksyttyjä tarjouksia vasten ennen ensimmäisen laskun lähettämistä.
- Käsittele palvelupyyntöjen kautta hyväksytyt lisäpalvelut, päivitykset, alennukset ja peruutukset.
- Tarkista kuukausittaiset ja vuosittaiset laskuerät, ratkaise poikkeamat tai eskaloi poikkeustapaukset.
- Seuraa hylättyjä ja epäonnistuneita maksuja, ota yhteyttä asiakkaisiin, lähetä suojattuja maksutietojen päivityslinkkejä, yritä veloituksia uudelleen ja kirjaa tulokset.
- Seuraa vuosittaisia uusintoja ja ota yhteyttä, jos uusintamaksut epäonnistuvat.
- Kirjaa sekki- ja ACH-maksut täsmällisesti.
- Peri erääntyneitä saatavia hyväksyttyjen puheluskriptien ja perintäaikataulujen mukaisesti.
- Käsittele asiakkaiden ja kumppaneiden laskutuskyselyt sähköpostitse, puhelimitse ja tikettikanavissa.
- Eskaloi laskutuskiistat, hyvityspyynnöt ja muut asiat, jotka edellyttävät omistajan hyväksyntää.
- Pidä kumppaneiden tunnistetiedot ajan tasalla provisioiden kohdentamista varten.
- Koosta kuukausittaiset kumppaniprovisiolaskelmat ja laskutusraportit.
- Koordinoi molempien omistajien kalentereita ja järjestä kokouksia.
- Tarkista saapuvat postilaatikot, priorisoi viestit ja valmistele rutiinivastaukset.
- Osallistu sisäisiin kokouksiin sihteerinä ja kirjaa päätökset, toimenpiteet sekä määräajat.
- Päivitä yhteistä viikoittaista tehtäväseurantaa ja seuraa ratkaisemattomia tehtäviä.
- Laadi kokousasiakirjoja ja kokoa asiaankuuluvat dokumentit ja tiedot.
- Luo, muokkaa ja muotoile asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä Microsoft 365:ssä.
- Järjestä SharePoint-sivustot ja jaettujen kansioiden rakenteet.
- Päivitä toimittajia, sopimuksia, uusintoja, ohjelmistotilauksia ja lisenssejä koskevia seurantataulukoita.
- Pidä CRM-tiedot ajan tasalla ja tee perustason selvitystyötä.
- Auta hyväksyttyjen sosiaalisen median julkaisujen ajastamisessa sekä tapahtumien ja webinaarien koordinoinnissa.
- Ole yhteydessä toimittajiin ja järjestä laskut ja kuitit kirjanpitoa varten.
- Luo selkeää prosessidokumentaatiota ja tarkistuslistoja.
- Koordinoi työtä molempien omistajien kanssa yhteisen prioriteettilistan avulla ja ratkaise ristiriitaiset prioriteetit tarkentamalla tarpeita.
Vaatimukset
- Vähintään kolme vuotta kokemusta laskutuksesta, myyntisaamisista, kirjanpidon tukitehtävistä tai vastaavasta tehtävästä sekä kokemusta yhdysvaltalaisten johtajien tai yrityksen omistajien avustamisesta johdon assistenttina tai virtuaaliassistenttina.
- Käytännön kokemusta laskutus-, PSA- tai taloushallintoalustoista, kuten HaloPSA:sta, ConnectWisesta, QuickBooksista tai vastaavista järjestelmistä.
- Kokemusta verkkomaksujen käsittelijöiden käytöstä.
- Vahva Microsoft 365 -osaaminen, erityisesti Outlookin, Teamsin, Wordin, Excelin ja SharePointin hallinta.
- GoHighLevelin, HubSpotin tai muun CRM-järjestelmän tuntemus katsotaan eduksi.
- Kokemus IT-alalta, hallinnoiduista palveluista tai SaaS-palveluista katsotaan eduksi.
- Erinomainen kirjallinen ja suullinen englannin taito sekä valmius keskustella asiakastileistä suoraan yhdysvaltalaisten asiakkaiden kanssa.
- Tarkkuus ja varmuus numeroiden ja taloustietojen käsittelyssä.
- Hyvät organisointitaidot, luotettavuus ja johdonmukainen asioiden loppuun saattaminen.
- Kyky tasapainottaa kilpailevia prioriteetteja ja tunnistaa, milloin asia on eskaloitava.
- Ammatillinen hienotunteisuus ja luotettavuus luottamuksellisia asiakas-, talous-, työntekijä- ja yritystietoja käsiteltäessä.
- Valmius ja halu työskennellä kokoaikaisesti Yhdysvaltain keskisen aikavyöhykkeen työaikoina, mukaan lukien ydinajat klo 8.00–17.00 CT.
- Taustatarkistuksen suorittaminen ennen tarjousvaihetta.
Edut
- Toimisto sijaitsee kätevästi lähellä julkista liikennettä, ravintoloita ja muita palveluita.
- Moderni ja täysin varusteltu työympäristö nykyaikaisilla mukavuuksilla.
- Palkallinen vapaa alkaa vakinaistamisen yhteydessä.
- HMO ja laajempi terveydenhuollon kattavuus vakinaistamisen yhteydessä.
- Lakisääteiset etuudet, kuten SSS, PhilHealth ja Pag-IBIG.
- Yhteistyöhön kannustava ja viihtyisä työyhteisö.
- Kokoaikainen työsuhde lakisääteisine maksuineen ja etuuksineen.
- Taustaseulonta kuuluu rekrytointiprosessiin.