Prime System Solutions är ett konsult- och teknikföretag som hjälper organisationer att stärka sin kapacitet genom talanganskaffning, programvaruutveckling och dataanalys med Power BI. Med mer än 15 års erfarenhet av att hantera komplex IT-infrastruktur utvecklar företaget skräddarsydda lösningar som är utformade för att förbättra den operativa effektiviteten och stödja långsiktiga affärsmål. Verksamheten kombinerar tillgång till en global talangpool med praktisk teknisk expertis inom konsulttjänster, marknadsföring och SaaS-relaterade behov.
Faktureringskoordinator och virtuell chefsassistent – hybrid, Quezon City
Ansvara för kundfakturering, kravhantering, betalningsuppföljning, chefskalendrar och administrativ drift. Denna heltidsroll med hybridarbete stödjer två delägare i Quezon City.
Beskrivning
- Skapa nya kundkonton i PSA- och faktureringssystemet efter konvertering från provperiod, inklusive paket, betalningsvillkor, priser, proportionerliga avgifter för den första månaden och uppgifter om hänvisningspartner.
- Kontrollera kontoinställningarna mot godkända offerter innan den första fakturan skickas.
- Hantera godkända tillägg, uppgraderingar, nedgraderingar och uppsägningar från serviceärenden.
- Granska månadsvisa och årliga fakturakörningar, lösa avvikelser eller eskalera undantag.
- Följ upp nekade och misslyckade betalningar, kontakta kunder, skicka säkra länkar för uppdatering av betalningsuppgifter, försök ta betalt igen och dokumentera resultaten.
- Följ upp årliga förnyelser och kontakta kunder när förnyelsebetalningar misslyckas.
- Registrera check- och ACH-betalningar korrekt.
- Driv in förfallna saldon enligt godkända manus och inkassoscheman.
- Hantera kunders och partners faktureringsfrågor via e-post, telefon och ärendehanteringskanaler.
- Eskalera fakturatvister, återbetalningsbegäranden och andra ärenden som kräver ägarens godkännande.
- Håll partneridentifieringsuppgifter korrekta för provisionsfördelning.
- Sammanställ månatliga provisionsbesked för partners och faktureringsrapporter.
- Samordna båda delägarnas kalendrar och boka möten.
- Granska inkommande inkorgar, prioritera meddelanden och förbereda rutinmässiga svar.
- Delta i interna möten som protokollförare och dokumentera beslut, åtgärdspunkter och förfallodatum.
- Uppdatera den gemensamma veckovisa åtgärdsuppföljningen och följa upp olösta uppgifter.
- Skapa mötesagendor och sammanställa relevanta dokument och uppgifter.
- Skapa, revidera och formatera dokument, kalkylblad och presentationer i Microsoft 365.
- Organisera SharePoint-webbplatser och strukturer för delade mappar.
- Uppdatera uppföljningslistor för leverantörer, avtal, förnyelser, programvaruprenumerationer och licenser.
- Håll CRM-uppgifter aktuella och genomför grundläggande research.
- Hjälpa till med godkänd schemaläggning av sociala medier samt samordning av evenemang och webbinarier.
- Ha kontakt med leverantörer och organisera fakturor och kvitton för bokföringen.
- Skapa tydlig processdokumentation och checklistor.
- Samordna arbetet med båda delägarna via en gemensam prioriteringslista och lösa konkurrerande prioriteringar genom att klargöra behoven.
Krav
- Minst tre års erfarenhet av fakturering, kundreskontra, bokföringsstöd eller en närliggande funktion, samt erfarenhet av att assistera USA-baserade chefer eller företagsägare som chefsassistent eller virtuell assistent.
- Praktisk erfarenhet av fakturerings-, PSA- eller redovisningsplattformar som HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks eller jämförbara system.
- Erfarenhet av att använda onlinebaserade betalningslösningar.
- Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Teams, Word, Excel och SharePoint.
- Erfarenhet av GoHighLevel, HubSpot eller annat CRM är meriterande.
- Erfarenhet från IT, managed services eller SaaS är meriterande.
- Utmärkt skriftlig och muntlig engelska samt trygghet i att diskutera kundkonton direkt med USA-baserade kunder.
- Stor noggrannhet och vana vid att hantera siffror och ekonomiska uppgifter.
- God organisationsförmåga, pålitlighet och konsekvent uppföljning.
- Förmåga att balansera konkurrerande prioriteringar och avgöra när eskalering behövs.
- Professionellt omdöme och pålitlighet vid hantering av konfidentiell kund-, ekonomi-, personal- och företagsinformation.
- Möjlighet och vilja att arbeta heltid under arbetstid enligt amerikansk Central Time, inklusive kärntid från kl. 08.00 till 17.00 CT.
- Genomförd bakgrundskontroll före erbjudandestadiet.
Förmåner
- Kontorsläge med bekväm tillgång till kollektivtrafik, restauranger och närliggande verksamheter.
- Modern och fullt utrustad arbetsplats med samtida bekvämligheter.
- Betald ledighet från och med fast anställning.
- HMO och bredare sjukvårdsförsäkring från och med fast anställning.
- Lagstadgade förmåner inklusive SSS, PhilHealth och Pag-IBIG.
- Samarbetsinriktad och trivsam arbetskultur.
- Heltidsanställning med lagstadgade arbetsgivaravgifter och förmåner.
- Bakgrundskontroll ingår i rekryteringsprocessen.