A Prime System Solutions é uma empresa de consultoria e tecnologia que ajuda organizações a fortalecer suas capacidades por meio da busca de talentos, do desenvolvimento de software e da análise de dados com Power BI. Com mais de 15 anos de experiência na gestão de infraestruturas de TI complexas, a empresa desenvolve soluções personalizadas projetadas para melhorar a eficiência operacional e apoiar objetivos de negócios de longo prazo. Seu trabalho combina acesso a um banco global de talentos com experiência prática em tecnologia para necessidades relacionadas a consultoria, marketing e SaaS.
Coordenador de Faturamento e Assistente Executivo Virtual - Híbrido, Quezon City
Gerencie o faturamento de clientes, as cobranças, o acompanhamento de pagamentos, as agendas executivas e a administração operacional. Esta função híbrida em período integral apoia dois coproprietários em Quezon City.
Descrição
- Criar novas contas de clientes no sistema PSA e de faturamento após a conversão do período de teste, incluindo pacotes, condições de pagamento, preços, cobranças proporcionais do primeiro mês e dados de parceiros de indicação.
- Conferir as configurações das contas com as propostas aprovadas antes de emitir a primeira fatura.
- Processar complementos, upgrades, downgrades e cancelamentos autorizados a partir de solicitações em tickets de serviço.
- Revisar lotes de faturas mensais e anuais, resolvendo discrepâncias ou escalando exceções.
- Acompanhar pagamentos recusados e não processados, contatar clientes, enviar links seguros para atualização de pagamento, tentar as cobranças novamente e registrar os resultados.
- Acompanhar renovações anuais e fazer o acompanhamento quando os pagamentos de renovação falharem.
- Registrar corretamente pagamentos por cheque e ACH.
- Cobrar saldos em atraso de acordo com os roteiros aprovados e os cronogramas de cobrança.
- Atender dúvidas de faturamento de clientes e parceiros por e-mail, telefone e canais de tickets.
- Escalar disputas de faturamento, solicitações de reembolso e outros assuntos que exijam autorização dos proprietários.
- Manter corretos os dados de identificação dos parceiros para a alocação de comissões.
- Preparar demonstrativos mensais de comissões de parceiros e relatórios de faturamento.
- Coordenar as agendas dos dois coproprietários e organizar reuniões.
- Revisar as caixas de entrada, priorizar mensagens e preparar respostas rotineiras.
- Participar de reuniões internas como responsável pelas anotações, registrando decisões, ações e prazos.
- Atualizar o rastreador semanal compartilhado de ações e acompanhar tarefas não resolvidas.
- Criar pautas de reuniões e reunir documentos e informações relevantes.
- Criar, revisar e formatar documentos, planilhas e apresentações no Microsoft 365.
- Organizar sites do SharePoint e estruturas de pastas compartilhadas.
- Atualizar rastreadores de fornecedores, contratos, renovações, assinaturas de software e licenças.
- Manter os registros do CRM atualizados e realizar pesquisas básicas.
- Ajudar no agendamento aprovado de redes sociais e na coordenação de eventos ou webinars.
- Relacionar-se com fornecedores e organizar faturas e recibos para a contabilidade.
- Criar documentação simples de processos e listas de verificação.
- Coordenar-se com os dois coproprietários por meio de uma lista compartilhada de prioridades e resolver prioridades conflitantes por meio de esclarecimentos.
Requisitos
- Pelo menos três anos de experiência em faturamento, contas a receber, suporte contábil ou função relacionada, além de experiência auxiliando executivos ou proprietários de empresas dos Estados Unidos como assistente executivo ou assistente virtual.
- Experiência prática com plataformas de faturamento, PSA ou contabilidade, como HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks ou sistemas comparáveis.
- Experiência com processadores de pagamentos on-line.
- Domínio do Microsoft 365, especialmente Outlook, Teams, Word, Excel e SharePoint.
- Experiência com GoHighLevel, HubSpot ou outro CRM será considerada um diferencial.
- Experiência em TI, serviços gerenciados ou SaaS será considerada um diferencial.
- Excelente inglês escrito e falado, com confiança para tratar diretamente das contas de clientes com clientes dos Estados Unidos.
- Grande atenção aos detalhes e facilidade para lidar com números e dados financeiros.
- Forte organização, confiabilidade e acompanhamento consistente.
- Capacidade de equilibrar prioridades conflitantes e reconhecer quando é necessário escalar uma questão.
- Discrição profissional e confiabilidade ao lidar com informações confidenciais de clientes, financeiras, de funcionários e da empresa.
- Disponibilidade e disposição para trabalhar em período integral durante o horário comercial do fuso Central dos Estados Unidos, incluindo o horário principal das 8h às 17h CT.
- Conclusão de uma verificação de antecedentes antes da etapa de oferta.
Benefícios
- Local de trabalho com acesso conveniente ao transporte público, restaurantes e estabelecimentos próximos.
- Ambiente de trabalho moderno e totalmente equipado, com comodidades contemporâneas.
- Licença remunerada a partir da efetivação.
- Cobertura HMO e assistência médica mais ampla a partir da efetivação.
- Benefícios legais, incluindo SSS, PhilHealth e Pag-IBIG.
- Cultura de trabalho colaborativa e agradável.
- Emprego em período integral com as contribuições e os benefícios exigidos pelo governo.
- A verificação de antecedentes está incluída no processo de contratação.