Prime System Solutions е консултантска и технологична компания, която помага на организациите да укрепят своите възможности чрез подбор на таланти, разработване на софтуер и анализ на данни с Power BI. Опирайки се на повече от 15 години опит в управлението на сложни ИТ инфраструктури, компанията разработва решения по поръчка, предназначени да подобрят оперативната ефективност и да подкрепят дългосрочните бизнес цели. Дейността ѝ съчетава достъп до глобален набор от таланти с практически технологичен опит в областта на консултирането, маркетинга и нуждите, свързани със SaaS.
Координатор по фактуриране и изпълнителен виртуален асистент – хибридна работа, Кесон Сити
Отговаряне за фактурирането на клиенти, събирането на вземания, проследяването на плащания, календарите на ръководството и оперативната администрация. Тази хибридна позиция на пълно работно време подпомага двама съсобственици в Кесон Сити.
Описание
- Създаване на нови клиентски акаунти в PSA и системата за фактуриране след преобразуване от пробен период, включително пакети, условия за плащане, цени, пропорционални такси за първия месец и данни за партньора, направил препоръката.
- Сверяване на конфигурациите на акаунтите с одобрените оферти преди издаване на първата фактура.
- Обработване на одобрени допълнителни услуги, надграждания, понижаване на услугите и анулирания от заявки в сервизни тикети.
- Преглеждане на месечни и годишни партиди фактури, отстраняване на несъответствия или ескалиране на изключения.
- Проследяване на отказани и неуспешни плащания, контакт с клиенти, изпращане на защитени връзки за актуализиране на платежните данни, повторно таксуване и записване на резултатите.
- Проследяване на годишните подновявания и последващ контакт при неуспешни плащания за подновяване.
- Точно осчетоводяване на плащания с чек и ACH.
- Събиране на просрочени салда съгласно одобрени сценарии и графици за събиране.
- Обработване на запитвания от клиенти и партньори относно фактурирането по имейл, телефон и чрез тикет система.
- Ескалиране на спорове по фактури, искания за възстановяване на суми и други въпроси, изискващи разрешение от собственика.
- Поддържане на точни идентификационни данни на партньорите за разпределяне на комисиони.
- Изготвяне на месечни отчети за партньорски комисиони и фактуриране.
- Координиране на календарите на двамата съсобственици и организиране на срещи.
- Преглеждане на входящите пощенски кутии, приоритизиране на съобщенията и подготовка на стандартни отговори.
- Участие във вътрешни срещи като протоколчик, като се записват решения, задачи и крайни срокове.
- Актуализиране на общия седмичен списък със задачи и проследяване на нерешените задачи.
- Изготвяне на дневен ред за срещи и събиране на съответните документи и информация.
- Създаване, редактиране и форматиране на документи, електронни таблици и презентации в Microsoft 365.
- Организиране на сайтовете в SharePoint и структурите на споделените папки.
- Актуализиране на регистри за доставчици, договори, подновявания, софтуерни абонаменти и лицензи.
- Поддържане на актуални CRM записи и извършване на базови проучвания.
- Съдействие при одобрено планиране на публикации в социалните медии и координация на събития или уебинари.
- Комуникация с доставчици и организиране на фактури и разписки за счетоводството.
- Създаване на ясна процесна документация и контролни списъци.
- Координиране с двамата съсобственици чрез общ списък с приоритети и разрешаване на конкуриращи се приоритети чрез изясняване.
Изисквания
- Поне три години опит във фактуриране, вземания, счетоводна поддръжка или сродна функция, както и опит в подпомагане на ръководители или собственици на бизнеси от САЩ като изпълнителен или виртуален асистент.
- Практически опит с платформи за фактуриране, PSA или счетоводство като HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks или сравними системи.
- Опит с използването на онлайн оператори за плащания.
- Отлични умения с Microsoft 365, особено Outlook, Teams, Word, Excel и SharePoint.
- Опитът с GoHighLevel, HubSpot или друга CRM система е предимство.
- Опитът в IT, управлявани услуги или SaaS е предимство.
- Отличен писмен и говорим английски език и увереност при директно обсъждане на клиентски акаунти с клиенти от САЩ.
- Силно внимание към детайлите и комфорт при работа с числа и финансови данни.
- Отлична организираност, надеждност и последователно проследяване на задачите до приключване.
- Способност за балансиране на конкуриращи се приоритети и разпознаване кога е необходима ескалация.
- Професионална дискретност и надеждност при работа с поверителна информация за клиенти, финанси, служители и компанията.
- Готовност и възможност за работа на пълно работно време в работните часове по централното време на САЩ, включително основните часове от 8:00 до 17:00 CT.
- Преминаване на проверка на миналото преди етапа на предложението.
Придобивки
- Офис с удобен достъп до обществен транспорт, места за хранене и обекти в близост.
- Модерно, напълно оборудвано работно място със съвременни удобства.
- Платен отпуск от момента на назначаване на постоянен договор.
- HMO и по-широко здравно покритие от момента на назначаване на постоянен договор.
- Законови придобивки, включително SSS, PhilHealth и Pag-IBIG.
- Сътрудническа и приятна работна култура.
- Пълна заетост със задължителни държавни вноски и придобивки.
- Проверката на миналото е част от процеса на наемане.