Prime System Solutions je konzultantska i tehnološka tvrtka koja organizacijama pomaže ojačati njihove kapacitete pronalaženjem talenata, razvojem softvera i analizom podataka putem alata Power BI. Oslanjajući se na više od 15 godina iskustva u upravljanju složenim IT infrastrukturama, tvrtka razvija prilagođena rješenja osmišljena za poboljšanje operativne učinkovitosti i podršku dugoročnim poslovnim ciljevima. Njezin rad objedinjuje pristup globalnom bazenu talenata s praktičnim tehnološkim stručnim znanjem u području savjetovanja, marketinga i potreba povezanih sa SaaS-om.
Koordinator naplate i izvršni virtualni asistent – hibridni rad, Quezon City
Nadgledanje naplate korisnika, potraživanja, praćenja plaćanja, kalendara rukovodstva i operativne administracije. Ova hibridna pozicija s punim radnim vremenom podržava dva suvlasnika u Quezon Cityju.
Opis
- Izraditi nove korisničke račune u PSA-u i sustavu za naplatu nakon prelaska s probnog razdoblja, uključujući pakete, uvjete plaćanja, cijene, razmjerni iznos za prvi mjesec i podatke o partnerskoj preporuci.
- Usporediti postavke računa s odobrenim ponudama prije izdavanja prve fakture.
- Obraditi odobrene dodatke, nadogradnje, smanjenja usluge i otkazivanja iz zahtjeva servisnih tiketa.
- Pregledati mjesečne i godišnje serije faktura, rješavati odstupanja ili eskalirati iznimke.
- Pratiti odbijena i neuspjela plaćanja, kontaktirati korisnike, slati sigurne poveznice za ažuriranje podataka o plaćanju, ponoviti terećenja i evidentirati rezultate.
- Pratiti godišnje obnove i javiti se kada plaćanja obnove ne uspiju.
- Točno evidentirati plaćanja čekovima i ACH-om.
- Naplaćivati dospjela dugovanja prema odobrenim skriptama i rasporedima naplate.
- Rješavati upite korisnika i partnera o naplati putem e-pošte, telefona i sustava za tikete.
- Eskalirati sporove oko naplate, zahtjeve za povrat novca i druga pitanja koja zahtijevaju odobrenje vlasnika.
- Održavati točne identifikacijske podatke partnera za raspodjelu provizija.
- Sastavljati mjesečne izvještaje o partnerskim provizijama i naplati.
- Koordinirati kalendare oba suvlasnika i organizirati sastanke.
- Pregledavati pristigle ulazne pretince, određivati prioritete poruka i pripremati rutinske odgovore.
- Sudjelovati na internim sastancima kao zapisničar te bilježiti odluke, zadatke i rokove.
- Ažurirati zajednički tjedni pregled zadataka i pratiti neriješene zadatke.
- Izraditi dnevne redove sastanaka te prikupiti relevantne dokumente i informacije.
- Izrađivati, uređivati i oblikovati dokumente, proračunske tablice i prezentacije u sustavu Microsoft 365.
- Organizirati SharePointove stranice i strukture zajedničkih mapa.
- Ažurirati preglede dobavljača, ugovora, obnova, softverskih pretplata i licenci.
- Održavati CRM zapise ažurnima i provoditi osnovno istraživanje.
- Pomagati pri odobrenom planiranju objava na društvenim mrežama te koordinaciji događaja ili webinara.
- Komunicirati s dobavljačima i organizirati fakture i račune za knjigovodstvo.
- Izraditi jednostavnu procesnu dokumentaciju i kontrolne popise.
- Koordinirati s oba suvlasnika putem zajedničkog popisa prioriteta i rješavati suprotstavljene prioritete dodatnim pojašnjenjem.
Zahtjevi
- Najmanje tri godine iskustva u naplati, potraživanjima, računovodstvenoj podršci ili srodnoj funkciji, kao i iskustvo u asistiranju rukovoditeljima ili vlasnicima poduzeća sa sjedištem u SAD-u kao izvršni ili virtualni asistent.
- Praktično iskustvo s platformama za naplatu, PSA ili računovodstvo kao što su HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks ili usporedivi sustavi.
- Iskustvo u korištenju mrežnih procesora plaćanja.
- Napredno poznavanje sustava Microsoft 365, osobito Outlooka, Teamsa, Worda, Excela i SharePointa.
- Iskustvo s GoHighLevelom, HubSpotom ili drugim CRM-om prednost je.
- Iskustvo u IT-u, upravljanim uslugama ili SaaS-u prednost je.
- Izvrsno pisano i govorno znanje engleskog jezika te sigurnost u izravnom razgovoru o korisničkim računima s klijentima iz SAD-a.
- Izrazita pažnja prema detaljima i ugodnost u radu s brojkama i financijskim podacima.
- Izvrsna organiziranost, pouzdanost i dosljedno praćenje zadataka do završetka.
- Sposobnost usklađivanja suprotstavljenih prioriteta i prepoznavanja trenutka kada je potrebna eskalacija.
- Profesionalna diskrecija i pouzdanost pri rukovanju povjerljivim podacima o korisnicima, financijama, zaposlenicima i poduzeću.
- Dostupnost i spremnost na rad s punim radnim vremenom tijekom radnog vremena po središnjem vremenu SAD-a, uključujući glavne sate od 8:00 do 17:00 CT.
- Obavljena provjera prošlosti prije faze ponude.
Pogodnosti
- Uredska lokacija s jednostavnim pristupom javnom prijevozu, ugostiteljskim objektima i sadržajima u blizini.
- Moderno, potpuno opremljeno radno mjesto sa suvremenim sadržajima.
- Plaćeni dopust od početka redovnog radnog odnosa.
- HMO i šire zdravstveno pokriće od početka redovnog radnog odnosa.
- Zakonska prava i pogodnosti uključujući SSS, PhilHealth i Pag-IBIG.
- Suradnička i ugodna radna kultura.
- Zaposlenje s punim radnim vremenom uz zakonom propisane doprinose i pogodnosti.
- Provjera prošlosti uključena je u proces zapošljavanja.