Prime System Solutionsは、人材の発掘、ソフトウェア開発、Power BIを活用したデータ分析を通じて、組織の能力強化を支援するコンサルティング・テクノロジー企業です。複雑なITインフラの管理に15年以上携わってきた経験を生かし、業務効率の向上と長期的な事業目標の達成を支援する、顧客に合わせたソリューションを開発しています。グローバルな人材プールへのアクセスと、コンサルティング、マーケティング、SaaS関連のニーズに対応する実践的な技術力を組み合わせて業務を展開しています。
請求業務コーディネーター兼エグゼクティブ・バーチャルアシスタント—ハイブリッド勤務、ケソン市
顧客請求、回収、支払いフォロー、役員の予定管理、業務管理を担当します。 ケソン市で2名の共同オーナーを支援するフルタイムのハイブリッド勤務です。
仕事内容
- トライアルから本契約への移行後、PSAおよび請求システムに新規顧客アカウントを作成し、パッケージ、支払条件、料金、初月の日割り請求額、紹介パートナー情報を登録します。
- 初回請求書を発行する前に、承認済みの見積書とアカウント設定を照合します。
- サービスチケットの依頼に基づき、承認済みの追加、アップグレード、ダウングレード、解約を処理します。
- 月次および年次の請求書バッチを確認し、差異を解消するか例外事項をエスカレーションします。
- 拒否・失敗した支払いを追跡し、顧客への連絡、安全な支払情報更新リンクの送付、請求の再試行、結果の記録を行います。
- 年次更新を追跡し、更新支払いが失敗した場合にフォローアップします。
- 小切手およびACHによる支払いを正確に計上します。
- 承認済みのスクリプトと回収スケジュールに従って延滞残高を回収します。
- メール、電話、チケットシステムを通じて顧客およびパートナーからの請求問い合わせに対応します。
- オーナーの承認が必要な請求 dispute、返金依頼、その他の事項をエスカレーションします。
- コミッション配分に必要なパートナー識別情報を正確に維持します。
- 月次のパートナーコミッション明細と請求レポートを作成します。
- 2名の共同オーナーの予定を調整し、会議を手配します。
- 受信トレイを確認し、メッセージの優先順位を付け、定型的な返信を準備します。
- 社内会議に記録担当として参加し、決定事項、アクションアイテム、期限を記録します。
- 共有の週次アクショントラッカーを更新し、未解決のタスクをフォローアップします。
- 会議のアジェンダを作成し、関連する資料と情報をまとめます。
- Microsoft 365で文書、スプレッドシート、プレゼンテーションを作成、修正、書式設定します。
- SharePointサイトと共有フォルダーの構成を整理します。
- ベンダー、契約、更新、ソフトウェアサブスクリプション、ライセンスのトラッカーを更新します。
- CRM記録を最新に保ち、基礎的な調査を行います。
- 承認済みのソーシャルメディア投稿スケジュール、イベントまたはウェビナーの調整を支援します。
- ベンダーと連絡を取り、記帳用の請求書と領収書を整理します。
- 分かりやすい業務手順書とチェックリストを作成します。
- 共有の優先事項リストを使って2名の共同オーナーと連携し、確認を通じて競合する優先事項を解決します。
応募要件
- 請求、売掛金、記帳支援または関連業務で3年以上の経験があり、エグゼクティブアシスタントまたはバーチャルアシスタントとして米国拠点の役員や事業主を支援した経験があること。
- HaloPSA、ConnectWise、QuickBooksなどの請求、PSA、会計プラットフォーム、または同等システムの実務経験。
- オンライン決済処理サービスの使用経験。
- Microsoft 365、特にOutlook、Teams、Word、Excel、SharePointに精通していること。
- GoHighLevel、HubSpot、またはその他のCRMの使用経験があれば尚可。
- IT、マネージドサービス、またはSaaSの経験があれば尚可。
- 優れた英語の読み書き・会話力があり、米国拠点の顧客と顧客アカウントについて直接話せること。
- 細部への注意力が高く、数字や財務データの取り扱いに抵抗がないこと。
- 整理能力、信頼性、継続的なフォローアップ能力に優れていること。
- 競合する優先事項のバランスを取り、エスカレーションが必要な時期を判断できること。
- 機密性の高い顧客、財務、従業員、会社情報を扱う際の職業上の慎重さと信頼性。
- 米国中部時間の営業時間中、コア時間である午前8時から午後5時CTを含め、フルタイムで勤務でき、勤務する意思があること。
- オファー段階の前に身元調査を完了すること。
福利厚生
- 公共交通機関、飲食店、近隣施設へのアクセスが便利なオフィス所在地。
- 現代的で設備が整った職場と、充実した最新の設備。
- 正社員登用後に有給休暇を付与。
- 正社員登用後にHMOおよびより広範な医療保障を提供。
- SSS、PhilHealth、Pag-IBIGを含む法定福利厚生。
- 協力的で楽しい職場文化。
- 政府所定の拠出金および福利厚生が適用されるフルタイム雇用。
- 採用プロセスに身元審査を含む。