Prime System Solutions er en konsulent- og teknologivirksomhed, der hjælper organisationer med at styrke deres kapacitet gennem rekruttering af talenter, softwareudvikling og dataanalyse med Power BI. Med mere end 15 års erfaring i håndtering af komplekse IT-infrastrukturer udvikler virksomheden skræddersyede løsninger, der er designet til at forbedre den operationelle effektivitet og understøtte langsigtede forretningsmål. Arbejdet kombinerer adgang til en global talentpulje med praktisk teknologiekspertise inden for konsulentydelser, markedsføring og SaaS-relaterede behov.
Faktureringskoordinator og virtuel direktionsassistent – hybrid, Quezon City
Varetage kundefakturering, opkrævning, betalingsopfølgning, direktørkalendere og administrativ drift. Denne fuldtidsstilling med hybridarbejde understøtter to medejere i Quezon City.
Beskrivelse
- Oprette nye kundekonti i PSA- og faktureringssystemet efter konvertering fra prøveperiode, herunder pakker, betalingsbetingelser, priser, forholdsmæssige opkrævninger for den første måned og oplysninger om henvisningspartnere.
- Kontrollere kontokonfigurationer mod godkendte tilbud, før den første faktura udstedes.
- Behandle godkendte tilkøb, opgraderinger, nedgraderinger og annulleringer fra servicehenvendelser.
- Gennemgå månedlige og årlige fakturakørsler, løse uoverensstemmelser eller eskalere undtagelser.
- Følge afviste og mislykkede betalinger, kontakte kunder, sende sikre links til opdatering af betalingsoplysninger, forsøge at opkræve beløbene igen og registrere resultaterne.
- Følge årlige fornyelser og følge op, når fornyelsesbetalinger mislykkes.
- Registrere check- og ACH-betalinger korrekt.
- Inddrive forfaldne saldi efter godkendte manuskripter og opkrævningsplaner.
- Håndtere kunders og partneres spørgsmål om fakturering via e-mail, telefon og supportsystemer.
- Eskalere fakturatvister, anmodninger om tilbagebetaling og andre forhold, der kræver ejerens godkendelse.
- Sikre, at partneridentifikationsdata er korrekte med henblik på provisionsfordeling.
- Udarbejde månedlige provisionsopgørelser for partnere og faktureringsrapporter.
- Koordinere begge medejeres kalendere og arrangere møder.
- Gennemgå indgående indbakker, prioritere beskeder og udarbejde rutinesvar.
- Deltage i interne møder som referent og registrere beslutninger, handlingspunkter og frister.
- Opdatere den fælles ugentlige handlingsoversigt og følge op på uafklarede opgaver.
- Udarbejde mødeagendaer og samle relevante dokumenter og oplysninger.
- Oprette, revidere og formatere dokumenter, regneark og præsentationer i Microsoft 365.
- Organisere SharePoint-websteder og strukturer for delte mapper.
- Opdatere oversigter over leverandører, kontrakter, fornyelser, softwareabonnementer og licenser.
- Holde CRM-oplysninger ajour og udføre grundlæggende research.
- Hjælpe med godkendt planlægning af opslag på sociale medier samt koordinering af arrangementer og webinarer.
- Have kontakt med leverandører og organisere fakturaer og kvitteringer til bogføringen.
- Udarbejde enkel procesdokumentation og tjeklister.
- Koordinere med begge medejere via en fælles prioriteringsliste og afklare modstridende prioriteter.
Krav
- Mindst tre års erfaring med fakturering, debitorbogholderi, bogføringssupport eller en beslægtet funktion samt erfaring med at assistere USA-baserede ledere eller virksomhedsejere som direktionsassistent eller virtuel assistent.
- Praktisk erfaring med fakturerings-, PSA- eller regnskabsplatforme som HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks eller tilsvarende systemer.
- Erfaring med onlinebetalingsløsninger.
- Stærke Microsoft 365-kompetencer, især i Outlook, Teams, Word, Excel og SharePoint.
- Erfaring med GoHighLevel, HubSpot eller et andet CRM er en fordel.
- Erfaring fra IT, managed services eller SaaS er en fordel.
- Fremragende skriftlige og mundtlige engelskkundskaber samt tryghed ved at drøfte kundekonti direkte med USA-baserede kunder.
- Stor sans for detaljer og komfort med at håndtere tal og økonomiske data.
- Gode organisatoriske evner, pålidelighed og konsekvent opfølgning.
- Evne til at balancere modstridende prioriteter og vurdere, hvornår eskalering er nødvendig.
- Professionel diskretion og troværdighed ved håndtering af fortrolige kunde-, finansielle-, medarbejder- og virksomhedsoplysninger.
- Mulighed og villighed til at arbejde fuldtid i amerikansk Central Time, herunder kernetid fra kl. 08.00 til 17.00 CT.
- Gennemførelse af et baggrundstjek før tilbudsstadiet.
Fordele
- Kontor med nem adgang til offentlig transport, restauranter og nærliggende virksomheder.
- Moderne og fuldt udstyret arbejdsplads med tidssvarende faciliteter.
- Betalt orlov fra fastansættelsen.
- HMO og bredere sundhedsdækning fra fastansættelsen.
- Lovpligtige ydelser, herunder SSS, PhilHealth og Pag-IBIG.
- Samarbejdsorienteret og behagelig arbejdskultur.
- Fuldtidsansættelse med lovpligtige bidrag og ydelser.
- Baggrundstjek indgår i rekrutteringsprocessen.