LogoFresh Jobs Ahead
Prime System Solutions
Prime System Solutions
51 – 200 Medewerkers
AdviesMarketingSaaS
Prime System Solutions is een advies- en technologiebedrijf dat organisaties helpt hun capaciteiten te versterken door middel van talentwerving, softwareontwikkeling en data-analyse met Power BI. Met meer dan 15 jaar ervaring in het beheren van complexe IT-infrastructuren ontwikkelt het bedrijf oplossingen op maat die zijn ontworpen om de operationele efficiëntie te verbeteren en langetermijndoelen van organisaties te ondersteunen. De dienstverlening combineert toegang tot een wereldwijde talentpool met praktische technologische expertise voor behoeften op het gebied van advies, marketing en SaaS.
LinkedIn
Vacatures bij het bedrijf

Factureringscoördinator en virtuele directieassistent – hybride functie, Quezon City

Verantwoordelijk voor klantfacturering, incasso, betalingsopvolging, directieagenda’s en operationele administratie. Deze hybride fulltimefunctie ondersteunt twee mede-eigenaren in Quezon City.

PHFilipijnenHybrideVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsDirectieassistent

Beschrijving

  • Nieuwe klantaccounts aanmaken in het PSA- en factureringssysteem na omzetting van een proefklant, inclusief pakketten, betalingsvoorwaarden, prijzen, pro rata kosten voor de eerste maand en gegevens van verwijzende partners.
  • Accountconfiguraties controleren aan de hand van goedgekeurde offertes voordat de eerste factuur wordt verstuurd.
  • Geautoriseerde extra’s, upgrades, downgrades en annuleringen uit service-ticketaanvragen verwerken.
  • Maandelijkse en jaarlijkse factuurbatches controleren, afwijkingen oplossen of uitzonderingen escaleren.
  • Afgewezen en mislukte betalingen opvolgen, contact opnemen met klanten, veilige links voor het bijwerken van betaalgegevens versturen, afschrijvingen opnieuw proberen en resultaten registreren.
  • Jaarlijkse verlengingen volgen en opvolgen wanneer verlengingsbetalingen mislukken.
  • Betalingen per cheque en ACH correct boeken.
  • Achterstallige saldi opvolgen volgens goedgekeurde scripts en incassoschema’s.
  • Vragen van klanten en partners over facturering behandelen via e-mail, telefoon en ticketkanalen.
  • Factureringsgeschillen, terugbetalingsverzoeken en andere zaken escaleren waarvoor toestemming van de eigenaren nodig is.
  • Partneridentificatiegegevens correct houden voor de toewijzing van commissies.
  • Maandelijkse partnercommissieoverzichten en factureringsrapporten samenstellen.
  • De agenda’s van beide mede-eigenaren coördineren en vergaderingen organiseren.
  • Binnenkomende inboxen controleren, berichten prioriteren en standaardantwoorden voorbereiden.
  • Deelnemen aan interne vergaderingen als notulist en besluiten, actiepunten en deadlines vastleggen.
  • De gedeelde wekelijkse actietracker bijwerken en onopgeloste taken opvolgen.
  • Vergaderagenda’s opstellen en relevante documenten en informatie verzamelen.
  • Documenten, spreadsheets en presentaties in Microsoft 365 maken, herzien en opmaken.
  • SharePoint-sites en structuren van gedeelde mappen organiseren.
  • Trackers bijwerken voor leveranciers, contracten, verlengingen, softwareabonnementen en licenties.
  • CRM-records actueel houden en basisonderzoek uitvoeren.
  • Ondersteunen bij goedgekeurde planning van sociale media en de coördinatie van evenementen of webinars.
  • Contact onderhouden met leveranciers en facturen en bonnen voor de boekhouding ordenen.
  • Duidelijke procesdocumentatie en checklists maken.
  • Met beide mede-eigenaren coördineren via een gedeelde prioriteitenlijst en concurrerende prioriteiten oplossen door verduidelijking.

Vereisten

  • Minimaal drie jaar ervaring in facturering, debiteurenadministratie, ondersteuning van de boekhouding of een vergelijkbare functie, plus ervaring met het ondersteunen van in de VS gevestigde leidinggevenden of bedrijfseigenaren als Executive Assistant of Virtual Assistant.
  • Praktische ervaring met facturerings-, PSA- of boekhoudplatforms zoals HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks of vergelijkbare systemen.
  • Ervaring met online betalingsverwerkers.
  • Sterke vaardigheden in Microsoft 365, vooral Outlook, Teams, Word, Excel en SharePoint.
  • Ervaring met GoHighLevel, HubSpot of een ander CRM is een pluspunt.
  • Ervaring in IT, managed services of SaaS is een pluspunt.
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Engels, met voldoende vertrouwen om klantaccounts rechtstreeks met klanten in de VS te bespreken.
  • Sterke aandacht voor detail en gemak in het werken met cijfers en financiële gegevens.
  • Sterke organisatorische vaardigheden, betrouwbaarheid en consequente opvolging.
  • Vermogen om concurrerende prioriteiten in balans te brengen en te herkennen wanneer escalatie nodig is.
  • Professionele discretie en betrouwbaarheid bij het omgaan met vertrouwelijke klant-, financiële, personeels- en bedrijfsinformatie.
  • Beschikbaarheid en bereidheid om fulltime te werken tijdens kantooruren volgens de Amerikaanse Central Time, inclusief kernuren van 8:00 tot 17:00 uur CT.
  • Een achtergrondcontrole voltooien vóór de aanbiedingsfase.

Voordelen

  • Kantoorlocatie met gemakkelijke toegang tot openbaar vervoer, restaurants en voorzieningen in de omgeving.
  • Moderne, volledig uitgeruste werkplek met eigentijdse voorzieningen.
  • Betaald verlof vanaf het moment van vaste aanstelling.
  • HMO- en bredere zorgdekking vanaf het moment van vaste aanstelling.
  • Wettelijke voordelen, waaronder SSS, PhilHealth en Pag-IBIG.
  • Samenwerkende en prettige werkcultuur.
  • Fulltime dienstverband met wettelijk vereiste bijdragen en voordelen.
  • Achtergrondscreening als onderdeel van het wervingsproces.

Gerelateerde vacatures