Prime System Solutions er et konsulent- og teknologiselskap som hjelper organisasjoner med å styrke kapasiteten sin gjennom rekruttering av talenter, programvareutvikling og dataanalyse med Power BI. Med mer enn 15 års erfaring med å håndtere kompleks IT-infrastruktur utvikler selskapet skreddersydde løsninger som er utformet for å forbedre den operative effektiviteten og støtte langsiktige forretningsmål. Arbeidet kombinerer tilgang til et globalt talentnettverk med praktisk teknologiekspertise innen konsulenttjenester, markedsføring og SaaS-relaterte behov.
Faktureringskoordinator og virtuell lederassistent – hybrid, Quezon City
Ha ansvar for kundefakturering, innkreving, betalingsoppfølging, lederkalendere og administrativ drift. Denne heltidsstillingen med hybridarbeid støtter to medeiere i Quezon City.
Beskrivelse
- Opprette nye kundekontoer i PSA- og faktureringssystemet etter konvertering fra prøveperiode, inkludert pakker, betalingsbetingelser, priser, forholdsmessige kostnader for den første måneden og opplysninger om henvisningspartnere.
- Kontrollere kontokonfigurasjoner mot godkjente tilbud før den første fakturaen sendes.
- Behandle godkjente tillegg, oppgraderinger, nedgraderinger og kanselleringer fra servicehenvendelser.
- Gjennomgå månedlige og årlige fakturakjøringer, løse avvik eller eskalere unntak.
- Følge opp avviste og mislykkede betalinger, kontakte kunder, sende sikre lenker for oppdatering av betalingsinformasjon, forsøke å belaste på nytt og registrere resultatene.
- Følge opp årlige fornyelser og kontakte kunder når fornyelsesbetalinger mislykkes.
- Registrere sjekk- og ACH-betalinger nøyaktig.
- Kreve inn forfalte saldoer i henhold til godkjente manus og innkrevingsplaner.
- Håndtere kunde- og partnerhenvendelser om fakturering via e-post, telefon og supportsystemer.
- Eskalere fakturatvister, forespørsler om refusjon og andre saker som krever eierens godkjenning.
- Sørge for at partneridentifikasjonsdata er korrekte for fordeling av provisjon.
- Utarbeide månedlige provisjonsoppgaver for partnere og faktureringsrapporter.
- Koordinere kalenderne til begge medeierne og organisere møter.
- Gå gjennom innkommende innbokser, prioritere meldinger og utarbeide rutinesvar.
- Delta i interne møter som referent og registrere beslutninger, tiltak og tidsfrister.
- Oppdatere den felles ukentlige handlingsoversikten og følge opp uavklarte oppgaver.
- Utarbeide møteagendaer og samle relevante dokumenter og opplysninger.
- Opprette, revidere og formatere dokumenter, regneark og presentasjoner i Microsoft 365.
- Organisere SharePoint-nettsteder og strukturer for delte mapper.
- Oppdatere oversikter over leverandører, kontrakter, fornyelser, programvareabonnementer og lisenser.
- Holde CRM-opplysninger oppdatert og utføre grunnleggende research.
- Bistå med godkjent planlegging av innlegg i sosiale medier samt koordinering av arrangementer og webinarer.
- Ha kontakt med leverandører og organisere fakturaer og kvitteringer for bokføringen.
- Utarbeide enkel prosessdokumentasjon og sjekklister.
- Koordinere med begge medeierne gjennom en felles prioriteringsliste og avklare konkurrerende prioriteringer.
Krav
- Minst tre års erfaring med fakturering, kundefordringer, bokføringsstøtte eller en beslektet funksjon, samt erfaring med å bistå USA-baserte ledere eller bedriftseiere som lederassistent eller virtuell assistent.
- Praktisk erfaring med fakturerings-, PSA- eller regnskapsplattformer som HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks eller tilsvarende systemer.
- Erfaring med nettbaserte betalingsløsninger.
- Gode Microsoft 365-ferdigheter, særlig i Outlook, Teams, Word, Excel og SharePoint.
- Erfaring med GoHighLevel, HubSpot eller et annet CRM er en fordel.
- Erfaring fra IT, managed services eller SaaS er en fordel.
- Svært gode skriftlige og muntlige engelskkunnskaper, samt trygghet i å diskutere kundekontoer direkte med USA-baserte kunder.
- Stor sans for detaljer og komfort med å håndtere tall og økonomiske data.
- Gode organisatoriske evner, pålitelighet og konsekvent oppfølging.
- Evne til å balansere konkurrerende prioriteringer og forstå når eskalering er nødvendig.
- Profesjonelt skjønn og pålitelighet ved håndtering av konfidensiell kunde-, finans-, medarbeider- og bedriftsinformasjon.
- Mulighet og vilje til å jobbe heltid i amerikansk Central Time, inkludert kjernetid fra kl. 08.00 til 17.00 CT.
- Gjennomført bakgrunnssjekk før tilbudsstadiet.
Fordeler
- Kontor med enkel tilgang til offentlig transport, restauranter og virksomheter i nærheten.
- Moderne og fullt utstyrt arbeidsplass med tidsmessige fasiliteter.
- Betalt permisjon fra fast ansettelse.
- HMO og bredere helsedekning fra fast ansettelse.
- Lovpålagte ytelser, inkludert SSS, PhilHealth og Pag-IBIG.
- Samarbeidsorientert og trivelig arbeidskultur.
- Heltidsansettelse med lovpålagte bidrag og ytelser.
- Bakgrunnssjekk inngår i rekrutteringsprosessen.