Prime System Solutions je poradenská a technologická spoločnosť, ktorá pomáha organizáciám posilňovať ich schopnosti prostredníctvom vyhľadávania talentov, vývoja softvéru a analýzy údajov v Power BI. Vďaka viac ako 15-ročným skúsenostiam so správou komplexných IT infraštruktúr spoločnosť vyvíja riešenia na mieru zamerané na zvyšovanie prevádzkovej efektívnosti a podporu dlhodobých obchodných cieľov. Jej práca spája prístup ku globálnej skupine talentov s praktickými technologickými odbornými znalosťami v oblasti poradenstva, marketingu a potrieb súvisiacich so SaaS.
Koordinátor fakturácie a výkonný virtuálny asistent – hybridná práca, Quezon City
Dohľad nad fakturáciou zákazníkov, inkasom, upomínaním platieb, kalendármi vedenia a prevádzkovou administratívou. Táto hybridná práca na plný úväzok podporuje dvoch spolumajiteľov v Quezon City.
Popis
- Vytvárať nové zákaznícke účty v systéme PSA a fakturačnom systéme po konverzii skúšobného obdobia vrátane balíkov, platobných podmienok, cien, pomernej sumy za prvý mesiac a údajov o odporúčajúcom partnerovi.
- Pred vystavením prvej faktúry kontrolovať nastavenia účtu podľa schválených cenových ponúk.
- Spracúvať autorizované doplnky, rozšírenia, zníženia rozsahu a zrušenia na základe požiadaviek zo servisných tiketov.
- Kontrolovať mesačné a ročné dávky faktúr, riešiť nezrovnalosti alebo eskalovať výnimky.
- Sledovať odmietnuté a neúspešné platby, kontaktovať zákazníkov, odosielať bezpečné odkazy na aktualizáciu platobných údajov, opakovať účtovanie a zaznamenávať výsledky.
- Sledovať ročné obnovenia a reagovať, keď platby za obnovenie zlyhajú.
- Presne zaznamenávať platby šekom a ACH.
- Vymáhať neuhradené zostatky podľa schválených scenárov a harmonogramov inkasa.
- Vybavovať fakturačné otázky zákazníkov a partnerov e-mailom, telefonicky a prostredníctvom tiketov.
- Eskalovať fakturačné spory, žiadosti o vrátenie platby a ďalšie záležitosti vyžadujúce schválenie vlastníka.
- Udržiavať presné identifikačné údaje partnerov na účely rozdelenia provízií.
- Pripravovať mesačné výkazy partnerských provízií a fakturačné reporty.
- Koordinovať kalendáre oboch spolumajiteľov a organizovať stretnutia.
- Kontrolovať prichádzajúce schránky, určovať priority správ a pripravovať bežné odpovede.
- Zúčastňovať sa interných stretnutí ako zapisovateľ a zaznamenávať rozhodnutia, úlohy a termíny.
- Aktualizovať spoločný týždenný zoznam úloh a sledovať nevyriešené úlohy.
- Pripravovať programy stretnutí a zhromažďovať relevantné dokumenty a informácie.
- Vytvárať, upravovať a formátovať dokumenty, tabuľky a prezentácie v Microsoft 365.
- Organizovať lokality SharePointu a štruktúry zdieľaných priečinkov.
- Aktualizovať prehľady dodávateľov, zmlúv, obnovení, softvérových predplatných a licencií.
- Udržiavať aktuálne záznamy v CRM a vykonávať základný prieskum.
- Pomáhať so schváleným plánovaním príspevkov na sociálnych sieťach a koordináciou podujatí alebo webinárov.
- Komunikovať s dodávateľmi a organizovať faktúry a potvrdenky pre účtovníctvo.
- Vytvárať jednoduchú procesnú dokumentáciu a kontrolné zoznamy.
- Koordinovať prácu s oboma spolumajiteľmi prostredníctvom spoločného zoznamu priorít a riešiť konkurenčné priority ich vyjasnením.
Požiadavky
- Minimálne tri roky skúseností s fakturáciou, pohľadávkami, podporou účtovníctva alebo príbuznou činnosťou a skúsenosť s asistenciou vedúcim pracovníkom alebo vlastníkom firiem v USA ako výkonný alebo virtuálny asistent.
- Praktická skúsenosť s fakturačnými, PSA alebo účtovnými platformami, ako sú HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks alebo porovnateľné systémy.
- Skúsenosť s používaním online spracovateľov platieb.
- Pokročilá znalosť Microsoft 365, najmä Outlooku, Teams, Wordu, Excelu a SharePointu.
- Skúsenosť s GoHighLevel, HubSpotom alebo iným CRM je výhodou.
- Skúsenosť v oblasti IT, riadených služieb alebo SaaS je výhodou.
- Výborná písomná a ústna angličtina a istota pri priamom rokovaní o zákazníckych účtoch s klientmi z USA.
- Vysoká pozornosť venovaná detailom a komfort pri práci s číslami a finančnými údajmi.
- Výborné organizačné schopnosti, spoľahlivosť a dôsledné dokončovanie úloh.
- Schopnosť vyvažovať konkurenčné priority a rozpoznať, kedy je potrebná eskalácia.
- Profesionálna diskrétnosť a dôveryhodnosť pri nakladaní s dôvernými informáciami o zákazníkoch, financiách, zamestnancoch a spoločnosti.
- Dostupnosť a ochota pracovať na plný úväzok počas pracovných hodín podľa centrálneho času USA vrátane hlavných hodín od 8:00 do 17:00 CT.
- Absolvovanie previerky pred fázou ponuky.
Benefity
- Kancelária s pohodlným prístupom k verejnej doprave, stravovaniu a prevádzkam v okolí.
- Moderné, plne vybavené pracovisko so súčasným vybavením.
- Platené voľno od okamihu získania riadneho pracovného statusu.
- HMO a širšie zdravotné poistenie od okamihu získania riadneho pracovného statusu.
- Zákonné benefity vrátane SSS, PhilHealth a Pag-IBIG.
- Spolupracujúca a príjemná pracovná kultúra.
- Pracovný pomer na plný úväzok s povinnými vládnymi odvodmi a benefitmi.
- Preverenie minulosti je súčasťou náborového procesu.