帳務協調員兼高階主管虛擬助理—混合辦公，奎松市
負責客戶帳務、催收、付款追蹤、高階主管行事曆及營運行政工作。 這是一個位於奎松市的全職混合辦公職位，為兩位共同所有人提供支援。
說明
- 試用期轉正後，在PSA及帳務系統中建立新客戶帳戶，包括服務方案、付款條款、定價、首月按比例計費及推薦合作夥伴資料。
- 在開立第一張發票前，根據已核准的報價單交叉核對帳戶設定。
- 根據服務工單請求處理獲授權的加購、升級、降級及取消。
- 審核每月及每年的發票批次，解決差異或升級處理例外事項。
- 追蹤遭拒及失敗的付款，聯絡客戶、發送安全的付款資訊更新連結、重試扣款並記錄結果。
- 追蹤年度續約，並在續約付款失敗時進行跟進。
- 準確登錄支票及ACH付款。
- 根據核准的話術及催收時程追蹤逾期款項。
- 透過電子郵件、電話及工單管道處理客戶與合作夥伴的帳務詢問。
- 將帳務爭議、退款請求及其他需要所有者授權的事項升級處理。
- 確保合作夥伴識別資料正確，以便分配佣金。
- 編製每月合作夥伴佣金報表及帳務報告。
- 協調兩位共同所有人的行事曆並安排會議。
- 查看收件匣、排列訊息優先順序並準備例行回覆。
- 參與內部會議並擔任記錄員，記錄決議、行動事項及到期日。
- 更新共享的每週行動追蹤表，並跟進未解決的任務。
- 建立會議議程並整理相關文件與資訊。
- 使用Microsoft 365建立、修訂及格式化文件、試算表和簡報。
- 整理SharePoint網站及共享資料夾結構。
- 更新供應商、合約、續約、軟體訂閱及授權追蹤表。
- 維護CRM紀錄並進行基礎研究。
- 協助執行核准的社群媒體排程以及活動或網路研討會協調工作。
- 與供應商聯繫，並整理發票及收據供記帳使用。
- 建立簡明的流程文件及檢查清單。
- 透過共享優先事項清單與兩位共同所有人協調，並透過釐清解決相互衝突的優先事項。
職位要求
- 至少三年帳務、應收帳款、記帳支援或相關職能經驗，並具備擔任行政助理或虛擬助理協助美國高階主管或企業所有人的經驗。
- 具備使用HaloPSA、ConnectWise、QuickBooks等帳務、PSA或會計平台，或同類系統的實務操作經驗。
- 具備使用線上付款處理平台的經驗。
- 熟悉Microsoft 365，尤其是Outlook、Teams、Word、Excel及SharePoint。
- 具備GoHighLevel、HubSpot或其他CRM使用經驗者佳。
- 具備IT、託管服務或SaaS經驗者佳。
- 具備出色的英文書寫與口語能力，有信心直接與美國客戶討論客戶帳戶。
- 高度注重細節，能自在處理數字及財務資料。
- 組織能力強、可靠，並能持續追蹤落實。
- 能平衡相互衝突的優先事項，並能辨識何時需要升級處理。
- 處理機密客戶、財務、員工及公司資訊時具備專業判斷力並值得信賴。
- 能夠且願意在美國中部時間工作日全職工作，包括上午8:00至下午5:00 CT的核心時段。
- 在進入發出錄用通知階段前完成背景調查。
福利待遇
- 辦公地點交通便利，方便前往大眾運輸、餐飲場所及附近商家。
- 現代化且設備完善的工作場所，配備當代化設施。
- 轉正後開始享有帶薪休假。
- 轉正後享有HMO及更廣泛的醫療保障。
- 包括SSS、PhilHealth及Pag-IBIG在內的法定福利。
- 協作且愉快的工作文化。
- 全職聘用，並享有政府規定的提撥及福利。
- 招募流程包括背景審查。