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Prime System Solutions est une entreprise de conseil et de technologie qui aide les organisations à renforcer leurs capacités grâce à la recherche de talents, au développement de logiciels et à l’analyse de données avec Power BI. Forte de plus de 15 ans d’expérience dans la gestion d’infrastructures informatiques complexes, l’entreprise développe des solutions sur mesure conçues pour améliorer l’efficacité opérationnelle et soutenir les objectifs commerciaux à long terme. Son activité associe l’accès à un vivier mondial de talents à une expertise technologique pratique dans les domaines du conseil, du marketing et des besoins liés au SaaS.
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Offres de l’entreprise

Coordinateur de facturation et assistant exécutif virtuel - Hybride, Quezon City

Supervisez la facturation des clients, les recouvrements, le suivi des paiements, les calendriers des dirigeants et l’administration opérationnelle. Ce poste hybride à temps plein accompagne deux copropriétaires à Quezon City.

PHPhilippinesHybrideTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Créer de nouveaux comptes clients dans le système PSA et de facturation après la conversion de l’essai, notamment les forfaits, les conditions de paiement, les tarifs, les frais proratisés du premier mois et les informations sur les partenaires de recommandation.
  • Vérifier les configurations des comptes par rapport aux devis approuvés avant d’émettre la première facture.
  • Traiter les options supplémentaires, mises à niveau, rétrogradations et annulations autorisées à partir des demandes de tickets de service.
  • Examiner les lots de factures mensuels et annuels, résoudre les écarts ou faire remonter les exceptions.
  • Suivre les paiements refusés et échoués, contacter les clients, envoyer des liens sécurisés de mise à jour du paiement, réessayer les prélèvements et consigner les résultats.
  • Suivre les renouvellements annuels et relancer les clients lorsque les paiements de renouvellement échouent.
  • Enregistrer correctement les paiements par chèque et ACH.
  • Recouvrer les soldes en retard conformément aux scripts approuvés et aux calendriers de recouvrement.
  • Répondre aux demandes de renseignements des clients et partenaires concernant la facturation par e-mail, téléphone et canaux de tickets.
  • Faire remonter les litiges de facturation, les demandes de remboursement et les autres sujets nécessitant l’autorisation des propriétaires.
  • Maintenir l’exactitude des données d’identification des partenaires pour l’attribution des commissions.
  • Compiler les relevés mensuels de commissions des partenaires et les rapports de facturation.
  • Coordonner les calendriers des deux copropriétaires et organiser les réunions.
  • Examiner les boîtes de réception, hiérarchiser les messages et préparer les réponses courantes.
  • Participer aux réunions internes en tant que secrétaire de séance, en consignant les décisions, les actions à mener et les échéances.
  • Mettre à jour le suivi hebdomadaire partagé des actions et relancer les tâches non résolues.
  • Établir les ordres du jour des réunions et rassembler les documents et informations pertinents.
  • Créer, réviser et mettre en forme des documents, feuilles de calcul et présentations dans Microsoft 365.
  • Organiser les sites SharePoint et les structures de dossiers partagés.
  • Mettre à jour les suivis concernant les fournisseurs, contrats, renouvellements, abonnements logiciels et licences.
  • Tenir à jour les dossiers du CRM et effectuer des recherches de base.
  • Participer à la programmation approuvée des réseaux sociaux et à la coordination d’événements ou de webinaires.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs et organiser les factures et reçus pour la comptabilité.
  • Créer une documentation simple des processus et des listes de contrôle.
  • Se coordonner avec les deux copropriétaires au moyen d’une liste de priorités partagée et résoudre les priorités concurrentes en demandant des clarifications.

Exigences

  • Au moins trois ans d’expérience dans la facturation, les comptes clients, le soutien comptable ou une fonction connexe, ainsi qu’une expérience auprès de dirigeants ou de propriétaires d’entreprises basés aux États-Unis en tant qu’assistant exécutif ou assistant virtuel.
  • Expérience pratique des plateformes de facturation, PSA ou comptables telles que HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks ou des systèmes comparables.
  • Expérience avec les processeurs de paiement en ligne.
  • Excellente maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et SharePoint.
  • Une expérience avec GoHighLevel, HubSpot ou un autre CRM constitue un atout.
  • Une expérience dans l’informatique, les services gérés ou le SaaS constitue un atout.
  • Excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé, avec l’assurance nécessaire pour discuter directement des comptes clients avec des clients basés aux États-Unis.
  • Grande attention aux détails et aisance avec les chiffres et les données financières.
  • Excellent sens de l’organisation, fiabilité et suivi constant.
  • Capacité à gérer des priorités concurrentes et à reconnaître lorsqu’une escalade est nécessaire.
  • Discrétion professionnelle et fiabilité dans le traitement d’informations confidentielles concernant les clients, les finances, les employés et l’entreprise.
  • Disponibilité et volonté de travailler à temps plein pendant les heures ouvrables du fuseau horaire Central des États-Unis, y compris les horaires principaux de 8 h à 17 h CT.
  • Effectuer une vérification des antécédents avant l’étape de l’offre.

Avantages

  • Bureaux facilement accessibles par les transports en commun, avec des restaurants et établissements à proximité.
  • Environnement de travail moderne et entièrement équipé, avec des équipements contemporains.
  • Congés payés à partir de la titularisation.
  • Couverture HMO et couverture médicale élargie à partir de la titularisation.
  • Avantages légaux, notamment SSS, PhilHealth et Pag-IBIG.
  • Culture de travail collaborative et agréable.
  • Emploi à temps plein avec les cotisations et avantages exigés par le gouvernement.
  • La vérification des antécédents est incluse dans le processus de recrutement.

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