Prime System Solutions هي شركة استشارات وتكنولوجيا تساعد المؤسسات على تعزيز قدراتها من خلال استقطاب المواهب، وتطوير البرمجيات، وتحليل البيانات باستخدام Power BI. وبالاستناد إلى أكثر من 15 عامًا من الخبرة في إدارة البنى التحتية المعقدة لتكنولوجيا المعلومات، تطوّر الشركة حلولًا مخصصة تهدف إلى تحسين الكفاءة التشغيلية ودعم أهداف الأعمال على المدى الطويل. وتجمع أعمالها بين إتاحة الوصول إلى مجموعة عالمية من المواهب والخبرة العملية في مجال التكنولوجيا لتلبية الاحتياجات المتعلقة بالاستشارات والتسويق والبرمجيات كخدمة.
منسق الفوترة ومساعد تنفيذي افتراضي - عمل هجين، مدينة كويزون
الإشراف على فواتير العملاء والتحصيل ومتابعة المدفوعات وتقويمات المديرين التنفيذيين والإدارة التشغيلية. هذا الدور الهجين بدوام كامل يدعم مالكي الشركة في مدينة كويزون.
الوصف
- إنشاء حسابات العملاء الجدد في نظام PSA ونظام الفوترة بعد التحويل من الفترة التجريبية، بما يشمل الباقات وشروط الدفع والأسعار والرسوم النسبية للشهر الأول وبيانات شريك الإحالة.
- مراجعة إعدادات الحسابات ومقارنتها بعروض الأسعار المعتمدة قبل إصدار الفاتورة الأولى.
- معالجة الإضافات والترقيات والتخفيضات والإلغاءات المعتمدة الواردة من طلبات تذاكر الخدمة.
- مراجعة دفعات الفواتير الشهرية والسنوية وحل التباينات أو تصعيد الاستثناءات.
- متابعة المدفوعات المرفوضة والفاشلة، والتواصل مع العملاء، وإرسال روابط آمنة لتحديث بيانات الدفع، وإعادة محاولة الخصم، وتسجيل النتائج.
- متابعة التجديدات السنوية وإجراء المتابعة عند فشل مدفوعات التجديد.
- تسجيل مدفوعات الشيكات ومدفوعات ACH بدقة.
- متابعة الأرصدة المتأخرة وفق النصوص المعتمدة وجداول التحصيل.
- التعامل مع استفسارات العملاء والشركاء المتعلقة بالفوترة عبر البريد الإلكتروني والهاتف وقنوات إصدار التذاكر.
- تصعيد نزاعات الفوترة وطلبات استرداد الأموال والمسائل الأخرى التي تتطلب تفويض المالك.
- الحفاظ على دقة بيانات تعريف الشركاء لأغراض تخصيص العمولات.
- إعداد كشوف عمولات الشركاء وتقارير الفوترة الشهرية.
- تنسيق تقاويم مالكي الشركة وترتيب الاجتماعات.
- مراجعة صناديق البريد الوارد، وترتيب أولويات الرسائل، وإعداد الردود الروتينية.
- المشاركة في الاجتماعات الداخلية بصفة مدون للملاحظات، وتسجيل القرارات وبنود العمل ومواعيد الاستحقاق.
- تحديث متتبع الإجراءات الأسبوعي المشترك ومتابعة المهام غير المحلولة.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات وتجميع المستندات والمعلومات ذات الصلة.
- إنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية ومراجعتها وتنسيقها في Microsoft 365.
- تنظيم مواقع SharePoint وهياكل المجلدات المشتركة.
- تحديث المتتبعات الخاصة بالموردين والعقود والتجديدات واشتراكات البرامج والتراخيص.
- الحفاظ على تحديث سجلات CRM وإجراء الأبحاث الأساسية.
- المساعدة في جدولة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي المعتمدة وتنسيق الفعاليات أو الندوات عبر الإنترنت.
- التواصل مع الموردين وتنظيم الفواتير والإيصالات لأغراض مسك الدفاتر.
- إنشاء وثائق إجراءات وقوائم تحقق واضحة ومباشرة.
- التنسيق مع مالكي الشركة من خلال قائمة أولويات مشتركة وحل الأولويات المتعارضة عبر طلب التوضيح.
المتطلبات
- خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في الفوترة أو حسابات الذمم المدينة أو دعم مسك الدفاتر أو وظيفة ذات صلة، بالإضافة إلى خبرة في مساعدة المديرين التنفيذيين أو مالكي الشركات المقيمين في الولايات المتحدة بصفة مساعد تنفيذي أو مساعد افتراضي.
- خبرة عملية في منصات الفوترة أو PSA أو المحاسبة مثل HaloPSA أو ConnectWise أو QuickBooks أو أنظمة مماثلة.
- خبرة في استخدام معالجات الدفع عبر الإنترنت.
- إتقان قوي لبرنامج Microsoft 365، وخاصة Outlook وTeams وWord وExcel وSharePoint.
- تُعد الخبرة في GoHighLevel أو HubSpot أو أي نظام CRM آخر ميزة إضافية.
- تُعد الخبرة في تقنية المعلومات أو الخدمات المدارة أو SaaS ميزة إضافية.
- إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا، مع الثقة في مناقشة حسابات العملاء مباشرة مع عملاء مقيمين في الولايات المتحدة.
- اهتمام كبير بالتفاصيل وراحة في التعامل مع الأرقام والبيانات المالية.
- مهارات تنظيم قوية وموثوقية ومتابعة مستمرة للمهام.
- القدرة على الموازنة بين الأولويات المتعارضة ومعرفة متى يلزم التصعيد.
- التحلي بالسرية المهنية والجدارة بالثقة عند التعامل مع معلومات العملاء والبيانات المالية ومعلومات الموظفين والشركة السرية.
- التوفر والاستعداد للعمل بدوام كامل خلال ساعات العمل في المنطقة الزمنية المركزية للولايات المتحدة، بما في ذلك الساعات الأساسية من 8:00 صباحًا إلى 5:00 مساءً بتوقيت CT.
- إتمام فحص الخلفية قبل مرحلة تقديم العرض.
المزايا
- موقع مكتب يسهل الوصول إليه بوسائل النقل العام، مع المطاعم والمنشآت القريبة.
- بيئة عمل حديثة ومجهزة بالكامل مع وسائل راحة عصرية.
- إجازة مدفوعة تبدأ عند التثبيت في الوظيفة.
- تغطية HMO ورعاية صحية أوسع عند التثبيت في الوظيفة.
- مزايا قانونية تشمل SSS وPhilHealth وPag-IBIG.
- ثقافة عمل تعاونية وممتعة.
- توظيف بدوام كامل مع الاشتراكات والمزايا التي تفرضها الحكومة.
- يشمل إجراء التوظيف فحصًا أمنيًا.