Prime System Solutions è un’azienda di consulenza e tecnologia che aiuta le organizzazioni a rafforzare le proprie capacità attraverso la ricerca di talenti, lo sviluppo software e l’analisi dei dati con Power BI. Con oltre 15 anni di esperienza nella gestione di infrastrutture IT complesse, l’azienda sviluppa soluzioni personalizzate pensate per migliorare l’efficienza operativa e sostenere gli obiettivi aziendali a lungo termine. Il suo lavoro combina l’accesso a un bacino globale di talenti con una solida esperienza tecnologica pratica nell’ambito della consulenza, del marketing e delle esigenze legate al SaaS.
Coordinatore della fatturazione e assistente esecutivo virtuale - Ibrido, Quezon City
Gestisci la fatturazione dei clienti, gli incassi, il follow-up dei pagamenti, i calendari dei dirigenti e l’amministrazione operativa. Questo ruolo ibrido a tempo pieno supporta due comproprietari a Quezon City.
Descrizione
- Creare nuovi account cliente nel sistema PSA e di fatturazione dopo la conversione del periodo di prova, inclusi pacchetti, condizioni di pagamento, prezzi, addebiti proporzionati del primo mese e dati dei partner segnalatori.
- Verificare le configurazioni degli account rispetto ai preventivi approvati prima di emettere la prima fattura.
- Elaborare componenti aggiuntivi, upgrade, downgrade e cancellazioni autorizzati dalle richieste nei ticket di assistenza.
- Esaminare i lotti di fatture mensili e annuali, risolvendo le discrepanze o inoltrando le eccezioni.
- Monitorare i pagamenti rifiutati e non riusciti, contattare i clienti, inviare link sicuri per l’aggiornamento del pagamento, ritentare gli addebiti e registrare i risultati.
- Monitorare i rinnovi annuali e ricontattare i clienti quando i pagamenti di rinnovo non vanno a buon fine.
- Registrare correttamente i pagamenti tramite assegno e ACH.
- Sollecitare i saldi scaduti secondo gli script approvati e i calendari di recupero crediti.
- Gestire le richieste di informazioni sulla fatturazione da parte di clienti e partner tramite e-mail, telefono e canali di ticket.
- Inoltrare le contestazioni di fatturazione, le richieste di rimborso e altre questioni che richiedono l’autorizzazione dei proprietari.
- Mantenere accurati i dati identificativi dei partner per l’assegnazione delle commissioni.
- Preparare gli estratti conto mensili delle commissioni dei partner e i report di fatturazione.
- Coordinare i calendari di entrambi i comproprietari e organizzare le riunioni.
- Esaminare le caselle di posta in arrivo, dare priorità ai messaggi e preparare risposte di routine.
- Partecipare alle riunioni interne come responsabile della redazione dei verbali, registrando decisioni, attività e scadenze.
- Aggiornare il registro settimanale condiviso delle attività e seguire le attività irrisolte.
- Preparare gli ordini del giorno delle riunioni e raccogliere documenti e informazioni pertinenti.
- Creare, rivedere e formattare documenti, fogli di calcolo e presentazioni in Microsoft 365.
- Organizzare i siti SharePoint e le strutture di cartelle condivise.
- Aggiornare i registri relativi a fornitori, contratti, rinnovi, abbonamenti software e licenze.
- Mantenere aggiornati i dati del CRM e svolgere ricerche di base.
- Collaborare alla programmazione approvata dei social media e al coordinamento di eventi o webinar.
- Gestire i rapporti con i fornitori e organizzare fatture e ricevute per la contabilità.
- Creare documentazione semplice dei processi e liste di controllo.
- Coordinarsi con entrambi i comproprietari tramite un elenco condiviso delle priorità e risolvere le priorità in conflitto chiedendo chiarimenti.
Requisiti
- Almeno tre anni di esperienza nella fatturazione, nella contabilità clienti, nel supporto contabile o in una funzione correlata, oltre a esperienza nell’assistenza a dirigenti o titolari di aziende con sede negli Stati Uniti come assistente esecutivo o assistente virtuale.
- Esperienza pratica con piattaforme di fatturazione, PSA o contabilità come HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks o sistemi comparabili.
- Esperienza con i processori di pagamento online.
- Ottima conoscenza di Microsoft 365, in particolare Outlook, Teams, Word, Excel e SharePoint.
- L’esperienza con GoHighLevel, HubSpot o un altro CRM costituisce un vantaggio.
- L’esperienza nel settore IT, nei servizi gestiti o nel SaaS costituisce un vantaggio.
- Eccellente inglese scritto e parlato, con la sicurezza necessaria per discutere direttamente degli account cliente con clienti con sede negli Stati Uniti.
- Grande attenzione ai dettagli e dimestichezza con numeri e dati finanziari.
- Ottime capacità organizzative, affidabilità e costanza nel follow-up.
- Capacità di gestire priorità in conflitto e riconoscere quando è necessario inoltrare una questione.
- Discrezione professionale e affidabilità nella gestione di informazioni riservate su clienti, dati finanziari, dipendenti e azienda.
- Disponibilità e volontà di lavorare a tempo pieno durante l’orario lavorativo del fuso orario Central degli Stati Uniti, incluse le ore principali dalle 8:00 alle 17:00 CT.
- Completamento di un controllo dei precedenti prima della fase dell’offerta.
Benefit
- Sede dell’ufficio con comodo accesso ai trasporti pubblici, alla ristorazione e agli esercizi nelle vicinanze.
- Ambiente di lavoro moderno e completamente attrezzato, con dotazioni contemporanee.
- Permessi retribuiti a partire dalla regolarizzazione.
- Copertura HMO e copertura sanitaria più ampia a partire dalla regolarizzazione.
- Benefici previsti dalla legge, inclusi SSS, PhilHealth e Pag-IBIG.
- Cultura lavorativa collaborativa e piacevole.
- Impiego a tempo pieno con i contributi e i benefici previsti dal governo.
- Il controllo dei precedenti è incluso nel processo di selezione.