Prime System Solutions ist ein Beratungs- und Technologieunternehmen, das Organisationen dabei unterstützt, ihre Kompetenzen durch Talentgewinnung, Softwareentwicklung und Datenanalysen mit Power BI zu stärken. Aufbauend auf mehr als 15 Jahren Erfahrung in der Verwaltung komplexer IT-Infrastrukturen entwickelt das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen, die darauf ausgerichtet sind, die betriebliche Effizienz zu steigern und langfristige Geschäftsziele zu unterstützen. Die Arbeit verbindet den Zugang zu einem globalen Talentpool mit praxisnahem Technologie-Know-how für Anforderungen in den Bereichen Beratung, Marketing und SaaS.
Abrechnungskoordinator und virtuelle Assistenz der Geschäftsführung – hybrid, Quezon City
Verantwortung für Kundenabrechnung, Forderungseinzug, Zahlungsnachverfolgung, Führungskalender und operative Administration. Diese hybride Vollzeitstelle unterstützt zwei Miteigentümer in Quezon City.
Beschreibung
- Nach der Umwandlung von Testkunden neue Kundenkonten im PSA- und Abrechnungssystem anlegen, einschließlich Paketen, Zahlungsbedingungen, Preisen, anteiligen Gebühren für den ersten Monat und Angaben zu Vermittlungspartnern.
- Kontoeinstellungen vor Ausstellung der ersten Rechnung mit den genehmigten Angeboten abgleichen.
- Genehmigte Zusatzleistungen, Upgrades, Downgrades und Kündigungen aus Service-Ticket-Anfragen bearbeiten.
- Monatliche und jährliche Rechnungsläufe prüfen, Abweichungen beheben oder Ausnahmen eskalieren.
- Abgelehnte und fehlgeschlagene Zahlungen nachverfolgen, Kunden kontaktieren, sichere Links zur Aktualisierung der Zahlungsdaten versenden, Belastungen erneut versuchen und Ergebnisse dokumentieren.
- Jährliche Verlängerungen nachverfolgen und bei fehlgeschlagenen Verlängerungszahlungen nachfassen.
- Scheck- und ACH-Zahlungen korrekt verbuchen.
- Überfällige Forderungen gemäß genehmigten Gesprächsleitfäden und Inkassoplänen verfolgen.
- Anfragen von Kunden und Partnern zur Abrechnung per E-Mail, Telefon und Ticketsystem bearbeiten.
- Abrechnungsstreitigkeiten, Erstattungsanfragen und andere Angelegenheiten eskalieren, die die Genehmigung der Eigentümer erfordern.
- Partneridentifikationsdaten für die Provisionszuordnung korrekt halten.
- Monatliche Provisionsabrechnungen für Partner und Abrechnungsberichte erstellen.
- Die Kalender beider Miteigentümer koordinieren und Besprechungen organisieren.
- Eingehende Postfächer prüfen, Nachrichten priorisieren und routinemäßige Antworten vorbereiten.
- An internen Besprechungen als Protokollführer teilnehmen und Entscheidungen, Aufgaben sowie Fälligkeitstermine festhalten.
- Den gemeinsamen wöchentlichen Aufgaben-Tracker aktualisieren und bei offenen Aufgaben nachfassen.
- Besprechungsagenden erstellen und relevante Dokumente und Informationen zusammenstellen.
- Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Microsoft 365 erstellen, überarbeiten und formatieren.
- SharePoint-Websites und Strukturen gemeinsamer Ordner organisieren.
- Tracker zu Lieferanten, Verträgen, Verlängerungen, Softwareabonnements und Lizenzen aktualisieren.
- CRM-Datensätze aktuell halten und grundlegende Recherchen durchführen.
- Bei der genehmigten Planung von Social-Media-Beiträgen sowie der Koordination von Veranstaltungen oder Webinaren unterstützen.
- Mit Lieferanten kommunizieren und Rechnungen sowie Belege für die Buchhaltung organisieren.
- Klare Prozessdokumentationen und Checklisten erstellen.
- Mit beiden Miteigentümern über eine gemeinsame Prioritätenliste koordinieren und konkurrierende Prioritäten durch Klärung lösen.
Anforderungen
- Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Abrechnung, Debitorenbuchhaltung, Unterstützung der Buchhaltung oder einer verwandten Funktion sowie Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Geschäftsinhabern mit Sitz in den USA als Executive Assistant oder Virtual Assistant.
- Praktische Erfahrung mit Abrechnungs-, PSA- oder Buchhaltungsplattformen wie HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks oder vergleichbaren Systemen.
- Erfahrung mit Online-Zahlungsabwicklern.
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint.
- Erfahrung mit GoHighLevel, HubSpot oder einem anderen CRM ist von Vorteil.
- Erfahrung in der IT, bei Managed Services oder im SaaS-Bereich ist von Vorteil.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sowie die Sicherheit, Kundenkonten direkt mit Kunden in den USA zu besprechen.
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit und sicherer Umgang mit Zahlen und Finanzdaten.
- Starke Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und konsequente Nachverfolgung.
- Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten auszubalancieren und zu erkennen, wann eine Eskalation erforderlich ist.
- Professionelle Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Kunden-, Finanz-, Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen.
- Verfügbarkeit und Bereitschaft, in Vollzeit während der Geschäftszeiten der US Central Time zu arbeiten, einschließlich der Kernarbeitszeit von 8:00 bis 17:00 Uhr CT.
- Abschluss einer Hintergrundüberprüfung vor der Angebotsphase.
Zusatzleistungen
- Bürostandort mit bequemem Zugang zu öffentlichen Verkehrsmitteln, Gastronomie und Einrichtungen in der Nähe.
- Moderner, vollständig ausgestatteter Arbeitsplatz mit zeitgemäßer Ausstattung.
- Bezahlter Urlaub ab der Festanstellung.
- HMO- und umfassenderer Krankenversicherungsschutz ab der Festanstellung.
- Gesetzliche Leistungen einschließlich SSS, PhilHealth und Pag-IBIG.
- Kooperatives und angenehmes Arbeitsklima.
- Vollzeitbeschäftigung mit gesetzlich vorgeschriebenen Beiträgen und Leistungen.
- Überprüfung des Hintergrunds als Bestandteil des Einstellungsverfahrens.