Prime System Solutions on konsultatsiooni- ja tehnoloogiaettevõte, mis aitab organisatsioonidel oma võimekust suurendada talentide leidmise, tarkvaraarenduse ja Power BI abil tehtava andmeanalüüsi kaudu. Rohkem kui 15 aasta pikkusele keerukate IT-taristute haldamise kogemusele tuginedes töötab ettevõte välja kohandatud lahendusi, mille eesmärk on parandada tegevuse tõhusust ja toetada pikaajalisi ärieesmärke. Ettevõtte tegevuses ühenduvad üleilmse talendibaasi võimalused praktilise tehnoloogiaekspertiisiga konsultatsiooni, turunduse ja SaaS-iga seotud vajaduste valdkonnas.
Arvelduskoordinaator ja juhtkonna virtuaalassistent – hübriidtöö, Quezon City
Korraldad klientide arveldust, laekumiste jälgimist, maksete järelkontrolli, juhtide kalendreid ja haldustoiminguid. See täiskohaga hübriidroll toetab kahte omanikku Quezon Citys.
Kirjeldus
- Loo pärast prooviperioodi lõppemist PSA- ja arveldussüsteemi uued kliendikontod, lisades paketid, maksetingimused, hinnad, esimese kuu proportsionaalsed tasud ja soovituspartneri andmed.
- Kontrolli konto seadistused enne esimese arve väljastamist kinnitatud pakkumistega üle.
- Töötle teeninduspiletite kaudu esitatud volitatud lisateenuseid, uuendusi, vähendamisi ja tühistamisi.
- Vaata üle kuu- ja aastapõhised arvepartiid, lahenda erinevused või eskaleeri erandid.
- Jälgi tagasilükatud ja ebaõnnestunud makseid, võta klientidega ühendust, saada turvalisi makseandmete uuendamise linke, proovi makseid uuesti ning registreeri tulemused.
- Jälgi aastaseid uuendamisi ja võta ühendust, kui uuendamismaksed ebaõnnestuvad.
- Sisesta tšeki- ja ACH-maksed täpselt.
- Tegele tähtaja ületanud saldodega vastavalt kinnitatud skriptidele ja sissenõudmise ajakavadele.
- Vasta klientide ja partnerite arvelduspäringutele e-posti, telefoni ja piletisüsteemide kaudu.
- Eskaleeri arveldusvaidlused, tagasimaksetaotlused ja muud küsimused, mis vajavad omaniku heakskiitu.
- Hoia partnerite identifitseerimisandmed komisjonitasude jaotamiseks täpsed.
- Koosta igakuised partnerite komisjonitasude aruanded ja arveldusraportid.
- Koordineeri mõlema omaniku kalendreid ja korralda kohtumisi.
- Vaata üle saabuvad postkastid, sea sõnumid tähtsuse järjekorda ja koosta tavapäraseid vastuseid.
- Osale sisekoosolekutel protokollijana, pannes kirja otsused, tegevused ja tähtajad.
- Uuenda ühist iganädalast tegevuste jälgijat ja jälgi lahendamata ülesandeid.
- Koosta koosolekute päevakorrad ning kogu kokku asjakohased dokumendid ja teave.
- Loo, muuda ja vorminda dokumente, arvutustabeleid ja esitlusi Microsoft 365-s.
- Korralda SharePointi saite ja jagatud kaustade struktuure.
- Uuenda tarnijaid, lepinguid, uuendamisi, tarkvaratellimusi ja litsentse hõlmavaid jälgijaid.
- Hoia CRM-kirjed ajakohased ja tee lihtsamat uurimistööd.
- Aita heakskiidetud sotsiaalmeediapostitusi ajastada ning üritusi ja veebiseminare korraldada.
- Suhtle tarnijatega ning korrasta raamatupidamise jaoks arveid ja kviitungeid.
- Koosta lihtsat protsessidokumentatsiooni ja kontrollnimekirju.
- Koordineeri tööd mõlema omanikuga ühise prioriteetide loendi kaudu ja lahenda konkureerivad prioriteedid täpsustamise abil.
Nõuded
- Vähemalt kolm aastat kogemust arvelduse, saadaolevate arvete, raamatupidamise tugitegevuste või sarnase valdkonna alal ning kogemus USA juhtide või ettevõtteomanike abistamisel juhtkonnaassistendi või virtuaalassistendina.
- Praktiline kogemus arveldus-, PSA- või raamatupidamisplatvormidega, nagu HaloPSA, ConnectWise, QuickBooks või võrreldavad süsteemid.
- Kogemus veebimaksete töötlejate kasutamisel.
- Tugev Microsoft 365 oskus, eriti Outlooki, Teamsi, Wordi, Exceli ja SharePointi kasutamisel.
- GoHighLeveli, HubSpoti või muu CRM-i kogemus tuleb kasuks.
- Kogemus IT, hallatud teenuste või SaaS-i valdkonnas tuleb kasuks.
- Suurepärane kirjalik ja suuline inglise keel ning enesekindlus arutada kliendikontosid otse USA klientidega.
- Väga hea tähelepanu detailidele ja mugavus numbrite ning finantsandmete käsitlemisel.
- Tugev organiseeritus, usaldusväärsus ja järjekindel ülesannete lõpuleviimine.
- Oskus tasakaalustada konkureerivaid prioriteete ja märgata, millal on vaja eskaleerida.
- Professionaalne diskreetsus ja usaldusväärsus konfidentsiaalse kliendi-, finants-, töötaja- ja ettevõtteteabe käsitlemisel.
- Valmisolek töötada täiskohaga USA keskaja järgi, sealhulgas põhiajaliselt kell 8.00–17.00 CT.
- Taustakontrolli läbimine enne pakkumise etappi.
Hüved
- Kontor asub mugavalt ühistranspordi, söögikohtade ja lähedal asuvate teenuste juures.
- Moodne ja täielikult varustatud töökoht kaasaegsete mugavustega.
- Tasustatud puhkus algab pärast töökoha kinnistumist.
- HMO ja laiem tervisekaitse pärast töökoha kinnistumist.
- Seadusest tulenevad hüved, sealhulgas SSS, PhilHealth ja Pag-IBIG.
- Koostöine ja meeldiv töökultuur.
- Täiskohaga tööleping koos valitsuse nõutud maksete ja hüvedega.
- Taustakontroll kuulub värbamisprotsessi.