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Scale Army Careers
Scale Army Careers
11 – 50 Employés
ConseilLogistiqueMarketing
Scale Army Careers est un service de recrutement et de placement de talents privilégiant le travail à distance, qui met en relation des professionnels expérimentés du marketing, de la vente et des domaines techniques de régions comme l’Amérique latine et l’Afrique avec des entreprises américaines à forte croissance. Son équipe gère la sélection des candidats, des candidatures et des entretiens vidéo aux évaluations à réaliser chez soi, et accompagne les aspects administratifs des placements en coordonnant les contrats et les paiements. Les professionnels sélectionnés travaillent directement avec les entreprises clientes dans le cadre de postes à distance à temps plein, avec un processus d’intégration et un accompagnement continu tout au long de leur collaboration.
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Offres de l’entreprise

Assistant de direction à distance pour le propriétaire d’une agence d’assurance

Accompagnez le propriétaire d’une agence d’assurance établie dans la gestion de sa boîte de réception et de son calendrier, la production de rapports, le suivi des prospects et l’administration du CRM. Ce poste contractuel à distance accompagne des clients d’assurance basés aux États-Unis.

ARArgentineEGÉgypteETÉthiopieNGNigeriaZAAfrique du Sud
1 000 $ – 1 200 $ / mois
À distanceContratIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAssistant de direction

Description

  • Gérer la boîte de réception du propriétaire de l’agence en organisant les messages, en mettant en évidence les priorités, en rédigeant des réponses et en évitant que des éléments importants ne soient oubliés
  • Gérer la planification du calendrier, les rappels de réunions, les changements d’horaire et la coordination administrative quotidienne
  • Rédiger les comptes rendus de réunion, consigner les actions à mener et préparer les messages de suivi
  • Suivre les tâches ouvertes, les priorités, les échéances et les décisions dans des systèmes organisés
  • Participer à des projets administratifs ponctuels, à la gestion des fichiers et aux dossiers internes
  • Produire régulièrement des rapports manuels à partir des systèmes internes et des plateformes de gestion des prospects
  • Transformer les données opérationnelles en synthèses concises pour le propriétaire de l’agence
  • Suivre l’activité des prospects, l’avancement des relances, les rendez-vous et les indicateurs opérationnels
  • Signaler les tâches en retard, les relances manquées et les incohérences dans les rapports
  • Maintenir l’exactitude et l’actualité des feuilles de calcul, des tableaux de suivi et de la documentation
  • Apprendre et maintenir les flux de travail dans Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami et les plateformes des fournisseurs de prospects
  • Soutenir la qualité des données du CRM, le suivi des tâches, la mise à jour des dossiers et la coordination des flux de travail
  • Documenter les procédures répétitives et élaborer des procédures opérationnelles standard simples
  • Participer aux évaluations liées au recrutement à l’aide d’Ideal Traits
  • Anticiper les besoins du propriétaire, communiquer clairement les mises à jour et travailler de manière autonome
  • Faire remonter les sujets nécessitant l’examen ou la décision du propriétaire de l’agence
  • Être une extension opérationnelle fiable du propriétaire de l’agence et de l’équipe dirigeante

Exigences

  • Au moins trois ans d’expérience en tant qu’assistant de direction, assistant administratif, coordinateur des opérations ou dans un poste de soutien comparable
  • Expérience auprès d’un dirigeant, d’un fondateur ou d’une équipe dirigeante évoluant à un rythme soutenu
  • Expérience dans la production de rapports, la tenue de feuilles de calcul et la consolidation d’informations provenant de plusieurs systèmes
  • Excellente maîtrise de la gestion des calendriers, des boîtes de réception, des tâches et des documents
  • Maîtrise de Google Workspace ou de Microsoft Office, notamment Gmail ou Outlook, Calendar, Excel ou Google Sheets et Docs
  • Capacité à apprendre rapidement des applications inconnues de CRM, de reporting et de gestion des flux de travail
  • Grande attention aux détails et traitement professionnel des informations sensibles
  • Excellente organisation, sens des responsabilités et jugement autonome dans un environnement dynamique
  • Style de travail patient et adaptable pour accompagner un dirigeant qui délègue progressivement ses responsabilités
  • Bon jugement dans la résolution de problèmes, notamment pour savoir quand faire remonter ou signaler un sujet
  • Disponibilité de 9 h à 17 h, heure de l’Est des États-Unis, pendant les heures ouvrées américaines
  • Être basé en Amérique latine, en Afrique ou en Europe de l’Est
  • CV en anglais requis ; le niveau d’anglais est évalué pendant le processus de candidature

Avantages

  • Possibilité d’élargir ses responsabilités dans l’assistance de direction, le reporting, les opérations et la coordination du recrutement
  • Collaboration directe avec le propriétaire de l’agence et visibilité sur plusieurs fonctions de l’entreprise
  • Organisation de travail à distance

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