Scale Army Careers — сервіс віддаленого підбору та працевлаштування фахівців, який поєднує досвідчених професіоналів у сфері маркетингу, продажів і технічних напрямів із таких регіонів, як Латинська Америка та Африка, із компаніями, що швидко розвиваються, у США. Команда проводить відбір кандидатів — від подання заявки та відеоінтерв’ю до виконання тестових завдань — і допомагає з адміністративними аспектами працевлаштування, координуючи укладання договорів та виплати. Відібрані фахівці працюють безпосередньо з компаніями-клієнтами на повністю віддалених посадах із повною зайнятістю, отримуючи підтримку під час адаптації та подальший супровід упродовж усього періоду співпраці.
Віддалений виконавчий асистент власника страхового агентства
Підтримка власника успішного страхового агентства: робота з електронною поштою та календарем, підготовка звітності, відстеження лідів і адміністрування CRM. Віддалена контрактна робота зі страховими клієнтами зі США.
Опис
- Керувати поштовою скринькою власника агентства: упорядковувати повідомлення, визначати пріоритети, готувати чернетки відповідей і не допускати, щоб важливі питання залишалися без уваги
- Планувати зустрічі в календарі, надсилати нагадування, переносити зустрічі та координувати щоденні адміністративні завдання
- Створювати нотатки зустрічей, фіксувати завдання та готувати повідомлення для подальшої взаємодії
- Відстежувати відкриті завдання, пріоритети, дедлайни та рішення в упорядкованих системах
- Допомагати з разовими адміністративними проєктами, керуванням файлами та внутрішніми записами
- Регулярно створювати ручні звіти з внутрішніх систем і платформ керування лідами
- Перетворювати операційні дані на стислі підсумки для власника агентства
- Моніторити активність лідів, перебіг подальших контактів, зустрічі та операційні показники
- Виявляти прострочену роботу, пропущені подальші контакти та невідповідності у звітності
- Підтримувати точність і актуальність електронних таблиць, трекерів і документації
- Освоювати та підтримувати робочі процеси в Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami та на платформах постачальників лідів
- Підтримувати якість даних CRM, контролювати завдання, оновлювати записи та координувати робочі процеси
- Документувати повторювані процедури й розробляти зрозумілі стандартні операційні процедури
- Допомагати з оцінюванням кандидатів, пов’язаним із найманням, використовуючи Ideal Traits
- Передбачати потреби власника, чітко повідомляти про оновлення та самостійно виконувати роботу
- Передавати власнику агентства питання, що потребують його перевірки або рішення
- Бути надійним операційним продовженням власника агентства та керівної команди
Вимоги
- Щонайменше три роки досвіду роботи виконавчим асистентом, адміністративним асистентом, координатором операційної діяльності або на аналогічній посаді підтримки
- Досвід підтримки керівника, засновника компанії або динамічної керівної команди
- Досвід підготовки звітів, ведення електронних таблиць і консолідації інформації з кількох систем
- Висока компетентність у роботі з календарем, електронною поштою, завданнями та документами
- Володіння Google Workspace або Microsoft Office, зокрема Gmail або Outlook, Calendar, Excel або Google Sheets і Docs
- Здатність швидко опановувати незнайомі CRM-системи, застосунки для звітності та керування робочими процесами
- Уважність до деталей і професійне поводження з конфіденційною інформацією
- Сильні організаційні навички, відповідальність і самостійне прийняття рішень у динамічному середовищі
- Терплячий, адаптивний стиль роботи під час підтримки керівника, який поступово делегує обов’язки
- Зважене вирішення проблем, зокрема розуміння того, коли потрібно передати питання керівнику або повідомити про проблему
- Готовність працювати з 9:00 до 17:00 за східним часом США у робочі години США
- Проживання в Латинській Америці, Африці або Східній Європі
- Резюме англійською мовою обов’язкове; рівень англійської оцінюється під час подання заявки
Переваги
- Можливість розширити обов’язки у сферах виконавчої підтримки, звітності, операційної діяльності та координації наймання
- Безпосередня співпраця з власником агентства та можливість познайомитися з кількома напрямами бізнесу
- Віддалений формат роботи