Η Scale Army Careers είναι μια υπηρεσία πρόσληψης και τοποθέτησης ταλέντων με προτεραιότητα στην εξ αποστάσεως εργασία, η οποία συνδέει έμπειρους επαγγελματίες του μάρκετινγκ, των πωλήσεων και της τεχνολογίας σε περιοχές όπως η Λατινική Αμερική και η Αφρική με ταχέως αναπτυσσόμενες εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες. Η ομάδα της διαχειρίζεται τον έλεγχο των υποψηφίων, από τις αιτήσεις και τις συνεντεύξεις μέσω βίντεο έως τις αξιολογήσεις στο σπίτι, και υποστηρίζει τις διοικητικές διαδικασίες των τοποθετήσεων μέσω του συντονισμού συμβάσεων και πληρωμών. Οι επιλεγμένοι επαγγελματίες εργάζονται απευθείας με τις εταιρείες-πελάτες σε απομακρυσμένους ρόλους πλήρους απασχόλησης, με υποστήριξη κατά την ένταξη και συνεχή καθοδήγηση καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας.
Απομακρυσμένος Εκτελεστικός Βοηθός για Ιδιοκτήτη Ασφαλιστικού Γραφείου
Υποστήριξη του ιδιοκτήτη ενός εδραιωμένου ασφαλιστικού γραφείου με διαχείριση εισερχομένων και ημερολογίου, αναφορές, παρακολούθηση υποψήφιων πελατών και διαχείριση CRM. Πρόκειται για απομακρυσμένη συμβατική θέση που εξυπηρετεί ασφαλιστικούς πελάτες στις ΗΠΑ.
Περιγραφή
- Διαχείριση των εισερχομένων του ιδιοκτήτη του γραφείου με οργάνωση μηνυμάτων, ανάδειξη προτεραιοτήτων, σύνταξη απαντήσεων και αποτροπή παράβλεψης σημαντικών στοιχείων
- Διαχείριση προγραμματισμού ημερολογίου, υπενθυμίσεων συναντήσεων, αλλαγών προγράμματος και καθημερινού διοικητικού συντονισμού
- Σύνταξη σημειώσεων συναντήσεων, καταγραφή ενεργειών και προετοιμασία μηνυμάτων παρακολούθησης
- Παρακολούθηση ανοιχτών εργασιών, προτεραιοτήτων, προθεσμιών και αποφάσεων σε οργανωμένα συστήματα
- Υποστήριξη μεμονωμένων διοικητικών έργων, διαχείριση αρχείων και εσωτερικές καταχωρίσεις
- Παραγωγή επαναλαμβανόμενων μη αυτοματοποιημένων αναφορών από εσωτερικά συστήματα και πλατφόρμες διαχείρισης υποψήφιων πελατών
- Μετατροπή λειτουργικών δεδομένων σε συνοπτικές αναλύσεις για τον ιδιοκτήτη του γραφείου
- Παρακολούθηση δραστηριότητας υποψήφιων πελατών, προόδου παρακολούθησης, ραντεβού και λειτουργικών μετρήσεων
- Επισήμανση καθυστερημένων εργασιών, παραλειφθεισών ενεργειών παρακολούθησης και ασυνεπειών στις αναφορές
- Διατήρηση της ακρίβειας και της επικαιροποίησης υπολογιστικών φύλλων, εργαλείων παρακολούθησης και τεκμηρίωσης
- Εκμάθηση και συντήρηση ροών εργασίας στα Ricochet CRM, Allstate Lead Manager, AgencyZoom, LeadSwami και σε πλατφόρμες προμηθευτών υποψήφιων πελατών
- Υποστήριξη της ποιότητας δεδομένων CRM, της παρακολούθησης εργασιών, των ενημερώσεων εγγραφών και του συντονισμού ροών εργασίας
- Καταγραφή επαναλαμβανόμενων διαδικασιών και ανάπτυξη απλών τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας
- Υποστήριξη αξιολογήσεων που σχετίζονται με προσλήψεις με χρήση του Ideal Traits
- Πρόβλεψη των αναγκών του ιδιοκτήτη, σαφής επικοινωνία ενημερώσεων και αυτόνομη ολοκλήρωση εργασιών
- Κλιμάκωση θεμάτων που απαιτούν την εξέταση ή την απόφαση του ιδιοκτήτη του γραφείου
- Λειτουργία ως αξιόπιστη επιχειρησιακή προέκταση του ιδιοκτήτη του γραφείου και της ηγετικής ομάδας
Απαιτήσεις
- Τουλάχιστον τρία χρόνια εμπειρίας ως εκτελεστικός βοηθός, διοικητικός βοηθός, συντονιστής λειτουργιών ή σε συγκρίσιμη θέση υποστήριξης
- Εμπειρία υποστήριξης στελέχους, ιδρυτή ή ομάδας ηγεσίας με γρήγορους ρυθμούς
- Εμπειρία στην παραγωγή αναφορών, στη συντήρηση υπολογιστικών φύλλων και στην ενοποίηση πληροφοριών από πολλαπλά συστήματα
- Πολύ καλή ικανότητα στη διαχείριση ημερολογίου, εισερχομένων, εργασιών και εγγράφων
- Εξοικείωση με Google Workspace ή Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένων των Gmail ή Outlook, Calendar, Excel ή Google Sheets και Docs
- Ικανότητα γρήγορης εκμάθησης άγνωστων εφαρμογών CRM, αναφορών και ροών εργασίας
- Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και επαγγελματικός χειρισμός ευαίσθητων πληροφοριών
- Ισχυρή οργάνωση, υπευθυνότητα και ανεξάρτητη κρίση σε περιβάλλον με γρήγορους ρυθμούς
- Υπομονετικό και προσαρμοστικό στυλ εργασίας κατά την υποστήριξη ενός ηγέτη που εκχωρεί σταδιακά αρμοδιότητες
- Ορθή κρίση στην επίλυση προβλημάτων, συμπεριλαμβανομένης της γνώσης του πότε απαιτείται κλιμάκωση ή επισήμανση ενός ζητήματος
- Διαθεσιμότητα από τις 9:00 έως τις 17:00 EST κατά τις ώρες εργασίας στις ΗΠΑ
- Βάση στη Λατινική Αμερική, την Αφρική ή την Ανατολική Ευρώπη
- Απαιτείται βιογραφικό στα αγγλικά· η γνώση αγγλικών αξιολογείται κατά τη διαδικασία υποβολής αίτησης
Παροχές
- Ευκαιρία διεύρυνσης αρμοδιοτήτων σε εκτελεστική υποστήριξη, αναφορές, λειτουργίες και συντονισμό προσλήψεων
- Άμεση συνεργασία με τον ιδιοκτήτη του γραφείου και έκθεση σε διάφορες επιχειρηματικές λειτουργίες
- Καθεστώς απομακρυσμένης εργασίας